PAGE谷城檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強谷城檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司/組織的管理水平和工作效率，依據(jù)國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于谷城公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織設立專門的檔案管理機構或指定專人負責檔案管理工作，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理。2.真實完整原則。檔案的形成應真實反映公司/組織各項工作活動的實際情況，確保檔案內(nèi)容完整、準確。3.分類科學原則。按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征進行科學分類，便于管理和查找利用。4.安全保密原則。采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理機構設置公司/組織設立檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實施。2.負責收集、整理、保管、統(tǒng)計和利用公司/組織各類檔案，維護檔案的完整與安全。3.對各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督、指導和檢查，開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作。4.參與公司/組織重大活動和重要項目的文件材料收集、整理和歸檔工作。5.負責檔案信息化建設，推進檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和科學化。（三）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、利用等工作，提供相關信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級機關下發(fā)的與本公司/組織有關的文件、指示、通知等。3.本公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀要等文件。4.本公司/組織的工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表等文件。5.本公司/組織召開的各類會議的文件、記錄、紀要等。6.本公司/組織的科研成果、技術資料、產(chǎn)品樣本等文件。7.本公司/組織的人事檔案、財務檔案、設備檔案等專門檔案。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、準確地收集齊全。2.收集的文件材料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、排列有序、編號規(guī)范、裝訂整齊。（四）整理方法1.文書檔案按照年度－機構（問題）－保管期限進行分類整理。2.科技檔案按照項目進行分類整理，建立項目檔案卷冊。3.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別進行分類整理。4.人事檔案按照干部檔案管理規(guī)定進行分類整理。5.電子檔案按照其存儲格式和內(nèi)容進行分類整理，并建立相應的索引目錄。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度、濕度應符合國家規(guī)定的標準。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找利用。3.對重要、珍貴的檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（三）檔案的鑒定與銷毀1.檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員參加。3.對經(jīng)過鑒定確無保存價值的檔案，應編制銷毀清冊，報經(jīng)公司/組織領導批準后，由檔案管理部門指定專人負責銷毀，并在銷毀清冊上簽字。4.銷毀檔案時，應采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱與本公司/組織有關的檔案，但須經(jīng)公司/組織領導批準。3.司法機關因辦案需要查閱公司/組織檔案，但須按照法定程序辦理相關手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱檔案時，檔案管理人員應按照查閱要求提供檔案，并做好查閱登記工作，記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。3.如需摘錄、復制檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行。摘錄、復制的檔案材料應注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用審批1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.外單位查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，并提交單位介紹信，經(jīng)公司/組織領導批準后，報檔案管理部門審批，并按照規(guī)定收取查閱費用。3.司法機關查閱檔案，應出具相關法律文書，經(jīng)公司/組織領導批準后，報檔案管理部門審批。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）檔案數(shù)字化1.對重要的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)字化掃描應確保圖像清晰、完整，符合檔案管理的要求。3.對電子檔案應進行元數(shù)據(jù)錄入，建立索引目錄，便于檢索利用。（三）信息系統(tǒng)管理1.檔案管理信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計、備份等功能。2.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。3.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，保障系統(tǒng)的安全穩(wěn)定。（四）數(shù)據(jù)安全與保密1.加強對檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對電子檔