PAGE電子檔案館規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織電子檔案的管理，確保電子檔案的真實、完整、可用和安全，提高檔案利用效率，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在電子檔案管理過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.真實性原則：電子檔案應(yīng)如實反映本公司/組織各項業(yè)務(wù)活動的真實情況。2.完整性原則：確保電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息完整無缺。3.可用性原則：電子檔案應(yīng)便于檢索、查詢和利用，滿足公司/組織各項工作的需要。4.安全性原則：采取有效措施保障電子檔案的存儲、傳輸和使用安全，防止信息泄露、篡改和丟失。二、電子檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善本公司/組織電子檔案管理規(guī)章制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)的規(guī)劃、建設(shè)、維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。3.負(fù)責(zé)對各部門電子檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織開展檔案管理培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流活動。4.負(fù)責(zé)電子檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和編研等工作，建立健全電子檔案數(shù)據(jù)庫。5.負(fù)責(zé)按照規(guī)定向國家和地方檔案行政管理部門報送電子檔案相關(guān)數(shù)據(jù)和資料。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門電子檔案的形成、積累、整理和移交工作，確保電子檔案的真實、完整和準(zhǔn)確。2.明確本部門電子檔案管理的責(zé)任人，負(fù)責(zé)對本部門電子檔案管理工作進行日常監(jiān)督和檢查。3.按照檔案管理部門的要求，及時將本部門的電子檔案移交至檔案管理部門，并配合檔案管理部門做好電子檔案的整理、鑒定、保管等工作。4.嚴(yán)格遵守電子檔案管理規(guī)章制度，正確使用電子檔案管理系統(tǒng)，確保電子檔案的安全和保密。（三）員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守本公司/組織電子檔案管理規(guī)章制度，在工作中形成的電子文件應(yīng)及時整理、歸檔，確保電子檔案的真實、完整和準(zhǔn)確。2.妥善保管個人使用的電子設(shè)備和存儲介質(zhì)，防止電子檔案信息泄露、丟失或損壞。3.不得擅自修改、刪除、銷毀電子檔案，如需查閱、利用電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.積極配合檔案管理部門和本部門做好電子檔案管理工作，接受檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。三、電子檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本公司/組織在各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的電子文件，包括但不限于公文、合同、協(xié)議、報表、圖紙、聲像資料等。2.從外部接收的與本公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的電子文件，如上級文件、合作伙伴提供的資料等。3.本公司/組織電子設(shè)備系統(tǒng)自動生成的日志、數(shù)據(jù)備份等具有保存價值的電子記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門制定的電子檔案收集范圍和要求，及時收集本部門形成的電子文件，并確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整。2.電子文件的收集應(yīng)遵循實時性原則，確保電子文件在形成后及時收集歸檔，避免文件丟失或損壞。3.對于重要的電子文件，應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，包括文件的題名、責(zé)任者、日期、格式、來源等，以便更好地理解和利用電子檔案。（三）整理原則1.電子檔案的整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和有機聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.按照電子檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，同一類別的電子檔案應(yīng)按照一定的順序排列。3.電子檔案應(yīng)進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的檢索和管理。（四）整理方法1.分類：根據(jù)電子檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將其分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案等類別。2.編號：為每一份電子檔案編制唯一的標(biāo)識符，標(biāo)識符應(yīng)包含檔案類別、年度、保管期限、順序號等信息。例如，文書檔案的編號格式為：[類別代碼][年度][保管期限][順序號]。3.著錄：對電子檔案進行著錄，著錄內(nèi)容應(yīng)包括題名、責(zé)任者、日期、文號、保管期限等，以便于檢索和查詢。4.存儲：將整理好的電子檔案存儲在電子檔案管理系統(tǒng)中，并按照規(guī)定的存儲路徑進行存放，確保電子檔案的存儲安全和便于查找。四、電子檔案的鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則1.電子檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史聯(lián)系、實事求是、科學(xué)判定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。2.根據(jù)電子檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷其保存價值，確定是否需要繼續(xù)保存以及保管期限。（二）鑒定方法1.成立電子檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和相關(guān)技術(shù)人員組成，負(fù)責(zé)對電子檔案進行鑒定工作。2.鑒定小組應(yīng)按照檔案管理部門制定的鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方法，對電子檔案進行逐份審查，分析其內(nèi)容和歷史價值，確定保管期限。3.對于重要的電子檔案，應(yīng)組織專家進行論證，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和權(quán)威性。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映本公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司/組織和國家具有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的電子檔案分為30年、10年兩種期限。對于在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，應(yīng)根據(jù)其重要程度和利用需求確定保管期限。3.不歸檔：對于不具有保存價值的電子文件，經(jīng)鑒定小組審核后，可不進行歸檔，但應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀處理。五、電子檔案的存儲與備份（一）存儲要求1.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，存儲設(shè)備應(yīng)具備足夠的存儲空間和良好的性能，確保電子檔案的存儲安全。2.存儲設(shè)備應(yīng)定期進行檢查和維護，防止存儲設(shè)備出現(xiàn)故障導(dǎo)致電子檔案丟失或損壞。3.電子檔案的存儲應(yīng)采用分級存儲的方式，根據(jù)電子檔案的重要程度和使用頻率，將其存儲在不同級別的存儲設(shè)備上，以提高存儲效率和降低存儲成本。（二）備份策略1.建立完善的電子檔案備份制度，定期對電子檔案進行備份，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.備份方式應(yīng)采用多種形式相結(jié)合，包括全量備份、增量備份和差異備份等，以滿足不同的備份需求。同時，應(yīng)定期對備份數(shù)據(jù)進行恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。3.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在與生產(chǎn)數(shù)據(jù)不同的物理位置，如異地存儲或云端存儲，以防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（三）存儲環(huán)境1.電子檔案存儲環(huán)境應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和清潔度，防止電子檔案因環(huán)境因素受損。2.存儲場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全防護措施，確保電子檔案的存儲安全。3.應(yīng)建立存儲環(huán)境監(jiān)測系統(tǒng)，并定期對存儲環(huán)境進行監(jiān)測和記錄，及時發(fā)現(xiàn)和處理環(huán)境異常情況。六、電子檔案的檢索與利用（一）檢索系統(tǒng)建設(shè)1.建立功能完善的電子檔案檢索系統(tǒng)，檢索系統(tǒng)應(yīng)具備快速、準(zhǔn)確、全面的檢索功能，能夠滿足用戶對電子檔案的查詢需求。2.檢索系統(tǒng)應(yīng)支持多種檢索方式，可以按照檔案的題名、責(zé)任者、日期、文號、關(guān)鍵詞等進行檢索，同時應(yīng)提供高級檢索功能，方便用戶進行復(fù)雜的檢索操作。3.加強檢索系統(tǒng)的維護和管理，定期對檢索系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化，確保檢索系統(tǒng)的性能穩(wěn)定和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。（二）利用權(quán)限管理1.明確電子檔案利用的權(quán)限范圍，并根據(jù)用戶的工作需要和職責(zé)，授予相應(yīng)的利用權(quán)限。2.對于涉及公司/組織機密的電子檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱和利用。3.建立電子檔案利用審批制度，用戶在查閱、利用電子檔案時，應(yīng)填寫利用申請表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可進行利用。（三）利用流程1.用戶提出電子檔案利用申請，填寫利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、利用期限等信息。2.申請表提交至檔案管理部門，檔案管理部門對申請進行審核，審核通過后，按照用戶的需求提供電子檔案。3.用戶在利用電子檔案時，應(yīng)遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播、篡改電子檔案內(nèi)容。利用結(jié)束后，應(yīng)及時歸還電子檔案。4.檔案管理部門應(yīng)對電子檔案的利用情況進行記錄，包括利用時間、利用人員、利用目的等信息，以便對電子檔案的利用情況進行統(tǒng)計和分析。七、電子檔案的安全與保密（一）安全管理制度1.建立健全電子檔案安全管理制度，明確安全管理責(zé)任，加強對電子檔案存儲、傳輸、使用等環(huán)節(jié)的安全管理。2.制定電子檔案安全操作規(guī)程，規(guī)范員工在電子檔案管理過程中的操作行為，防止因操作不當(dāng)導(dǎo)致電子檔案信息泄露或損壞。3.加強對電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護，安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等安全防護設(shè)備，定期對系統(tǒng)進行安全漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。（二）保密措施1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的電子檔案進行嚴(yán)格保密。2.對電子檔案的訪問進行嚴(yán)格控制，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)級別的電子檔案。3.在電子檔案的傳輸過程中，應(yīng)采用加密技術(shù)，確保電子檔案信息在傳輸過程中的安全。4.加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確員工在電子檔案保密方面的責(zé)任和義務(wù)。（三）應(yīng)急處置1.制定電子檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，確保在發(fā)生安全事故時能夠及時、有效地進行處置。2.定期組織應(yīng)急演練，提高員工的應(yīng)急處置能力和應(yīng)對突發(fā)事件的能力。3.在發(fā)生電子檔案安全事故后，應(yīng)立即采取措施進行處理，保護現(xiàn)場，及時向上級主管部門報告，并配合相關(guān)部門進行調(diào)查和處理。八、電子檔案的統(tǒng)計與統(tǒng)計分析（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.電子檔案的數(shù)量統(tǒng)計，包括各類電子檔案的數(shù)量、年度新增電子檔案數(shù)量等。2.電子檔案的存儲情況統(tǒng)計，如存儲設(shè)備的使用情況、存儲空間占用情況等。3.電子檔案的利用情況統(tǒng)計，包括利用人次、利用檔案數(shù)量、利用目的等。4.電子檔案的鑒定情況統(tǒng)計，如鑒定檔案數(shù)量、保管期限劃分情況等。（二）統(tǒng)計方法1.建立電子檔案統(tǒng)計臺賬，定期對電子檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進行記錄和統(tǒng)計。2.利用電子檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)計功能，對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行自動統(tǒng)計和分析，生成統(tǒng)計報表。3.定期對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行審核和匯總，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）統(tǒng)計分析1.根據(jù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)，對電子檔案的管理情況進行分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足。2.通過統(tǒng)計分析，為電子檔案管理工作提供決策依據(jù)，如調(diào)整檔案收集范圍、優(yōu)化存儲策略、改