PAGE造價業(yè)務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司造價業(yè)務(wù)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及造價業(yè)務(wù)的所有部門及人員，包括但不限于造價咨詢、工程造價審核、工程招標(biāo)控制價編制等相關(guān)業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司造價業(yè)務(wù)檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實完整原則檔案內(nèi)容必須真實反映造價業(yè)務(wù)活動的全過程，確保檔案的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.分類科學(xué)原則按照造價業(yè)務(wù)的特點和檔案形成規(guī)律，對檔案進行科學(xué)分類，便于檔案的整理、保管和查閱利用。4.安全保密原則加強檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露，確保檔案的實體安全和信息安全。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定和完善造價業(yè)務(wù)檔案管理的具體辦法和流程。2.負責(zé)造價業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。3.建立健全造價業(yè)務(wù)檔案管理臺賬，及時記錄檔案的收進、移出、保管等情況。4.負責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案存放環(huán)境符合要求，做好防火、防潮、防蟲、防盜等安全工作。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案利用效率。6.對各部門的檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)本部門造價業(yè)務(wù)文件材料的收集、整理和初步立卷工作，并在規(guī)定時間內(nèi)移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔、鑒定、統(tǒng)計等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自留存、銷毀或轉(zhuǎn)移應(yīng)歸檔的文件材料。4.根據(jù)工作需要，及時向檔案管理部門查閱和借閱檔案，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真履行檔案管理職責(zé)，嚴格遵守檔案管理工作紀律，保守檔案機密。2.負責(zé)檔案的日常管理工作各項具體操作，包括檔案的收集、整理、裝訂、編目、上架、保管等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.熟悉檔案內(nèi)容，掌握檔案利用情況，積極主動地為公司各部門提供檔案查閱和借閱服務(wù)。4.定期對檔案進行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決，確保檔案的安全和完整。5.參與檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序辦理檔案銷毀手續(xù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.造價咨詢業(yè)務(wù)檔案包括咨詢項目委托合同、咨詢報告、審核記錄、計算書、相關(guān)會議紀要、來往函件等。2.工程造價審核業(yè)務(wù)檔案涵蓋項目送審資料、審核報告、審核依據(jù)、審核調(diào)整說明、現(xiàn)場勘查記錄、與建設(shè)單位及施工單位的溝通記錄等。3.工程招標(biāo)控制價編制業(yè)務(wù)檔案有招標(biāo)控制價編制文件、工程量清單、計價依據(jù)、市場價格調(diào)查資料、編制說明等。4.其他與造價業(yè)務(wù)相關(guān)的文件材料如項目預(yù)算調(diào)整資料、工程變更簽證資料、造價糾紛處理文件等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)保持其原始性和真實性，不得進行涂改、偽造或剪裁。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進行備份存儲。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.分類科學(xué)合理，便于保管和利用。（四）整理方法1.按照造價業(yè)務(wù)的不同類型和階段，對檔案進行分類。一般可分為項目前期文件、過程文件和成果文件等類別。2.對每份文件材料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、文件題名、日期、責(zé)任者等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容相符。4.對檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于長期保存。對于不宜裝訂的檔案，應(yīng)采用卷盒等方式進行保管。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.造價業(yè)務(wù)項目完成后，項目負責(zé)人應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將整理好的檔案移交檔案管理部門。2.對于跨年度的造價業(yè)務(wù)項目，應(yīng)在次年的[X]月底前完成檔案歸檔工作。（二）歸檔程序1.業(yè)務(wù)部門向檔案管理部門提交檔案移交清單，清單應(yīng)詳細列出檔案的名稱、數(shù)量、編號等信息。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對，確認無誤后辦理簽收手續(xù)。3.檔案管理部門按照規(guī)定的分類方法和編號規(guī)則，對歸檔檔案進行重新整理和上架保管。（三）保管期限1.造價業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括涉及公司重大利益、具有重要歷史價值或法律意義的文件材料，如重要的造價咨詢報告、工程造價審核結(jié)論等。長期保管的檔案保管期限為[X]年，一般包括一般性的造價業(yè)務(wù)文件材料，如項目預(yù)算、招標(biāo)控制價編制文件等。短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要是一些臨時性的文件材料，如項目前期的調(diào)研資料等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況進行，確保檔案的保管期限合理、準(zhǔn)確。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。同時，應(yīng)建立檔案存放位置索引，以便快速定位檔案。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對于破損、褪色等檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。4.采用電子檔案與紙質(zhì)檔案同時保管的方式，電子檔案應(yīng)進行備份存儲，并定期進行數(shù)據(jù)維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱造價業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密或重要信息的檔案，查閱人員應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門指定的地點查閱。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司造價業(yè)務(wù)檔案的，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、目的、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，領(lǐng)取查閱檔案的憑證。3.檔案管理部門根據(jù)查閱人員的申請，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點，不得在檔案上涂改、標(biāo)記或損壞。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還登記手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱造價業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門申請并說明理由。3.涉及公司機密或重要信息的檔案，原則上不得借閱。如確需借閱的，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取嚴格的保密措施。（四）借閱程序1.借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的用途、借閱時間等內(nèi)容。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，借閱人員到檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)，領(lǐng)取借閱檔案，并在借閱憑證上簽字確認。3.檔案管理部門應(yīng)向借閱人員明確告知檔案的保管要求和歸還期限，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案。如因特殊原因不能按時歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案歸還時，檔案管理部門應(yīng)對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、檔案管理人員等。鑒定工作小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的保管期限是否已滿。2.檔案的內(nèi)容是否已失去保存價值。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性是否符合要求。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出擬銷毀檔案清單。2.鑒定工作小組對擬銷毀檔案清單進行審核，根據(jù)檔案的鑒定內(nèi)容，逐份對檔案進行鑒定，提出銷毀或繼續(xù)保存的意見。3.對于擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，清冊應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、保管期限、鑒定意見等信息。4.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行檔案銷毀工作。（四）銷毀方式1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進行，一般可采用焚燒、粉碎等方法。2.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負責(zé)監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀方式、日期等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司造價業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案長期保存的要求，并確保掃描圖像清晰、完整。2.對掃描后的電子文件進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，存儲格式應(yīng)選擇通用性強、便于管理和利用的格式，如PDF等。3.建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將電子檔案的題名、日期、責(zé)任者、編號等信息錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的快速檢索。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能能夠方便快捷地錄入檔案的基本信息、文件內(nèi)容等，支持批量錄入和單個錄入。2.檢索查詢功能提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、責(zé)任者等進行檢索，能夠快速準(zhǔn)確地定位所需檔案。3.借閱管理功能實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，記錄借閱人員的信息、借閱時間、歸還時間等。4.統(tǒng)計分析功能對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能設(shè)置用戶權(quán)限管理，不同人員只能訪問和操作其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息，