PAGE污染源普查檔案制度一、總則（一）目的為加強污染源普查檔案管理，確保污染源普查檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在污染源普查工作中的作用，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在污染源普查工作中形成的各類檔案的管理，包括普查準備、清查、調(diào)查、數(shù)據(jù)匯總與審核、質(zhì)量核查等各個階段產(chǎn)生的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則污染源普查檔案由公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則檔案內(nèi)容必須真實反映污染源普查工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確、可靠，嚴禁弄虛作假。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，為污染源普查工作及相關(guān)決策提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本公司/組織污染源普查檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)污染源普查檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。3.建立健全污染源普查檔案管理臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行詳細記錄。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各普查工作小組及相關(guān)部門做好檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案質(zhì)量。5.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.組織開展檔案利用工作，為污染源普查工作及其他相關(guān)工作提供檔案信息服務(wù)。（二）普查工作小組及相關(guān)部門職責(zé)1.按照檔案管理要求，負責(zé)本部門在污染源普查工作中形成檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確專人負責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集、完整保存，防止檔案丟失或損壞。3.在檔案形成過程中，嚴格按照規(guī)范要求進行記錄和整理，保證檔案內(nèi)容的真實性、準確性和規(guī)范性。4.配合檔案管理部門做好檔案的清查、統(tǒng)計、鑒定銷毀等工作，提供相關(guān)檔案信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.普查準備階段：包括普查方案、工作計劃、人員培訓(xùn)資料、宣傳資料、普查機構(gòu)組建文件等。2.清查階段：清查底冊、清查工作報告、清查數(shù)據(jù)匯總表等。3.調(diào)查階段：各類污染源調(diào)查表、現(xiàn)場勘查記錄、監(jiān)測報告、企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、排污許可證等相關(guān)證明文件。4.數(shù)據(jù)匯總與審核階段：數(shù)據(jù)匯總表及審核記錄、審核報告等。5.質(zhì)量核查階段：質(zhì)量核查方案、核查記錄、核查報告等。6.其他與污染源普查工作相關(guān)的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各普查工作小組及相關(guān)部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在污染源普查工作中形成的各類文件資料，確保檔案的齊全完整。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，載體應(yīng)符合耐久性要求，能夠長期保存。3.對于電子文件，應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照分類標準進行整理，同一類別的文件應(yīng)集中排列，不同類別的文件應(yīng)分開存放。3.對紙質(zhì)文件和電子文件應(yīng)進行同步整理，確保兩者之間的對應(yīng)關(guān)系準確無誤。（四）整理方法1.分類按照污染源類型、普查階段、文件性質(zhì)等進行分類。例如，可分為工業(yè)污染源檔案、農(nóng)業(yè)污染源檔案、生活污染源檔案等；普查準備、清查、調(diào)查等階段分別設(shè)立類目；文件性質(zhì)可分為文件、報表、圖表、記錄等。2.編號對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和查找。編號可采用流水號或分類編號相結(jié)合的方式，如“工業(yè)污染源調(diào)查階段001”。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，確保目錄信息準確、完整。同時，為便于電子檢索，應(yīng)建立電子目錄數(shù)據(jù)庫。4.裝訂對紙質(zhì)文件進行裝訂，去除金屬物，確保文件整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝等方式，避免使用金屬釘或塑料夾等可能影響檔案保存的裝訂材料。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各普查工作小組及相關(guān)部門應(yīng)在污染源普查工作結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)按照歸檔要求對接收的檔案進行審核，對不符合要求的檔案退回原部門進行補充或修正，直至符合歸檔標準。3.歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔清單，一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份由移交部門留存，雙方簽字確認。（二）保管期限1.污染源普查檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括普查方案、重要文件、數(shù)據(jù)匯總成果及相關(guān)審批文件等，這些檔案對于污染源普查工作及后續(xù)相關(guān)工作具有重要的查考利用價值。3.長期保管的檔案一般為普查過程中的主要工作記錄、調(diào)查數(shù)據(jù)等，保管期限為[X]年，這些檔案在一定時期內(nèi)對污染源普查工作的總結(jié)、分析和評估具有重要意義。4.短期保管的檔案為普查工作中的一般性文件和資料，保管期限為[X]年，期滿后可根據(jù)實際情況進行鑒定銷毀。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案應(yīng)分類存放于檔案架或檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類管理、檢索查詢和安全控制。3.對于重要的紙質(zhì)檔案和電子檔案，可根據(jù)實際情況進行數(shù)字化處理，建立數(shù)字化檔案庫，實現(xiàn)檔案的遠程查閱和利用。（四）檔案保管的檢查與維護1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案保管情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行處理，確保檔案的安全。2.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)定期進行清點、核對，發(fā)現(xiàn)破損、褪色等情況應(yīng)及時修復(fù)或復(fù)制。對電子檔案，應(yīng)定期進行數(shù)據(jù)備份和病毒查殺，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。3.根據(jù)檔案保管期限和實際利用情況，對超過保管期限的檔案進行定期鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存。對確無保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱污染源普查檔案，包括普查工作回顧、數(shù)據(jù)分析、質(zhì)量核查、決策支持等。2.上級主管部門、政府相關(guān)部門及其他單位因工作需要查閱污染源普查檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱紙質(zhì)檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場所進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱過程中應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、圈劃或抽取、撤換檔案材料。2.查閱電子檔案時，查閱人員應(yīng)通過檔案管理部門提供的電子檔案管理系統(tǒng)進行查閱，不得擅自復(fù)制、傳播電子檔案。如需復(fù)制電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供必要的檔案信息咨詢服務(wù)，協(xié)助查閱人員準確、快速地獲取所需檔案資料。（三）借閱手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部人員借閱污染源普查檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.上級主管部門、政府相關(guān)部門及其他單位借閱污染源普查檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明借閱內(nèi)容、借閱期限等，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。3.在辦理借閱手續(xù)時，借閱人員應(yīng)與檔案管理部門簽訂借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保檔案的安全和完整歸還。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）歸還要求1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理部門應(yīng)及時催還。2.歸還檔案時，借閱人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或涂改等情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.檔案管理部門在接收歸還的檔案時，應(yīng)進行認真核對，確認無誤后辦理歸還手續(xù)，并在檔案管理臺賬上進行記錄。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專家及普查工作小組代表組成。鑒定小組負責(zé)對污染源普查檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的重要性、查考價值、歷史意義等因素，綜合判斷檔案的保管期限。對于反映污染源普查工作全貌、具有長期查考利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管；對于普查過程中的主要工作記錄、數(shù)據(jù)等，可列為長期保管；對于一般性文件和資料，可列為短期保管。2.對于保管期限已滿且確無保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。銷毀檔案應(yīng)嚴格按照規(guī)定的程序進行，確保檔案信息的安全。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀清單，注明檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2