PAGE中心校檔案管理制度一、總則（一）目的為加強中心校檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在教育教學、行政管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中心校各部門、各下屬學校及全體教職工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指中心校在教育教學、行政管理、黨群工作等活動中直接形成的，對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：中心校檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由中心校辦公室負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應如實反映中心校各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集和整理中心校在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、學校秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為學校各項工作提供便捷的檔案利用服務。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理領導小組成立中心校檔案管理領導小組，由中心校校長任組長，各副校長任副組長，各部門負責人為成員。領導小組負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)中心校檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題，監(jiān)督檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況。（二）辦公室辦公室作為中心校檔案管理的職能部門，具體負責檔案管理工作的組織實施。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善中心校檔案管理制度，并組織實施。2.負責中心校各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案進行數(shù)字化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定程序做好檔案的銷毀工作。5.負責檔案庫房的安全管理，配備必要的消防、防潮、防蟲、防盜等設施設備，確保檔案的安全保存。6.組織開展檔案業(yè)務培訓，提高教職工的檔案意識和檔案管理水平。7.為學校各項工作提供檔案查閱、借閱等服務，積極開發(fā)檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案的作用。（三）各部門及下屬學校職責1.各部門及下屬學校應明確一名檔案管理人員，負責本部門（單位）檔案的收集、整理和移交工作，并配合中心校辦公室做好檔案管理的相關(guān)工作。2.各部門及下屬學校在工作活動中應及時形成、積累和整理各種文件材料，確保檔案的齊全完整，并按照規(guī)定的時間和要求向中心校辦公室移交。3.嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得擅自轉(zhuǎn)讓、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與中心校工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.中心校制定的各種規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復等文件材料。3.中心校召開的各類會議的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀要等。4.中心校在教育教學、師資隊伍建設、學生管理、后勤保障等方面形成的文件材料。5.中心校開展的各類教育教學活動、科研項目、競賽活動等形成的文件材料。6.中心校與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目等文件材料。7.中心校教職工的人事檔案、業(yè)務檔案、考核檔案等。8.中心校財務工作形成的會計憑證、賬簿、報表等文件材料。9.中心校資產(chǎn)設備管理方面的文件材料，如固定資產(chǎn)臺賬、設備購置合同、驗收報告等。10.中心校在黨群工作、精神文明建設等方面形成的文件材料。11.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門及下屬學校應按照檔案收集范圍，及時收集本部門（單位）在工作活動中形成的各種文件材料，并進行初步整理。2.對收集到的文件材料，應確保其內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全。3.歸檔的文件材料應統(tǒng)一使用A4紙張，不符合要求的應進行復印或裱糊處理。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.文書檔案的整理：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類，編制案卷目錄。2.會計檔案的整理：按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別進行整理，編制會計檔案目錄。3.人事檔案的整理：按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行整理，建立個人檔案卷宗。4.業(yè)務檔案的整理：根據(jù)不同業(yè)務類型，制定相應的整理方案，進行分類整理。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設1.檔案庫房應選擇干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜等條件良好的房間，并配備必要的消防器材和溫濕度調(diào)節(jié)設備。2.檔案庫房應設置專門的檔案架（柜），按照檔案類別和保管期限進行分類存放，確保檔案存放有序。（二）檔案保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映中心校主要職能活動和基本歷史面貌的，對中心校和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映中心校一般工作活動，在較長時間內(nèi)對中心校工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為30年。3.短期保管的檔案：凡是反映中心校短期工作活動，在較短時間內(nèi)對中心校工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為10年。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全完整。發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應措施。2.對電子檔案應定期進行備份，存儲于不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。4.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，定期進行消毒，防止檔案受到蟲害和鼠害。5.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的可讀性。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、區(qū)別對待、保持歷史聯(lián)系的原則，準確判定檔案的價值，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定組織成立中心校檔案鑒定小組，由辦公室負責人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務部門人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其價值。2.綜合分析：結(jié)合中心校的歷史發(fā)展、工作重點和檔案的利用情況，對檔案進行綜合分析，判斷其價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，應編制檔案銷毀清冊，注明檔案的題名、文號、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)中心校檔案管理領導小組審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性。監(jiān)銷人應在檔案銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。4.檔案銷毀后，應將檔案銷毀清冊永久保存。六、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理人員應建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行詳細記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗和問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.按照上級主管部門的要求，及時報送檔案統(tǒng)計報表。（二）移交工作1.中心校各部門及下屬學校在工作結(jié)束后，應將本部門（單位）形成的檔案及時移交中心校辦公室。2.移交檔案時，應填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容，并雙方簽字確認。3.對移交的檔案，中心校辦公室應進行認真核對，確保檔案的齊全完整。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與移交部門溝通解決。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和中心校檔案管理制度的規(guī)定。2.服務學校發(fā)展原則：檔案利用工作應緊密圍繞中心校的中心工作，為學校的教育教學、行政管理、科研創(chuàng)新等提供有力支持。3.方便快捷原則：優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案檢索和查閱效率，為利用者提供方便快捷的服務。（二）利用范圍1.本校教職工因工作需要查閱檔案的，可直接到中心校辦公室辦理查閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱本校檔案的，須持單位介紹信，經(jīng)中心校辦公室負責人批準后，方可查閱。3.涉及個人隱私或其他特殊情況需要查閱本人檔案的，須本人提出申請，經(jīng)中心校辦公室審核同意后，方可查閱。（三）利用方式1.查閱：利用者可在檔案庫房內(nèi)查閱檔案原件。如需復印檔案，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。2.借閱：因工作需要長期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時，利用者應妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損檔案。3.出具證