PAGE河南大學檔案管理制度一、總則（一）目的為加強河南大學檔案管理，有效保護和利用檔案資源，服務學校教學、科研、管理等各項工作，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和檔案行業(yè)標準，結合學校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于河南大學各單位、部門及全體教職工和學生形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。學校檔案工作實行集中統(tǒng)一領導，由學校綜合檔案室歸口管理全校檔案。2.完整準確原則。確保檔案的齊全、完整、準確，如實反映學校各項工作的歷史面貌。3.安全保密原則。采取有效措施，保障檔案的安全，防止檔案信息的泄露。4.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為學校各項工作提供便捷服務。二、檔案管理機構及職責（一）綜合檔案室1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學校檔案管理規(guī)章制度并組織實施。2.負責接收、整理、保管全校各類檔案，維護檔案的完整與安全。3.開展檔案的鑒定、統(tǒng)計、編研等工作，開發(fā)檔案信息資源，為學校各項工作提供檔案利用服務。4.指導學校各單位、部門的檔案工作，對兼職檔案員進行業(yè)務培訓。5.參與學校重大活動、重要項目檔案的形成、積累和整理工作。（二）各單位、部門1.設立兼職檔案員，負責本單位、部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照學校檔案管理規(guī)定，做好本單位、部門日常工作中形成的各類文件材料的收集、整理，確保檔案的齊全、完整、準確。3.定期向學校綜合檔案室移交應歸檔的檔案，并配合學校做好檔案的鑒定、統(tǒng)計等工作。三）檔案分類與編號（一）分類學校檔案分為黨群、行政、教學、科研、產品生產、基本建設、儀器設備、出版物、外事、財會、聲像、實物等十二大類。1.黨群類：主要包括學校黨委、工會、團委等黨群組織在工作中形成的文件材料。2.行政類：包括學校行政工作中形成的各類文件、會議記錄、工作計劃、總結等。3.教學類：涵蓋教學管理、教學實踐、課程建設、教材編寫等方面的文件材料。4.科研類：涉及科研項目申報、研究過程、成果鑒定等科研活動形成的檔案。5.產品生產類：學校產業(yè)部門在產品生產過程中形成的各類文件材料。6.基本建設類：有關學?；窘ㄔO項目的立項、設計、施工、驗收等文件材料。7.儀器設備類：儀器設備的購置、驗收、使用、維修等方面的檔案。8.出版物類：學校出版的學報、著作、教材等出版物的相關檔案。9.外事類：學校對外交流合作、外事活動等形成的文件材料。10.財會類：學校財務工作中產生的會計憑證、賬簿、報表等檔案。11.聲像類：以照片、錄音、錄像等形式記錄學校重要活動、事件的檔案。12.實物類：學校獲得的各類獎杯、獎牌、證書、紀念品等實物檔案。（二）編號檔案編號采用“年度類別保管期限流水號”的結構。例如：2023行政長期001，表示2023年形成的行政類長期保管的第1份檔案。四、檔案收集與整理（一）收集1.各單位、部門兼職檔案員應及時收集本單位、部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的及時歸檔。2.對于學校重大活動、重要項目，承辦單位應在活動結束或項目完成后，及時將相關文件材料收集齊全，移交學校綜合檔案室。3.教職工個人在教學、科研、社會服務等活動中形成的具有保存價值的文件材料，應按照規(guī)定定期移交所在單位，由單位統(tǒng)一整理歸檔。4.學生在學習過程中形成的學籍檔案、獎懲材料等，由學校相關部門負責收集整理?！抖┱?.綜合檔案室按照檔案分類方案，對接收的檔案進行分類整理。2.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.歸檔文件應齊全完整，已破損的文件應予修復，字跡模糊或易退變的文件應進行復制。4.整理后的檔案應編制目錄，建立電子和紙質檔案索引，方便查詢利用。五、檔案保管（一）保管場所1.學校綜合檔案室應具備專門的檔案庫房，庫房應符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等要求。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品等，確保檔案保管環(huán)境適宜。（二）檔案裝具1.檔案應使用符合標準的檔案盒、檔案柜進行裝具，確保檔案存放整齊、有序。2.檔案盒應標明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映學校主要職能活動和歷史面貌的，對學校、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：主要是反映學校一般工作活動，在較長時間內對學校工作有查考利用價值的檔案。保管期限為30年。3.短期保管的數(shù)據(jù)：是反映學校局部工作，在較短時間內對學校工作有參考價值的檔案。保管期限為10年。（四）檔案清點與檢查1.綜合檔案室應定期對檔案進行清點，每年至少一次，確保檔案數(shù)量準確、存放位置正確。2.對檔案保管狀況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理，如對破損檔案進行修復、對霉變檔案進行清理等。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.學校成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室牽頭，相關部門人員參加，定期對已到保管期限的檔案進行鑒定。2.鑒定工作應依據(jù)檔案保管期限表，結合學校實際情況，對檔案的價值進行全面評估，確定檔案的存毀。3.鑒定過程中，應充分聽取檔案形成部門和利用部門的意見，確保鑒定結果準確合理。（二）銷毀1.經鑒定確無保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀清冊，報學校主管領導批準后進行銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，確保檔案信息徹底銷毀。3.檔案銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等，記錄材料應歸檔保存。七、檔案利用（一）利用范圍1.學校教職工因教學、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱相關檔案。2.學生因學習、實習、論文寫作等需要，可查閱本人學籍檔案及相關教學檔案。3.校外單位因工作需要，經學校批準，可查閱、借閱學校相關檔案，但須遵守學校檔案管理規(guī)定。（二）利用手續(xù)1.校內人員查閱、借閱檔案，應填寫檔案利用申請表，經所在單位負責人簽字同意后，到綜合檔案室辦理利用手續(xù)。2.校外單位查閱、借閱檔案，應提前向學校提交申請函，說明查閱、借閱的目的、內容、范圍等，經學校主管領導批準后，方可辦理利用手續(xù)。3.查閱檔案一般應在綜合檔案室進行，如需借出，應嚴格履行借閱登記手續(xù)，明確借閱期限，并按時歸還。（三）利用限制1.涉及國家機密、學校商業(yè)秘密等檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制利用范圍。2.對珍貴、稀有檔案，應嚴格控制利用次數(shù)，如需復制，應經綜合檔案室批準。八、檔案信息化建設（一）建設目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）數(shù)字化加工1.對重要檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術標準。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，對掃描后的檔案進行分類、著錄、標引，實現(xiàn)檔案信息的計算機管理。（三）系統(tǒng)功能1.檔案信息化管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢檢索、借閱管理、統(tǒng)計分析、安全保密等功能。2.實現(xiàn)檔案信息的在線查詢和利用，方便教職工和學生隨時隨地獲取所需檔案信息。（四）數(shù)據(jù)安全1.加強檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶認證等措施，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。2.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。九、檔案工作人員職責（一）綜合檔案室工作人員1.認真履行檔案管理職責，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括收集、整理、保管、利用等，確保檔案管理工作規(guī)范、有序。3.積極開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為學校各項工作提供決策參考。4.加強與各單位、部門的溝通協(xié)調，指導兼職檔案員做好檔案工作。（二）兼職檔案員1.負責本單位、部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的齊全、完整、準確。2.按照學校檔案管理要求，及時將本單位、部門形成的檔案整理歸檔，并向綜合檔案室移交。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的鑒定、統(tǒng)計等工作，提供檔案利用服務。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.學校檔案管理部門定期對各單位、部門的檔案工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.監(jiān)督檢查內容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理質量、檔案保管