PAGE檔案大數(shù)據(jù)管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案大數(shù)據(jù)管理，有效整合、利用檔案資源，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，保障公司檔案信息安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案大數(shù)據(jù)管理方面的活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案大數(shù)據(jù)管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：檔案數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案數(shù)據(jù)，保證檔案信息的完整性，避免遺漏重要資料。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案數(shù)據(jù)，采取嚴(yán)格的保密措施，防止信息泄露。5.便利性原則：檔案大數(shù)據(jù)管理應(yīng)便于查詢、檢索和利用，提高工作效率，為公司決策和業(yè)務(wù)開展提供有力支持。二、檔案大數(shù)據(jù)管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案大數(shù)據(jù)管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案大數(shù)據(jù)管理工作，組織實(shí)施檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、存儲(chǔ)、保管、利用等工作。3.建立和維護(hù)公司檔案大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，保障檔案數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。4.開展檔案大數(shù)據(jù)分析和挖掘工作，為公司提供決策支持和信息服務(wù)。5.對(duì)公司各部門的檔案大數(shù)據(jù)管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、分類和初步審核，確保檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。2.按照公司檔案大數(shù)據(jù)管理制度和流程，及時(shí)將本部門的檔案數(shù)據(jù)移交至檔案管理部門，并配合檔案管理部門進(jìn)行后續(xù)管理工作。3.明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案大數(shù)據(jù)管理工作，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案數(shù)據(jù)查詢、利用等申請(qǐng)，并配合檔案管理部門做好相關(guān)服務(wù)工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保檔案管理工作規(guī)范有序。2.負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的日常收集、整理、編目、上架、保管等工作，保證檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量和安全。3.熟練掌握檔案大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的操作技能，及時(shí)準(zhǔn)確地錄入、更新和維護(hù)檔案數(shù)據(jù)信息。4.積極為公司各部門提供檔案數(shù)據(jù)查詢、借閱等服務(wù)，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，做好記錄和跟蹤工作。5.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。三、檔案大數(shù)據(jù)收集與整理（一）收集范圍1.公司各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，包括但不限于合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案、技術(shù)資料、會(huì)議記錄等。2.公司收到的外部文件、函件、證書、報(bào)告等，與公司業(yè)務(wù)相關(guān)且具有參考價(jià)值的。3.公司員工個(gè)人提交的與工作相關(guān)的重要資料，如工作總結(jié)、研究報(bào)告、提案等。（二）收集渠道1.各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中主動(dòng)收集和整理本部門產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交至檔案管理部門。2.通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、協(xié)同工作平臺(tái)等信息化手段，及時(shí)獲取各部門產(chǎn)生的電子檔案數(shù)據(jù)。3.對(duì)于紙質(zhì)檔案，由檔案管理人員定期到各部門進(jìn)行收集，確保檔案數(shù)據(jù)的及時(shí)歸檔。4.接收外部單位或個(gè)人發(fā)送的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料，并進(jìn)行登記和整理。（三）整理要求1.檔案數(shù)據(jù)應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)分類，確保分類清晰、合理，便于查找和管理。分類標(biāo)準(zhǔn)可根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際情況制定，如按照年度、部門、業(yè)務(wù)類型等進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和檢索。編號(hào)規(guī)則應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，易于記憶和操作。3.編制檔案數(shù)據(jù)目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，確保目錄準(zhǔn)確反映檔案數(shù)據(jù)的基本情況。4.對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化處理應(yīng)保證檔案數(shù)據(jù)的清晰、完整，符合相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。四、檔案大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.采用先進(jìn)的存儲(chǔ)設(shè)備和技術(shù)，構(gòu)建安全可靠的檔案大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)，確保檔案數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期保存和有效利用。存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、容災(zāi)等功能，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。2.檔案數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行多介質(zhì)存儲(chǔ)，包括硬盤、磁帶、光盤等，以提高數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性和可靠性。同時(shí)，定期對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的可讀性。3.建立檔案大數(shù)據(jù)云存儲(chǔ)平臺(tái)，將部分檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在云端，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程訪問和共享。云存儲(chǔ)平臺(tái)應(yīng)具備嚴(yán)格的安全防護(hù)措施，確保數(shù)據(jù)的保密性和完整性。（二）保管環(huán)境1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備適宜的溫度、濕度、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案數(shù)據(jù)的安全保存。定期對(duì)保管場(chǎng)所進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。2.對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)，應(yīng)采取有效的數(shù)據(jù)安全防護(hù)措施，如設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件、進(jìn)行數(shù)據(jù)加密等，防止數(shù)據(jù)被非法訪問、篡改或泄露。3.建立檔案數(shù)據(jù)訪問權(quán)限管理制度，嚴(yán)格控制對(duì)檔案數(shù)據(jù)的訪問，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)。對(duì)訪問操作進(jìn)行記錄，以便進(jìn)行審計(jì)和追溯。（三）保管期限1.根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，確定各類檔案數(shù)據(jù)的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：永久保管的檔案數(shù)據(jù)：涉及公司重大決策、核心業(yè)務(wù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、財(cái)務(wù)審計(jì)等重要事項(xiàng)的檔案，應(yīng)永久保存。長(zhǎng)期保管的檔案數(shù)據(jù)：對(duì)公司業(yè)務(wù)發(fā)展具有重要參考價(jià)值，保管期限一般為[X]年的檔案，如重要合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔等。短期保管的檔案數(shù)據(jù)：在一定時(shí)期內(nèi)具有參考價(jià)值，保管期限一般為[X]年的檔案，如一般性文件、臨時(shí)性報(bào)表等。2.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)的保管期限進(jìn)行審查和鑒定，對(duì)于已超過保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。銷毀處理應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保檔案數(shù)據(jù)的徹底銷毀。五、檔案大數(shù)據(jù)利用與共享（一）利用原則1.檔案大數(shù)據(jù)利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全、保密的原則，確保檔案數(shù)據(jù)的合理使用和信息安全。2.充分發(fā)揮檔案大數(shù)據(jù)的作用，為公司決策、業(yè)務(wù)開展、項(xiàng)目推進(jìn)等提供有力支持，提高公司的工作效率和管理水平。3.在保證檔案數(shù)據(jù)安全的前提下，積極推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)的共享利用，促進(jìn)公司內(nèi)部各部門之間的信息交流和協(xié)同工作。（二）利用方式1.提供檔案數(shù)據(jù)查詢服務(wù)，公司各部門及員工可根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出查詢申請(qǐng)，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)提供準(zhǔn)確的檔案數(shù)據(jù)信息。2.開展檔案數(shù)據(jù)借閱服務(wù)，對(duì)于確需借閱檔案數(shù)據(jù)的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還要求，確保檔案數(shù)據(jù)按時(shí)歸還。借閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案數(shù)據(jù)。3.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，對(duì)檔案大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和挖掘，形成有價(jià)值的信息報(bào)告，為公司決策提供參考依據(jù)。4.利用檔案大數(shù)據(jù)開展專題研究和項(xiàng)目論證，為公司的業(yè)務(wù)創(chuàng)新和發(fā)展提供支持。（三）共享機(jī)制1.建立檔案大數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部各部門之間檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)共享和交換。共享平臺(tái)應(yīng)具備嚴(yán)格的權(quán)限管理和安全審計(jì)功能，確保共享數(shù)據(jù)的安全和合規(guī)使用。2.明確檔案數(shù)據(jù)共享的范圍、流程和責(zé)任，各部門在共享檔案數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行申請(qǐng)和審批，確保共享行為符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。3.加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)共享的監(jiān)督和管理，定期對(duì)共享平臺(tái)的運(yùn)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決共享過程中出現(xiàn)的問題。六、檔案大數(shù)據(jù)安全管理（一）安全策略1.制定完善的檔案大數(shù)據(jù)安全策略，明確安全目標(biāo)、安全措施和安全責(zé)任，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和保密性。2.建立檔案大數(shù)據(jù)安全管理體系，包括安全管理制度、安全技術(shù)措施、安全人員管理等方面，形成全方位的安全防護(hù)機(jī)制。3.定期對(duì)檔案大數(shù)據(jù)安全策略進(jìn)行評(píng)估和更新，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和安全形勢(shì)變化，及時(shí)調(diào)整安全策略和措施，確保安全防護(hù)的有效性。（二）安全技術(shù)措施1.采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對(duì)檔案大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)進(jìn)行安全加固，定期進(jìn)行漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。3.建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的位置。制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，確保在數(shù)據(jù)發(fā)生丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。4.加強(qiáng)對(duì)移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備的管理，嚴(yán)格控制移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備的使用，防止數(shù)據(jù)通過移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備泄露。對(duì)移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行加密處理，并定期進(jìn)行病毒查殺。（三）安全人員管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和操作技能，使其熟悉檔案大數(shù)據(jù)安全管理規(guī)定和技術(shù)措施。2.對(duì)涉及檔案大數(shù)據(jù)管理的人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查和權(quán)限管理，確保人員具備專業(yè)知識(shí)和技能，且權(quán)限設(shè)置合理，避免因人員失誤或違規(guī)操作導(dǎo)致安全事故。3.建立安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)檔案大數(shù)據(jù)管理活動(dòng)進(jìn)行全面審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全違規(guī)行為。對(duì)安全事故進(jìn)行調(diào)查和分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，采取改進(jìn)措施，防止類似事故再次發(fā)生。七、檔案大數(shù)據(jù)管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對(duì)公司各部門的檔案大數(shù)據(jù)管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、存儲(chǔ)、利用、安全等方面。2.建立檔案大數(shù)據(jù)管理工作監(jiān)督檢查記錄制度，對(duì)檢查過程和結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.加強(qiáng)對(duì)檔案大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的運(yùn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)異常等問題，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和檔案數(shù)據(jù)的安全。（二）考核評(píng)價(jià)1.制定檔案大數(shù)據(jù)管理工作考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)公司各部門的檔案大數(shù)據(jù)管理工作進(jìn)行量化考核。考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括檔案管理工作的規(guī)范性、檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量、檔案利用效果、安全管理等方面。2.定期開展檔案大數(shù)據(jù)管理工作考核評(píng)價(jià)活動(dòng)，根據(jù)考核結(jié)果對(duì)各部門進(jìn)行排名和通報(bào)。對(duì)檔案大數(shù)據(jù)管理工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作不力的部門和個(gè)人進(jìn)行督促整改，并視情況進(jìn)行相應(yīng)的處罰。3.將檔案