PAGE中航工業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強中航工業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和科研等各項活動中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中航工業(yè)所屬各單位及部門的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則檔案應(yīng)涵蓋公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和科研等各個方面，保證檔案的全面性和系統(tǒng)性。4.保密性原則對涉及公司機密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管、檢索和利用，提高檔案利用效率。二、檔案管理機構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定公司檔案管理制度和實施細(xì)則。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。3.建立和完善公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享利用。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動，提高公司員工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。5.參與公司重大項目和重要活動的檔案管理工作，提供檔案業(yè)務(wù)支持和指導(dǎo)。6.對公司所屬各單位及部門的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，定期考核評估檔案管理工作質(zhì)量。（二）各單位及部門檔案管理人員各單位及部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本單位及部門的檔案管理工作，其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本單位及部門各類文件材料（包括紙質(zhì)文件、電子文件等）的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理制度和分類方案，對本單位及部門的檔案進行分類整理、編目編號，并及時移交公司檔案管理部門。3.負(fù)責(zé)本單位及部門檔案的日常保管和利用工作，建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，確保檔案安全。4.協(xié)助公司檔案管理部門開展檔案鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作，提供相關(guān)檔案信息和資料。5.配合公司檔案管理部門做好檔案信息化建設(shè)工作，及時錄入和更新本單位及部門的檔案信息。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和科研等活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括但不限于：上級機關(guān)下發(fā)的與公司有關(guān)的文件、指示、通知等。公司制定的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表等。公司對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。公司的科研項目立項報告、研究成果報告、技術(shù)文件等。公司的產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、質(zhì)量檢驗報告等。公司的設(shè)備采購合同、設(shè)備檔案、設(shè)備維護記錄等。公司的財務(wù)報表、會計憑證、審計報告等。公司的人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績效考核材料等。公司的會議記錄、紀(jì)要、決議等。公司的宣傳資料、榮譽證書、大事記等。2.公司員工個人在工作中形成的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的重要文件材料，如個人撰寫的科研報告、技術(shù)總結(jié)、工作經(jīng)驗交流材料等，應(yīng)按照公司要求及時歸檔。（二）收集要求1.各單位及部門應(yīng)明確文件材料的收集責(zé)任人，確保文件材料的及時收集。2.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、損毀或丟失。3.對電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照公司電子文件管理規(guī)定進行存儲和備份。（三）歸檔程序1.各單位及部門的檔案管理人員應(yīng)定期對收集的文件材料進行整理，按照公司檔案分類方案進行分類、編號、編目。2.整理好的檔案應(yīng)編制檔案移交清單，一式兩份，一份由移交單位留存，一份隨檔案移交公司檔案管理部門。3.檔案管理部門在收到移交檔案后，應(yīng)進行認(rèn)真核對，對不符合要求的檔案，應(yīng)及時退回移交單位重新整理。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，并便于檔案的保管和利用。（二）分類方法公司檔案采用年度機構(gòu)保管期限分類法進行分類，具體如下：1.年度分類按照文件材料形成的年度進行分類，不同年度的文件材料分別整理。2.機構(gòu)分類按照公司內(nèi)部的組織機構(gòu)進行分類，將同一機構(gòu)形成的文件材料歸為一類。3.保管期限分類根據(jù)文件材料的保存價值，將檔案分為永久、長期和短期三種保管期限。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。（三）整理步驟1.裝訂對紙質(zhì)文件材料進行裝訂，去除金屬物，破損的文件材料應(yīng)進行修復(fù)。2.編頁號在每份文件材料的右上角或左上角編寫頁號，以便于統(tǒng)計和查找。3.編目編制檔案目錄，包括檔號、文號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項目，確保目錄準(zhǔn)確、清晰。4.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔號、年度、機構(gòu)、保管期限等信息。五、檔案的保管與保護（一）保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計、除濕機、空調(diào)、消防器材等，以保證檔案保管環(huán)境的適宜。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進行存放，排列有序，便于查找和利用。2.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保電子檔案的安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。（四）檔案保護措施1.建立檔案保密制度，對涉及公司機密的檔案，嚴(yán)格限制查閱范圍，防止檔案信息泄露。2.加強對檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)和監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫房的安全。3.定期對檔案進行消毒處理，防止蟲害和霉菌的滋生。4.對檔案的利用情況進行登記，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，確保檔案的歸還和安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成，負(fù)責(zé)對公司檔案進行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值、現(xiàn)實利用情況等因素，對檔案進行全面審查，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份隨檔案移交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門應(yīng)組織專人對檔案進行銷毀，銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。3.銷毀后的檔案應(yīng)及時在檔案管理信息系統(tǒng)中進行注銷，并將銷毀清單歸檔保存。七、檔案的利用與服務(wù)（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、方便快捷、確保安全的原則，在保護公司機密的前提下努力滿足公司員工和社會各界的利用需求。（二）利用范圍1.公司員工因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照公司檔案借閱制度辦理相關(guān)手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱、借閱公司檔案的，應(yīng)經(jīng)公司檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。3.涉及國家機密和公司商業(yè)秘密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)保密規(guī)定進行管理，限制查閱范圍。（三）利用方式1.查閱公司員工和外單位人員可根據(jù)需要查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，并做好查閱記錄。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在單位或部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用服務(wù)檔案管理部門應(yīng)積極開展檔案利用服務(wù)工作，為公司員工和外單位人員提供檔案咨詢、檔案編研等服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的中航工業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲、管理和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工對公司存量檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全保障建立檔案信息化安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）實施步驟1.規(guī)劃階段制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和實施步驟。2.試點階段選擇部分單位或部門進行檔案信息化建設(shè)試點，總結(jié)經(jīng)驗，完善方案。3.推廣階段在全公司范圍內(nèi)推廣檔案信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。（四）運行維護檔案管理信息系統(tǒng)建成后，應(yīng)建立健全系統(tǒng)運行維護管理制度，定期對系統(tǒng)進行檢查、維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司檔案管理部門應(yīng)定期對各單位及部門的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理情況、檔案保管保護情況、檔案利用服務(wù)情況等。（二）考核評估建立檔案管理工作考核評估機制，對各單位及部門的檔案管理工作進行年度考核評估，考核結(jié)果作為單位及部門績效考核的重要依據(jù)。（三）獎懲措施對檔案管理