PAGE規(guī)范檔案室規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案管理方面的行為規(guī)范。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項活動的真實情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集、整理與公司/組織相關(guān)的各類檔案，確保檔案內(nèi)容完整無缺。3.保密性原則：對涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密等重要檔案，嚴格保密，防止泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司/組織內(nèi)部的規(guī)定，做到標準化、規(guī)范化。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實施和監(jiān)督檢查。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.對檔案進行分類、編號、整理、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案的有序存放。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用，及時為各部門及員工提供檔案服務(wù)。5.負責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全與完整。6.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀，并做好相關(guān)記錄。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司/組織員工的檔案意識和檔案管理水平。8.積極推進檔案信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的完整和準確。2.按照檔案室的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，及時提供本部門相關(guān)檔案信息。4.對本部門員工進行檔案管理知識的宣傳和培訓(xùn)，提高員工的檔案意識，督促員工及時將工作中形成的文件材料歸檔。（三）員工個人職責(zé)1.員工應(yīng)將工作中形成的具有保存價值的文件材料及時整理歸檔，交本部門兼職檔案員統(tǒng)一管理。2.在借閱檔案時，應(yīng)遵守檔案借閱規(guī)定，愛護檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。3.對涉及公司/組織機密的檔案，應(yīng)嚴格保密，不得泄露給無關(guān)人員。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄，均屬收集范圍。2.具體包括但不限于以下幾類：上級機關(guān)來文，包括指示、命令、決定、通知、通報等。公司/組織對外發(fā)文，如請示、報告、函、合同、協(xié)議等。公司/組織內(nèi)部形成的各類文件，如會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、統(tǒng)計報表等。產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動中產(chǎn)生的技術(shù)文件、圖紙、工藝資料、質(zhì)量檢驗報告等科技檔案。員工的人事檔案，包括個人簡歷、學(xué)歷證書、培訓(xùn)記錄、考核評價、獎懲情況等。財務(wù)檔案，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。業(yè)務(wù)檔案，如市場營銷活動資料、客戶檔案、項目檔案等。聲像檔案，如照片、錄音帶、錄像帶、光盤等，記錄公司/組織重要活動、會議、工程建設(shè)等場景。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期對本部門產(chǎn)生的文件材料進行收集，確保無遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于電子文件，應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類整理，科技檔案按照項目專業(yè)階段進行分類整理，人事檔案按照檔案內(nèi)容的類別進行整理，財務(wù)檔案按照會計年度類別進行整理，業(yè)務(wù)檔案按照業(yè)務(wù)類型時間順序進行整理。3.對每份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，確保目錄準確、清晰。5.對破損或褪色的檔案進行修復(fù)，對紙張規(guī)格不一致的檔案進行統(tǒng)一裱糊或折疊，使其符合檔案保管要求。四、檔案的分類與編號（一）分類標準1.文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）分類。年度按照文件形成的自然年度劃分；保管期限分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）；機構(gòu)（問題）根據(jù)公司/組織的內(nèi)設(shè)機構(gòu)或業(yè)務(wù)性質(zhì)進行劃分。2.科技檔案：按照項目專業(yè)階段分類。項目以公司/組織的科研項目、工程項目等為單元；專業(yè)根據(jù)科技檔案所涉及的專業(yè)領(lǐng)域進行劃分，如機械、電氣、化工等；階段按照項目的研究、設(shè)計、施工、調(diào)試、驗收等過程進行劃分。3.人事檔案：按照檔案內(nèi)容的類別分類，包括履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、培訓(xùn)材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資待遇材料、出國（境）材料、勞動合同等。4.財務(wù)檔案：按照會計年度類別分類。類別包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、審計報告、稅務(wù)資料、其他財務(wù)資料等。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)類型進行分類，如市場營銷業(yè)務(wù)檔案、客戶服務(wù)業(yè)務(wù)檔案、項目管理業(yè)務(wù)檔案等。每個業(yè)務(wù)類型下再按照時間順序進行排列。（二）編號規(guī)則1.文書檔案編號：采用“年度+保管期限代碼+流水號”的形式。年度用四位數(shù)字表示，保管期限代碼分別為“Y”（永久）、“C”（長期）、“D”（短期），流水號為三位數(shù)，從“001”開始依次編號。例如，2023年形成的永久保管的文書檔案編號為“2023Y001”。2.科技檔案編號：采用“項目編號+專業(yè)代碼+階段代碼+流水號”的形式。項目編號按照公司/組織規(guī)定的項目編號規(guī)則編制；專業(yè)代碼根據(jù)專業(yè)領(lǐng)域設(shè)定，如“J”（機械）、“D”（電氣）等；階段代碼按照項目階段設(shè)定，如“Y”（研究）、“S”（設(shè)計）、“G”（施工）等；流水號為三位數(shù)，從“001”開始依次編號。例如，某項目編號為“XM001”，機械專業(yè)設(shè)計階段的第5份科技檔案編號為“XM001JS005”。3.人事檔案編號：采用員工個人身份證號碼作為檔案編號。4.財務(wù)檔案編號：采用“年度+類別代碼+流水號”的形式。年度用四位數(shù)字表示，類別代碼同財務(wù)檔案分類標準中的類別代碼，流水號為三位數(shù)，從“001”開始依次編號。例如，2023年的會計憑證檔案編號為“2023P001”。5.業(yè)務(wù)檔案編號：采用“業(yè)務(wù)類型代碼+年度+流水號”的形式。業(yè)務(wù)類型代碼根據(jù)業(yè)務(wù)檔案分類標準設(shè)定，年度用四位數(shù)字表示，流水號為四位數(shù)，從“0001”開始依次編號。例如，市場營銷業(yè)務(wù)檔案中2023年的第12份檔案編號為“SC20230012”。五、檔案的保管與保護（一）保管場所1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.庫房內(nèi)不得存放易燃、易爆、腐蝕性物品，嚴禁煙火。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、防磁柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品、吸塵器等。2.定期對保管設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，排列整齊，便于查找。2.不同保管期限、不同密級的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯標識。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（四）檔案保護措施1.定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有破損、褪色、霉變等情況，并及時采取修復(fù)、消毒等措施。2.對易損檔案采取特殊保護措施，如加固裝訂、裱糊等。3.做好檔案的防蟲工作，定期投放防蟲藥品，防止蟲蛀。4.加強對電子檔案的保護，定期進行數(shù)據(jù)維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.查閱涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密等重要檔案，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.外部單位或個人查閱檔案，須持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱范圍等，并經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準。（二）查閱程序1.查閱人持批準后的《檔案查閱申請表》或單位介紹信到檔案室辦理查閱手續(xù)。2.檔案室工作人員根據(jù)查閱人需求，提供相應(yīng)檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人應(yīng)在規(guī)定的時間和地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，檔案室工作人員核對無誤后，在《檔案查閱登記表》上登記查閱情況。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司/組織的保密規(guī)定，不得將檔案用于非工作目的或泄露給無關(guān)人員。2.如需對檔案進行轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、公布等，必須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.利用檔案過程中形成的數(shù)據(jù)、資料等，如需留存或使用，應(yīng)按照公司/組織的規(guī)定進行處理，不得擅自傳播或用于其他用途。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，準確判定檔案的價值。2.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實際情況，確定檔案的保管期限和鑒定標準。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室管理人員、各部門兼職檔案員以及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。鑒定小組負責(zé)對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的內(nèi)容是否真實、完整，是否反映公司/組織的主要活動和歷史面貌。2.分析檔案的保存價值，包括對公司/組織的現(xiàn)實利用價值和歷史研究價值。3.根據(jù)檔案的形成時間、來源、保管狀況等因素，判斷檔案是否仍需繼續(xù)保存。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，清冊應(yīng)包含檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，在指定地點進行，并采用適當?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點及銷毀方式等，參與銷毀人員應(yīng)在記錄上簽字確認。5.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。2.建立完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。（二）電子檔案管理1.對電子文件的形成、收集、整理、歸檔等過程進行規(guī)范管理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。2.按照檔案分類編號規(guī)則，對電子檔案進行分類存儲，并建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫。3.采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，定期對電子檔案進行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放。4.建立電子檔案訪問權(quán)限控制機制，對不同級別的用戶設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保電子檔案的安全。（三）檔案信息系統(tǒng)建設(shè)1.開發(fā)或選用適合公司/組織的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔