PAGE局檔案安全保密制度一、總則（一）目的為加強本局檔案的安全保密工作，確保檔案信息的完整性、準確性和安全性，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門及全體工作人員在檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀等過程中的安全保密管理。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全保密工作放在首位，采取有效措施確保檔案信息不被非法獲取、篡改或破壞。2.預防為主原則：強化檔案安全保密意識，加強日常管理和監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，預防安全事故的發(fā)生。3.依法管理原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，依法開展檔案安全保密工作，確保管理活動合法合規(guī)。4.分級管理原則：根據(jù)檔案的重要程度和保密要求，實行分級分類管理，明確各級管理職責和權限。二、檔案管理部門及人員職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案安全保密工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案安全保密管理制度并組織實施。2.負責本局各類檔案的集中統(tǒng)一管理，指導和監(jiān)督各部門的檔案收集、整理、保管、利用等工作。3.組織開展檔案安全保密宣傳教育和培訓活動，提高全體工作人員的安全保密意識和技能。4.定期對本局檔案安全保密工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出整改措施，確保檔案安全保密工作落實到位。5.負責協(xié)調(diào)處理檔案安全保密工作中的突發(fā)事件，及時向上級主管部門報告，并配合有關部門進行調(diào)查處理。（二）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案安全保密制度，認真履行崗位職責，確保檔案管理工作安全有序進行。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，保證檔案資料的齊全、完整和準確。3.按照規(guī)定的保管期限和保管要求，對檔案進行科學保管，做好檔案的庫房管理、設備維護等工作，確保檔案實體安全。4.嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱、利用制度，做好登記和記錄，對利用后的檔案及時進行清點和歸還，防止檔案丟失或損壞。5.定期對檔案進行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施進行處理。6.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，嚴禁將檔案資料帶出工作場所或轉(zhuǎn)借他人。（三）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案資料的真實、完整和準確。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理，并配合檔案管理部門做好相關工作。3.對本部門工作人員進行檔案安全保密教育，督促其遵守檔案管理制度，防止檔案信息泄露。4.在檔案形成過程中，嚴格按照檔案管理要求進行規(guī)范操作，確保檔案質(zhì)量。三、檔案收集與整理（一）收集范圍本局在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等各種形式的檔案材料，均應納入收集范圍。具體包括但不限于以下幾類：1.上級機關下發(fā)的與本局工作相關的文件、指示、通知等。2.本局制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。3.本局召開的重要會議文件、記錄、紀要等。4.本局開展業(yè)務工作形成的各類業(yè)務檔案，如項目文件、合同協(xié)議、業(yè)務報表等。5.本局工作人員在工作中形成的個人業(yè)務檔案、培訓記錄、考核材料等。6.本局獲得的榮譽證書、獎勵文件、宣傳報道等資料。7.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應及時將本部門形成的檔案材料進行收集整理，確保檔案的完整性和準確性。2.收集的檔案材料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，嚴禁使用鉛筆書寫或易褪色的墨水書寫。3.對于電子文件，應按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，并確保其真實性、完整性和可讀性。4.收集的檔案材料應進行分類整理，按照檔案管理的基本原則和方法，確定檔案的類別、保管期限等。（三）整理規(guī)范1.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案，對收集的檔案材料進行分類，確定檔案的一級類目、二級類目等。3.對每份檔案材料進行編號、編目，編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息，確保目錄準確、清晰。4.對檔案進行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保檔案整齊、牢固。5.對于破損、褪色的檔案材料，應進行修復或復制，保證檔案的完整性。四、檔案保管（一）保管場所1.本局應設立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案實體安全。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、防蟲藥品、消防器材等，并定期進行維護和檢查，確保設施設備正常運行。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應符合國家規(guī)定的標準要求，一般溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案存儲1.檔案應按照分類方案進行存放，不同類別的檔案應分開存放，便于查找和管理。2.檔案應采用密集架、檔案柜等存儲設備進行存放，確保檔案排列有序，便于存取。3.對于電子檔案，應采用磁帶、光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進行備份存儲，并定期進行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。4.檔案存儲設備應標明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于識別和管理。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指對本局具有重要歷史意義和長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指保管期限為16年至50年的檔案；短期保管的檔案是指保管期限為15年以下的檔案。2.檔案保管期限的確定應根據(jù)國家有關規(guī)定和本局實際情況進行，具體參照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等相關標準執(zhí)行。3.檔案管理部門應定期對檔案保管期限進行審查，對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定是否繼續(xù)保存或銷毀。（四）檔案清查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查核對，每年至少進行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準確、存放有序、賬實相符。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題應及時記錄并采取措施進行處理。3.對于清查中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞等情況，應及時查明原因，追究相關人員責任，并采取補救措施進行修復或補充。五、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合理、安全的原則，嚴格按照規(guī)定的程序和權限進行，確保檔案信息不被非法利用或泄露。2.優(yōu)先滿足本局工作需要，為本局各項業(yè)務活動提供有效的檔案支持和服務。3.在檔案利用過程中，應保護檔案的原始風貌和信息安全，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。（二）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案的，可按照規(guī)定的程序進行申請和利用。2.外單位因工作需要查閱本局檔案的，應按照國家有關規(guī)定和程序辦理相關手續(xù)，經(jīng)本局檔案管理部門批準后方可查閱。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制利用范圍和對象。（三）利用程序1.查閱申請：本局工作人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.審批：檔案管理部門對查閱申請進行審核，根據(jù)檔案的保密級別和利用范圍，確定是否批準查閱。對于涉及重要檔案或敏感信息的查閱申請，應報局領導審批。3.查閱登記：經(jīng)批準后，檔案管理人員按照查閱申請表的要求，提供檔案供查閱人員查閱，并做好查閱登記，記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。4.借閱申請：本局工作人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案名稱、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。5.審批：檔案管理部門對借閱申請進行審核，根據(jù)檔案的保密級別和利用范圍，確定是否批準借閱。對于涉及重要檔案或敏感信息的借閱申請，應報局領導審批。6.借閱登記：經(jīng)批準后，檔案管理人員按照借閱申請表的要求，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，記錄借閱時間、借閱人員、檔案名稱、借閱期限等信息，并要求借閱人員簽字確認。7.歸還：借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員在收到歸還的檔案后，應進行認真核對，檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，應及時查明原因并追究借閱人員責任。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應加強對檔案利用過程的監(jiān)督檢查，定期檢查查閱、借閱登記情況，確保利用程序規(guī)范、手續(xù)完備。2.查閱、借閱人員應嚴格遵守檔案利用規(guī)定，不得擅自將檔案帶出工作場所或轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損等。3.對于違反檔案利用規(guī)定的行為，檔案管理部門應及時制止并進行批評教育，情節(jié)嚴重的，應按照有關規(guī)定追究責任。六、檔案保密（一）保密措施1.加強檔案保密宣傳教育，提高全體工作人員的保密意識，使其了解檔案保密工作的重要性和相關規(guī)定。2.對檔案管理人員進行專門的保密培訓，使其熟悉檔案保密制度和操作規(guī)程，掌握保密技能。3.在檔案庫房、辦公室等場所設置明顯的保密標識，提醒工作人員注意保密。4.嚴格控制檔案的接觸范圍，對涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，實行專人專管，限制知悉人員。5.加強對檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設置必要的安全防護措施，防止檔案信息被非法獲取或泄露。（二）保密制度1.檔案管理人員應嚴格遵守保密紀律，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，嚴禁在非工作場所談論檔案機密信息。2.未經(jīng)批準，任何人不得私自復制、摘抄、傳播檔案資料。3.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應按照國家有關保密規(guī)定進行管理，采取加密存儲、專人傳遞等措施，確保信息安全。4.在檔案利用過程中，查閱、借閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關人員。5.檔案管理部門應定期對檔案保密制度的執(zhí)行情況進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保保密制度落實到位。（三）保密監(jiān)督1.本局成立檔案保密監(jiān)督小組，負責對檔案保密工作進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組定期對檔案管理部門和各部門的檔案保密工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.鼓勵全體工作人員對檔案保密工作進行監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為及時向檔案管理部門或保密監(jiān)督小組報告。3.對于違反檔案保密制度的行為，應按照有關規(guī)定進行嚴肅處理，情節(jié)嚴重的，依法追究法律責任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設規(guī)劃1.制定本局檔案信息化建設規(guī)劃，明確檔案信息化建設的目標、任務、步驟和保障措施，推動檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化。2.檔案信息化建設應遵循國家有關標準和規(guī)范，結(jié)合本局實際情況，建立科學合理的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.按照檔案整理規(guī)范，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件進行分類、編目、存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理人員應及時將新形成的檔案材料進行數(shù)字化錄入，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案同步更新，保證檔案信息的完整性和準確性。3.定期對電子檔案數(shù)據(jù)庫進行維護和更新，清理無效數(shù)據(jù)，優(yōu)化數(shù)據(jù)庫結(jié)構，提高數(shù)據(jù)檢索效率。（三）信息安全管理1.加強檔案信息系統(tǒng)的安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等安全設施，防止網(wǎng)絡攻擊和病毒感染。2.對檔案信息系統(tǒng)的用戶進行權限管理，根據(jù)用戶的工作職責和需要，分配不同的操作權限，確保檔案信息的安全性和保密性。3.定期對檔案信息系統(tǒng)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.建立檔案信息系統(tǒng)安全審計機制，對系統(tǒng)操作日志進行定期審查，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。（四）信息化利用1.利用檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用，提高工作效率和服務質(zhì)量。2.開展檔案信息資源的開發(fā)利用，通過數(shù)據(jù)分析、挖掘等手段，為領導決策、業(yè)務工作提供支持和參考。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應遵循全面審查、客觀公正、嚴格慎重的原則，確保鑒定結(jié)果準確可靠。2.以國家有關法律法規(guī)和檔案保管期限規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合本局工作實際情況，對檔案進行科學鑒定。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責對檔案進行鑒定，提出鑒定意見。2.鑒定工作小組應定期召開會議，對到期檔案進行集中鑒定，確保鑒定工作的規(guī)范、有序進行。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行全面審查，分析檔案的價值和保存意義。2.參考檔案的利用情況，對利用率較低、已失去保存價值的檔案進行重點鑒定。3.征求相關業(yè)務部門和人員的意見，綜合考慮各方面因素，確定檔案的鑒定結(jié)果。（四）銷毀程序