PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)各部門、下屬事業(yè)單位及各村（居）委會形成的各類文書檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案實行集中統(tǒng)一管理，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實準確原則歸檔的文書材料應(yīng)真實反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作的實際情況，內(nèi)容準確無誤，手續(xù)完備。3.齊全完整原則凡具有保存價值的文書材料，都應(yīng)收集齊全，歸檔完整，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的服務(wù)效能，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作提供有力支持。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合檔案室綜合檔案室是鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理的專門機構(gòu)，負責集中統(tǒng)一管理鄉(xiāng)鎮(zhèn)各類文書檔案。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理制度并組織實施。2.負責接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)各部門、下屬事業(yè)單位及各村（居）委會形成的各類文書檔案。3.編制檔案檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作提供檔案查閱和利用服務(wù)。4.負責對鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門及村（居）委會檔案工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)。5.做好檔案的安全保管工作，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（二）檔案管理人員檔案管理人員應(yīng)具備檔案專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程，負責檔案的日常管理工作。其主要職責包括：1.按照檔案管理工作要求，做好檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作。2.負責檔案的庫房管理，定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案存放有序、安全無損。3.為檔案利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。4.協(xié)助檔案鑒定小組做好檔案的鑒定、銷毀工作，對已到保管期限的檔案進行整理、造冊，提出銷毀意見。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，做好檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲和維護工作。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府及各部門在履行職能活動中形成的具有保存價值的文件、材料、會議記錄、紀要、簡報、報表等。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)下屬事業(yè)單位在業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件、報告、總結(jié)、合同、協(xié)議等。3.各村（居）委會在行政管理、經(jīng)濟建設(shè)、社會事務(wù)等工作中形成的文件、決議、記錄、統(tǒng)計報表等。4.上級機關(guān)下發(fā)的與鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。5.鄉(xiāng)鎮(zhèn)與其他單位之間的來往文件、函件、協(xié)議書等。（二）收集要求1.各部門及村（居）委會應(yīng)明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持其真實性、完整性和原始性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時收集并送交綜合檔案室登記保管。（三）歸檔時間1.當年形成的文書檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.跨年度的文件材料，應(yīng)在文件辦結(jié)后及時歸檔。（四）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，按照文件形成的時間順序、重要程度等進行分類整理。2.歸檔文件應(yīng)采用統(tǒng)一的紙張規(guī)格，字跡清晰，簽署完備。對于不符合要求的文件，應(yīng)進行復(fù)制或補充后再行歸檔。3.歸檔文件應(yīng)編制詳細的目錄，注明文件的標題、文號、日期、責任者等信息，以便于查閱和管理。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.年度分類法按照文件形成的年度進行分類，將每年形成的文件分為一類。2.機構(gòu)（問題）分類法在年度分類的基礎(chǔ)上，按照鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)各部門及村（居）委會的機構(gòu)設(shè)置或問題性質(zhì)進行分類。3.保管期限分類法根據(jù)文件的保存價值，將歸檔文件分為永久、長期和短期三種保管期限。（三）整理步驟1.裝訂對歸檔文件進行裝訂，去除文件上的金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保文件整齊、牢固。2.分類按照年度、機構(gòu)（問題）、保管期限的順序?qū)ξ募M行分類。3.編號為每一份歸檔文件編制唯一的檔號，檔號應(yīng)包括年度、機構(gòu)（問題）代碼、保管期限代碼、件號等信息。4.編目編制歸檔文件目錄，目錄應(yīng)包括檔號、文號、責任者、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。5.裝盒將歸檔文件按照分類順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標明年度、機構(gòu)（問題）、保管期限等信息。五、檔案的保管（一）庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜的房間，確保檔案的安全保管。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。3.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類順序存放，排列整齊，便于查找。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯的標識。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并定期進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）庫房管理1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進行檢查，查看檔案是否完好無損，溫濕度是否符合要求，設(shè)備是否正常運行等。2.嚴格控制庫房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入庫房。3.做好庫房的安全防范工作，下班前應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源，確保庫房安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際情況，從檔案的真實性、完整性、系統(tǒng)性、實用性等方面進行全面分析，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)、綜合檔案室負責人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，并提出銷毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對每一份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷其保存價值。2.分析比較法將檔案與同類檔案進行分析比較，了解其在鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作中的作用和利用情況，確定其保存價值。（四）保管期限劃分1.永久保管凡是反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要職能活動和基本歷史面貌的，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作具有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。主要包括：鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府重要文件、會議記錄、統(tǒng)計報表、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.長期保管凡是在較長時間內(nèi)對鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。主要包括：鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門一般性文件、業(yè)務(wù)檔案、重要項目檔案等。3.短期保管凡是在較短時間內(nèi)對鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作有參考價值的檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限一般為1年至15年。主要包括：鄉(xiāng)鎮(zhèn)臨時性文件、事務(wù)性檔案等。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對到期檔案進行鑒定后，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案的題名、文號、日期、責任者、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，在指定地點進行，并實行監(jiān)銷制度。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀現(xiàn)場監(jiān)督銷毀過程，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將銷毀情況報告鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行詳細記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行匯總分析，及時掌握檔案管理工作動態(tài)，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.按照上級檔案管理部門的要求，按時報送檔案統(tǒng)計報表。（二）移交工作1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政區(qū)劃調(diào)整、機構(gòu)改革等原因?qū)е聶n案管理主體發(fā)生變化時，應(yīng)及時辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交應(yīng)編制《檔案移交清冊》，詳細注明移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并經(jīng)雙方簽字確認。3.接收單位應(yīng)按照檔案管理要求，對移交的檔案進行妥善保管和利用。八、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、方便、安全的原則，在確保檔案安全的前提下，充分滿足檔案利用者的需求。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可到綜合檔案室查閱檔案。查閱時，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱服務(wù)工作。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報綜合檔案室負責人審批。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、復(fù)印、摘錄或銷毀檔案。3.出具證明根據(jù)檔案利用者的需求，綜合檔案室可為其出具檔案證明。出具的檔案證明應(yīng)客觀、準確、真實，并加蓋鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理專用章。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、出具證明等利用情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內(nèi)容、歸還時間等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步實現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案的信息化管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為檔案的查閱和利用提供更加便捷的方式。（二）數(shù)據(jù)錄入按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息錄入檔案數(shù)據(jù)庫，確保數(shù)據(jù)準確、完整。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)包括檔號、文號、責任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等項目。（三）系統(tǒng)管理建立檔案