PAGE海南人事檔案系統(tǒng)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)海南人事檔案系統(tǒng)的規(guī)范化管理，確保人事檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮人事檔案在人才選拔、任用、培養(yǎng)等方面的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于海南地區(qū)所有納入人事檔案系統(tǒng)管理的單位和個(gè)人，包括機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映個(gè)人的經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力等情況，嚴(yán)禁任何形式的虛假信息。2.完整性原則：全面收集和整理個(gè)人的各類人事信息，確保檔案資料齊全，不遺漏重要內(nèi)容。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)人事檔案信息的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)個(gè)人隱私和單位利益。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)個(gè)人的工作變動(dòng)、職務(wù)晉升、獎(jiǎng)懲等情況，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，保持檔案的時(shí)效性。二、檔案內(nèi)容與分類（一）個(gè)人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等：準(zhǔn)確記錄個(gè)人的基本身份特征。2.身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式：確保能夠及時(shí)聯(lián)系到本人，同時(shí)作為身份識(shí)別的重要依據(jù)。（二）學(xué)歷學(xué)位1.學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)：包括從小學(xué)到最高學(xué)歷的畢業(yè)證書(shū)及學(xué)位證書(shū)原件或復(fù)印件（加蓋單位公章）。2.學(xué)習(xí)成績(jī)單：反映在校期間的學(xué)習(xí)成績(jī)情況。3.學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證材料：對(duì)于境外學(xué)歷學(xué)位，需提供相關(guān)認(rèn)證文件。（三）工作經(jīng)歷1.工作履歷：按時(shí)間順序詳細(xì)記錄個(gè)人的工作單位、職位、工作起止時(shí)間等信息。2.勞動(dòng)合同、離職證明：作為工作經(jīng)歷的重要佐證材料。3.工作業(yè)績(jī)、獎(jiǎng)懲情況：記錄在工作中取得的成績(jī)以及受到的表彰、獎(jiǎng)勵(lì)或處罰情況。（四）職業(yè)資格證書(shū)1.專業(yè)技術(shù)資格證書(shū)：如工程師、會(huì)計(jì)師、教師等各類專業(yè)資格證書(shū)。2.職業(yè)技能證書(shū)：如電工證、焊工證、計(jì)算機(jī)等級(jí)證書(shū)等。（五）培訓(xùn)經(jīng)歷1.參加各類培訓(xùn)的證書(shū)、結(jié)業(yè)證明：包括內(nèi)部培訓(xùn)、外部專業(yè)培訓(xùn)等。2.培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間：詳細(xì)記錄培訓(xùn)的具體情況，以便了解個(gè)人的知識(shí)技能提升過(guò)程。（六）政治歷史情況1.入黨、入團(tuán)材料：記錄個(gè)人的政治身份發(fā)展歷程。2.政治審查材料：對(duì)于涉及重要崗位或特殊要求的人員，提供相應(yīng)的政治審查文件。（七）工資福利1.工資變動(dòng)記錄：反映個(gè)人工資調(diào)整情況。2.福利待遇情況：如社保、公積金繳納情況，以及其他福利政策享受記錄。（八）其他材料1.體檢報(bào)告：記錄個(gè)人的健康狀況。2.榮譽(yù)證書(shū)、獲獎(jiǎng)證明：除工作業(yè)績(jī)獎(jiǎng)懲外的其他各類榮譽(yù)。3.個(gè)人總結(jié)、述職報(bào)告：體現(xiàn)個(gè)人的自我認(rèn)知和工作匯報(bào)情況。三、檔案收集與整理（一）收集渠道1.個(gè)人提交：個(gè)人按照要求定期向所在單位或檔案管理部門(mén)提交相關(guān)材料。2.組織收集：?jiǎn)挝蝗耸虏块T(mén)、檔案管理部門(mén)根據(jù)工作需要，主動(dòng)收集與個(gè)人相關(guān)的各類材料，如考核結(jié)果、獎(jiǎng)懲決定等。3.外部獲?。簩?duì)于需要從教育機(jī)構(gòu)、政府部門(mén)等外部獲取的材料，通過(guò)正式函件、網(wǎng)絡(luò)查詢等合法途徑進(jìn)行收集。（二）整理要求1.分類清晰：按照檔案內(nèi)容分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的材料進(jìn)行準(zhǔn)確分類，便于查找和管理。2.編號(hào)規(guī)范：為每份檔案材料編制唯一的編號(hào)，建立索引目錄，確保材料的有序存放。3.裝訂整齊：對(duì)紙張規(guī)格不一致的材料進(jìn)行裁剪、粘貼，使其整齊統(tǒng)一，采用線裝或膠裝方式裝訂成冊(cè)，確保牢固不易散落。4.材料審核：對(duì)收集到的材料進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保材料的真實(shí)性、完整性和合法性。對(duì)于不符合要求的材料，及時(shí)與相關(guān)部門(mén)或個(gè)人溝通，要求補(bǔ)充或更正。四、檔案保管與安全（一）保管場(chǎng)所1.專用檔案室：設(shè)立專門(mén)的人事檔案保管檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防高溫等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案柜：配備足夠數(shù)量的檔案柜，用于存放人事檔案，檔案柜應(yīng)分類標(biāo)識(shí)，便于查找。（二）保管人員職責(zé)1.檔案接收與登記：負(fù)責(zé)接收新的人事檔案材料，進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄檔案的交接情況。2.檔案整理與存放：按照整理要求對(duì)檔案進(jìn)行整理、裝訂，并妥善存放在指定的檔案柜中。3.檔案安全維護(hù)：定期檢查檔案室的安全設(shè)施，確保檔案保管環(huán)境符合要求。對(duì)檔案的借閱、歸還等情況進(jìn)行記錄，防止檔案丟失或損壞。4.檔案信息化管理：協(xié)助進(jìn)行人事檔案的信息化錄入和維護(hù)工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）安全措施1.防火措施：檔案室配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警裝置和滅火設(shè)備，如滅火器、消火栓等。制定火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練。2.防潮措施：安裝除濕設(shè)備，控制檔案室的濕度在適宜范圍內(nèi)。對(duì)檔案柜進(jìn)行防潮處理，避免檔案受潮發(fā)霉。3.防蟲(chóng)措施：在檔案室放置防蟲(chóng)藥品，定期檢查檔案是否有蟲(chóng)蛀現(xiàn)象。對(duì)新入庫(kù)的檔案進(jìn)行防蟲(chóng)處理后再存放。4.防盜措施：檔案室安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備，確保24小時(shí)監(jiān)控。嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室，對(duì)鑰匙、密碼等進(jìn)行妥善保管。5.防光措施：采用遮光窗簾、低照度燈具等措施，避免檔案長(zhǎng)時(shí)間暴露在強(qiáng)光下，防止檔案紙張老化褪色。6.防高溫措施：安裝空調(diào)設(shè)備，保持檔案室溫度在規(guī)定范圍內(nèi)，防止檔案因高溫受損。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.單位內(nèi)部查閱：本單位人事部門(mén)、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)、組織部門(mén)等因工作需要，可查閱本單位人員的人事檔案。查閱時(shí)需填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。2.外單位查閱：外單位因工作需要查閱本單位人員檔案的，需出具正式函件，說(shuō)明查閱目的、查閱范圍等內(nèi)容。經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員提供查閱服務(wù)，并對(duì)查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.特殊情況查閱：涉及國(guó)家安全、司法案件調(diào)查等特殊情況需要查閱人事檔案的，按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和程序進(jìn)行辦理。（二）借閱規(guī)定1.借閱申請(qǐng)：因工作需要借閱人事檔案的，需填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱原因及歸還日期。經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限：借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，需提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱要求：借閱人員必須妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、抽取、撤換或損壞檔案內(nèi)容。借閱期間如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.歸還檔案：借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與借閱人員溝通解決。（三）查閱與借閱記錄檔案管理人員應(yīng)對(duì)每次查閱和借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱或借閱時(shí)間、查閱或借閱人員姓名、所在部門(mén)、查閱或借閱內(nèi)容、批準(zhǔn)人等信息。查閱與借閱記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.工作調(diào)動(dòng)：個(gè)人因工作變動(dòng)，需將人事檔案轉(zhuǎn)至新的工作單位。2.離職：?jiǎn)T工離職后，按照規(guī)定將人事檔案轉(zhuǎn)出。3.升學(xué)：個(gè)人升學(xué)至其他學(xué)校，需將檔案轉(zhuǎn)至新學(xué)校。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.轉(zhuǎn)出申請(qǐng)：由個(gè)人或原單位向檔案管理部門(mén)提出檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)，填寫(xiě)檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)表，注明轉(zhuǎn)遞原因、接收單位名稱及地址等信息。2.審核批準(zhǔn)：檔案管理部門(mén)對(duì)轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)轉(zhuǎn)遞原因及接收單位信息的真實(shí)性。經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。3.檔案整理：對(duì)擬轉(zhuǎn)遞的檔案進(jìn)行再次審核和整理，確保檔案材料齊全、完整、規(guī)范。4.密封包裝：將檔案材料裝入專用檔案袋，密封并加蓋單位公章。在檔案袋上注明檔案內(nèi)容清單、轉(zhuǎn)遞原因、接收單位名稱及地址等信息。5.轉(zhuǎn)遞方式：通過(guò)機(jī)要交通、專人送取等安全可靠的方式進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)遞。嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。6.轉(zhuǎn)遞回執(zhí)：檔案轉(zhuǎn)出后，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)向接收單位索要轉(zhuǎn)遞回執(zhí)，回執(zhí)應(yīng)注明檔案接收日期、檔案內(nèi)容是否完整等信息。轉(zhuǎn)遞回執(zhí)作為檔案轉(zhuǎn)遞的重要憑證，應(yīng)妥善保存。（三）轉(zhuǎn)遞跟蹤檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案轉(zhuǎn)遞跟蹤機(jī)制，及時(shí)了解檔案的轉(zhuǎn)遞情況。對(duì)于超過(guò)規(guī)定時(shí)間未收到回執(zhí)或檔案未按時(shí)到達(dá)接收單位的情況，應(yīng)及時(shí)與接收單位聯(lián)系，查明原因，確保檔案轉(zhuǎn)遞的順利進(jìn)行。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的海南人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、查詢、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，為人才管理決策提供有力支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.數(shù)據(jù)錄入：安排專人負(fù)責(zé)將紙質(zhì)檔案內(nèi)容準(zhǔn)確錄入信息化管理系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。錄入過(guò)程中要嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)規(guī)范要求進(jìn)行操作，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.數(shù)據(jù)維護(hù)：定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)更新個(gè)人信息變化情況，如工作變動(dòng)、學(xué)歷晉升、獎(jiǎng)懲等信息。對(duì)系統(tǒng)中的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)、重復(fù)數(shù)據(jù)等進(jìn)行清理和修正。（三）系統(tǒng)安全與保密1.安全防護(hù)：采用先進(jìn)的安全技術(shù)手段，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密等，保障信息化管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)安全。防止外部非法入侵和數(shù)據(jù)泄露。2.用戶權(quán)限管理：根據(jù)不同的工作崗位和職責(zé)，設(shè)置系統(tǒng)用戶的操作權(quán)限。嚴(yán)格限制用戶對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的訪問(wèn)范圍，確保只有授權(quán)人員才能進(jìn)行相應(yīng)的操作。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。制定數(shù)據(jù)恢復(fù)應(yīng)急預(yù)案，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證檔案管理工作的正常進(jìn)行。（四）信息化應(yīng)用1.檔案檢索查詢：通過(guò)信息化管理系統(tǒng)，提供便捷的檔案檢索查詢功能。用戶可以根據(jù)姓名、身份證號(hào)碼、工作單位、檔案類別等多種條件進(jìn)行快速檢索，提高檔案查找效率。2.統(tǒng)計(jì)分析功能：利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類人事檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如人員結(jié)構(gòu)分析、學(xué)歷分布分析、年齡層次分析等。為單位的人才規(guī)劃、決策制定提供數(shù)據(jù)支持。3.預(yù)警提醒功能：設(shè)置檔案到期提醒、檔案借閱到期提醒等功能，通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送提醒信息，確保檔案管理工作的各項(xiàng)任務(wù)按時(shí)完成，避免出現(xiàn)檔案管理漏洞。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：?jiǎn)挝粌?nèi)部成立人事檔案監(jiān)督小組，定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。監(jiān)督小組由單位紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)、人事部門(mén)等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)審查檔案管理工作的合規(guī)性、檔案內(nèi)容的真實(shí)性等情況。2.外部監(jiān)督：接受上級(jí)主管部門(mén)、檔案管理部門(mén)等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查。積極配合外部監(jiān)督機(jī)構(gòu)的工作，按照要求提供相關(guān)檔案資料和管理情況匯報(bào)。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度執(zhí)行情況：檢查檔案收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)是否嚴(yán)格按照本制度規(guī)定執(zhí)行。2.檔案內(nèi)容真實(shí)性：核實(shí)檔案中各項(xiàng)材料的真實(shí)性，是否存在虛假信息、篡改檔案等違規(guī)行為。3.檔案安全情況：檢查檔案室的安全防護(hù)設(shè)施是否完好有效，檔案保管是否符合要求，有無(wú)檔案丟失、損壞、泄露等情況。4.信息化管理情況：對(duì)人事檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況進(jìn)行檢查，包括數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確性、系統(tǒng)安全保密性、功能應(yīng)用效果等方面。（三）問(wèn)題整改1.建立問(wèn)題臺(tái)賬：對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)記錄，建立問(wèn)題臺(tái)賬，明確問(wèn)題內(nèi)容、責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人、整改期限等信息。2.制定整改措施：責(zé)任部門(mén)針對(duì)問(wèn)題臺(tái)賬中的問(wèn)題，制定具體的整改措施，明確整改目標(biāo)、整改步驟和整改責(zé)任人。整改措施應(yīng)具有