PAGE局人事檔案管理制度[公司/組織名稱]人事檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司人事檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高人事管理工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：人事檔案必須如實反映員工的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。2.完整性原則：全面收集員工的各類人事信息，保證檔案材料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保人事檔案信息不被泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動、職務(wù)晉升、獎懲等情況，及時更新檔案內(nèi)容。二、人事檔案管理職責(zé)分工（一）人力資源部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善人事檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理公司員工的人事檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。3.定期對人事檔案進(jìn)行清理和核對，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。4.按照國家有關(guān)規(guī)定，做好人事檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。5.根據(jù)工作需要，為有關(guān)部門和人員提供人事檔案信息服務(wù)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、裝訂、編號、上架等。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管情況，確保檔案不受損壞。4.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)。5.協(xié)助人力資源部門做好檔案信息的統(tǒng)計和分析工作。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門員工人事檔案材料（如考核表、獎懲材料、培訓(xùn)記錄等）的及時收集、整理，并定期移交人力資源部門。2.在辦理員工入職、離職、調(diào)動、晉升等手續(xù)時，及時通知人力資源部門，確保檔案信息的及時更新。3.配合人力資源部門做好人事檔案的管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、人事檔案內(nèi)容（一）履歷材料1.員工個人基本情況登記表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、專業(yè)、參加工作時間、工作經(jīng)歷等。2.員工履歷表，詳細(xì)記錄員工的工作經(jīng)歷，包括工作單位、職務(wù)、任職時間等。3.員工自傳，由員工本人撰寫，反映個人成長經(jīng)歷、思想變化等情況。（二）自傳材料員工根據(jù)自身實際情況撰寫的自傳，內(nèi)容應(yīng)包括個人成長經(jīng)歷、家庭背景、思想演變、工作表現(xiàn)等方面，重點突出個人在不同階段的經(jīng)歷和收獲，以及對自身價值觀和職業(yè)發(fā)展的影響。自傳應(yīng)真實、客觀、全面，字?jǐn)?shù)不少于[X]字。（三）鑒定、考核、考察材料1.員工年度考核登記表，記錄員工年度工作表現(xiàn)、考核結(jié)果等情況。2.員工晉升、晉級考核材料，包括考核報告、民主測評結(jié)果、綜合評價等。3.員工試用期考核材料，對員工試用期工作表現(xiàn)的評價和結(jié)論。4..對員工進(jìn)行考察形成的各類考察材料，如干部選拔任用考察材料等。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件，包括最高學(xué)歷和學(xué)位證書。2.員工參加各類培訓(xùn)的結(jié)業(yè)證書、成績單等材料。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、聘任文件等材料。4.職業(yè)資格證書復(fù)印件，如會計師、工程師、律師等職業(yè)資格證書。（五）政審材料1.入黨、入團(tuán)政審材料，包括政治歷史情況審查報告、證明材料等。2.出國（境）政審材料，用于員工出國（境）審批時的政治審查。（六）黨團(tuán)材料1.入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、思想?yún)R報等材料。2.入團(tuán)志愿書、入團(tuán)申請書等材料。3.黨團(tuán)組織關(guān)系介紹信、證明等材料。（七）獎勵材料1.公司內(nèi)部頒發(fā)的各類獎勵證書、表彰決定等材料。2.獲得上級部門或政府機(jī)關(guān)獎勵的相關(guān)文件、證書等。（八）處分材料1.公司內(nèi)部對員工違紀(jì)行為作出的處分決定、通報批評等材料。2.受到上級部門或政府機(jī)關(guān)處分的相關(guān)文件。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.員工工資變動審批表、工資發(fā)放記錄等材料。2.員工任免文件，包括任職通知、免職通知等。3.員工出國（境）審批表、護(hù)照復(fù)印件等材料。（十）其他可供組織參考的材料1.員工獲得的榮譽(yù)稱號、專利證書、科研成果等材料。2.員工的健康體檢報告、職業(yè)病診斷證明等材料。四、人事檔案的收集與整理（一）收集1.人力資源部門定期向各部門發(fā)出檔案材料收集通知，明確收集內(nèi)容和時間要求。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本部門員工的檔案材料，并按照要求及時整理、裝訂，移交人力資源部門。3.員工個人應(yīng)主動向人力資源部門提交與自身相關(guān)的檔案材料，如學(xué)歷證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、獲獎證書等的原件或復(fù)印件。（二）整理1.檔案管理人員對收集到的檔案材料進(jìn)行分類、排序，確保材料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對每份檔案材料進(jìn)行編號，編制檔案目錄，便于查找和管理。3.按照檔案管理的要求，對檔案材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.對不符合歸檔要求的檔案材料，應(yīng)及時與相關(guān)部門或人員溝通，補(bǔ)充或完善后再行歸檔。五、人事檔案的保管（一）保管要求1.設(shè)立專門的人事檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.對檔案進(jìn)行分類存放，按照員工姓名或檔案編號順序排列，便于查找和管理。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（二）安全保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露人事檔案內(nèi)容。2.非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。確需進(jìn)入的，須經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員陪同。3.檔案查閱、借閱必須在規(guī)定的場所進(jìn)行，查閱、借閱人員不得擅自摘抄或復(fù)制檔案內(nèi)容。4.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案材料，應(yīng)采取特殊的保密措施。5.定期對檔案保管情況進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改。六、人事檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱人事檔案，需填寫《人事檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。2.人力資源部門因工作需要查閱人事檔案，可直接進(jìn)行查閱，但需做好查閱記錄。3.公司領(lǐng)導(dǎo)查閱人事檔案，可根據(jù)工作需要直接查閱，但應(yīng)告知人力資源部門備案。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《人事檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。申請表應(yīng)包括申請人姓名、所在部門、申請查閱日期、查閱檔案編號或姓名范圍、查閱理由等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人對查閱申請進(jìn)行審核，簽署意見后報人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。審批意見應(yīng)明確是否同意查閱、查閱范圍等。3.人力資源部門根據(jù)審批意見，安排檔案管理人員提供檔案，并在指定場所供查閱人員查閱。查閱人員不得擅自將檔案帶出指定場所。4.查閱人員查閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。如需摘抄或復(fù)制檔案內(nèi)容，需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）借閱權(quán)限1.公司外部單位或個人因工作需要借閱人事檔案，需填寫《人事檔案借閱申請表》，并提供單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。2.公司內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱人事檔案，需填寫《人事檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。（四）借閱程序1.借閱人員填寫《人事檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容。申請表應(yīng)包括申請人姓名、所在部門、申請借閱日期、借閱檔案編號或姓名范圍、借閱理由、預(yù)計歸還日期等信息。2.按照借閱權(quán)限要求，依次經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。審批意見應(yīng)明確是否同意借閱、借閱期限、借閱范圍等。3.人力資源部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人員發(fā)放《人事檔案借閱登記薄》，并要求借閱人員簽字確認(rèn)。登記薄應(yīng)記錄借閱日期、借閱人員姓名、所在部門、借閱檔案編號或姓名范圍、預(yù)計歸還日期等信息。4.借閱人員憑《人事檔案借閱登記薄》到檔案庫房領(lǐng)取檔案，并在指定場所借閱。借閱人員不得將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。5.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完整、有無損壞，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。七、人事檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.員工因工作調(diào)動、離職、退休等原因，需要轉(zhuǎn)移人事檔案的。2.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，需要將人事檔案轉(zhuǎn)至其他單位或部門的。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.人力資源部門根據(jù)員工的調(diào)動、離職等情況，開具《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明轉(zhuǎn)遞檔案的原因、轉(zhuǎn)往單位、轉(zhuǎn)遞日期等信息。2.檔案管理人員按照《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的要求，對檔案進(jìn)行整理、核對，確保檔案材料齊全、準(zhǔn)確。3.將檔案材料裝入專用檔案袋，并在檔案袋封口處加蓋騎縫章。檔案袋應(yīng)注明員工姓名、檔案編號、轉(zhuǎn)往單位等信息。4.通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞?，將檔案轉(zhuǎn)至接收單位。轉(zhuǎn)遞過程中，應(yīng)嚴(yán)格履行交接手續(xù)，確保檔案安全、準(zhǔn)確送達(dá)。5.接收單位收到檔案后，應(yīng)在《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)上簽字蓋章，并及時反饋給人力資源部門。八、人事檔案的信息化管理（一）建立人事檔案信息系統(tǒng)1.利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立公司人事檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案的電子化管理。2.人事檔案信息系統(tǒng)應(yīng)涵蓋人事檔案的各項內(nèi)容，包括履歷、考核、培訓(xùn)、獎懲、工資等信息，方便查詢、統(tǒng)計和分析。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員負(fù)責(zé)將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入人事檔案信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對人事檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和維護(hù)，及時反映員工的最新人事信息。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)人事檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止信息泄露。對涉及員工隱私的信息，應(yīng)嚴(yán)格保密。2.定期對人事檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，做好數(shù)據(jù)的安全防護(hù)工作，防止數(shù)據(jù)被篡改或破壞。九、人事檔案的定期審核（一）審核內(nèi)容1.檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案中是否缺少重要材料或存在信息錯誤。2.檔案內(nèi)容與員工實際情況的一致性，核實員工的履歷、職務(wù)、獎懲等信息是否真實準(zhǔn)確。3.檔案整理和保管情況，檢查檔案的分類、編號、裝訂等是否符合要求，保管環(huán)境是否安全。（二）審核周期每年定期對人事檔案進(jìn)行一次全