PAGE房建項目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強房建項目檔案管理，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為項目建設(shè)、運營及后續(xù)維護提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有房建項目從項目立項至竣工驗收交付使用全過程中形成的各類文件、資料、圖紙等檔案的管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應如實反映項目建設(shè)的實際情況，確保內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋項目建設(shè)各個環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，保證檔案的全面性。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類標準和邏輯順序進行整理，使檔案具有系統(tǒng)性和連貫性。4.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、歸檔等過程應符合國家及行業(yè)相關(guān)標準和規(guī)范要求。5.保密性原則：對涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。（四）職責分工1.項目檔案管理領(lǐng)導小組負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)項目檔案管理工作，制定檔案管理工作方針和政策。監(jiān)督檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況，解決檔案管理工作中的重大問題。2.項目建設(shè)單位負責組織、指導和監(jiān)督項目各參建單位的檔案管理工作。負責收集、整理本單位形成的項目檔案，并按要求向檔案管理部門移交。審核項目各參建單位檔案整理情況，對不符合要求的提出整改意見。3.項目各參建單位（勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等）負責各自工作范圍內(nèi)形成檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的質(zhì)量。接受項目建設(shè)單位的監(jiān)督檢查，按要求及時整改檔案管理中存在的問題。向項目建設(shè)單位移交整理好的項目檔案，并辦理交接手續(xù)。4.檔案管理部門負責制定和完善檔案管理制度，并組織實施。接收、保管和利用項目建設(shè)單位及各參建單位移交的項目檔案。對項目檔案進行分類、編號、編目、上架等整理工作，建立健全檔案檢索系統(tǒng)。開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務水平。二、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.項目建設(shè)過程中，各部門、各崗位人員應按照職責分工，及時形成與項目相關(guān)的文件材料，確保文件材料的真實、準確、完整。2.文件材料的形成應遵循國家及行業(yè)相關(guān)標準和規(guī)范，采用耐久性強、字跡清晰的書寫材料和載體。（二）檔案收集的范圍1.項目前期文件項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。項目選址意見書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等相關(guān)證件。工程地質(zhì)勘察報告、水文地質(zhì)勘察報告、設(shè)計圖紙會審記錄等。2.項目建設(shè)文件施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底記錄等。工程變更通知、工程洽商記錄、工程聯(lián)系單等。原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件、檢驗檢測報告等。隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。施工日志、監(jiān)理日志、項目大事記等。3.項目竣工驗收文件單位工程竣工驗收報告、工程竣工驗收備案表等。工程質(zhì)量保修書、使用說明書等?？⒐D（包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣等專業(yè)竣工圖）。（三）檔案收集的要求1.各參建單位應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和準確性。2.檔案收集過程中，應注意對文件材料的完整性進行審核，對不符合要求的及時補充完善。3.對于重要文件材料，應進行備份保存，防止原件丟失或損壞。三、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和有機聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。（二）分類標準1.工程前期文件：按照文件性質(zhì)分為立項文件、規(guī)劃文件、勘察設(shè)計文件等類別。2.工程建設(shè)文件：按照施工階段分為基礎(chǔ)工程文件、主體結(jié)構(gòu)工程文件、裝飾裝修工程文件等類別；按照文件內(nèi)容分為施工管理文件、技術(shù)文件、質(zhì)量控制文件等類別。3.工程竣工驗收文件：按照驗收環(huán)節(jié)分為竣工驗收報告、備案文件、質(zhì)量保修文件等類別。（三）整理方法1.裝訂：對紙張規(guī)格統(tǒng)一、幅面較大的文件材料，應進行折疊或裱糊，使其幅面尺寸符合檔案盒要求，并采用線裝或膠裝方式進行裝訂。2.編頁號：對整理好的文件材料，應在有文字的頁面正面的右上角、背面的左上角編寫頁號。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級、檔號、頁號等內(nèi)容。4.裝盒：將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在檔案盒封面填寫相關(guān)信息，包括項目名稱、檔案類別、起止日期、保管期限等。（四）歸檔要求1.各參建單位應在項目建設(shè)過程中，按照檔案整理要求，定期將整理好的檔案移交項目建設(shè)單位。2.項目建設(shè)單位應在項目竣工驗收后[X]個月內(nèi)，將項目檔案整理歸檔完畢，并移交公司檔案管理部門。3.歸檔的檔案應編制詳細的移交清單，雙方簽字確認，確保檔案移交的準確性和完整性。四、檔案的保管與保護（一）保管場所1.公司檔案管理部門應設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。（二）保管方式1.檔案應按照分類標準進行存放，排列整齊，便于查找。2.對電子檔案，應進行備份存儲，并采用安全可靠的存儲介質(zhì)和存儲設(shè)備。3.定期對檔案進行清查核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準確無誤。（三）保護措施1.建立檔案保護制度，明確檔案保護責任。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。3.加強對檔案庫房的安全管理，嚴格限制無關(guān)人員進入庫房，防止檔案丟失或損壞。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.遵循保密原則，確保檔案利用過程中不發(fā)生信息泄露。2.按照規(guī)定的審批程序進行檔案利用，保證檔案利用的合法性和規(guī)范性。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱項目檔案。2.外部單位因?qū)徲?、檢查、司法等工作需要查閱項目檔案，應按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）借閱審批1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.外部單位借閱檔案，應提交查閱申請函，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導簽字同意后，由檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱檔案應嚴格按照審批的范圍和期限進行，不得擅自擴大借閱范圍或延長借閱期限。2.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。3.借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應及時處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家及行業(yè)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.確保鑒定結(jié)果準確、客觀，既保證檔案的完整性，又避免不必要的檔案留存。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、項目建設(shè)單位相關(guān)人員及專業(yè)技術(shù)人員組成。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性。2.檔案的保存價值，包括歷史價值、現(xiàn)實利用價值等。3.檔案的保管期限是否合理。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對檔案進行鑒定后，提出銷毀意見，編制銷毀清單。2.銷毀清單經(jīng)公司主管領(lǐng)導審批后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的房建項目檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本，為公司提供更加便捷、高效的檔案服務。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、編目檢索、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能。3.安全保障：建立健全檔案信息化安全管理制度，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.及時將新形成的檔案進行數(shù)字化處理，并錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的一