PAGE醫(yī)保辦檔案管理制度一、總則（一）目的為加強醫(yī)保辦檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)保辦在醫(yī)保業(yè)務(wù)辦理、管理等過程中形成的各類檔案，包括但不限于醫(yī)保參保登記資料、醫(yī)保報銷憑證、醫(yī)保政策文件、醫(yī)保業(yè)務(wù)往來信函等。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)保辦各類檔案由專人負責集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實性與完整性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映醫(yī)保業(yè)務(wù)實際情況，保證檔案資料的完整無缺。3.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及醫(yī)保參保人員隱私、醫(yī)?；鸢踩让舾行畔⒌臋n案進行妥善保管，防止信息泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，為醫(yī)保業(yè)務(wù)辦理、決策支持等提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責（一）醫(yī)保辦負責人職責1.全面領(lǐng)導(dǎo)醫(yī)保辦檔案管理工作，將檔案管理納入醫(yī)保辦整體工作規(guī)劃，確保檔案管理工作與醫(yī)保業(yè)務(wù)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。2.審核檔案管理工作年度計劃、預(yù)算，為檔案管理工作提供必要的人力、物力和財力支持。3.監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況，對檔案管理工作中的重大問題進行決策。（二）檔案管理人員職責1.負責醫(yī)保辦檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等具體工作。2.制定檔案管理工作年度計劃，明確檔案收集范圍、整理標準、保管期限等，并組織實施。3.對檔案進行分類、編號、編目，建立檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案的安全和完整，對破損、變質(zhì)的檔案及時進行修復(fù)和處理。5.嚴格遵守檔案保密制度，對檔案查閱、利用情況進行登記，防止檔案信息泄露。6.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（三）醫(yī)保辦其他工作人員職責1.在醫(yī)保業(yè)務(wù)辦理過程中，及時將形成的檔案資料移交檔案管理人員，確保檔案資料的及時收集。2.配合檔案管理人員做好檔案的整理、歸檔等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.遵守檔案查閱、利用制度，按照規(guī)定程序查閱、利用檔案，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、銷毀檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)保參保登記檔案：包括參保人員基本信息表、參保單位登記表、參保繳費憑證等。2.醫(yī)保報銷檔案：包括報銷申請表、醫(yī)療費用清單、診斷證明、病歷等。3.醫(yī)保政策文件檔案：包括國家和地方出臺的醫(yī)保政策法規(guī)、規(guī)范性文件等。4.醫(yī)保業(yè)務(wù)往來信函檔案：包括與參保單位、醫(yī)療機構(gòu)、醫(yī)保經(jīng)辦機構(gòu)等之間的業(yè)務(wù)往來信函、通知、請示等。5.醫(yī)保統(tǒng)計報表檔案：包括醫(yī)保業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)分析報告等。6.其他與醫(yī)保業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料。（二）收集要求1.醫(yī)保辦工作人員應(yīng)及時將辦理醫(yī)保業(yè)務(wù)過程中形成的檔案資料進行收集，確保檔案資料的完整性和及時性。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對收集的電子檔案資料，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進行備份存儲。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、內(nèi)容、時間等因素進行分類，一般分為參保登記類、報銷類、政策法規(guī)類、業(yè)務(wù)往來類、統(tǒng)計報表類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，建立檔案檢索工具。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及醫(yī)?；鸢踩⒅卮筢t(yī)保政策調(diào)整、醫(yī)保業(yè)務(wù)歷史沿革等重要檔案資料，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他醫(yī)保檔案資料根據(jù)其重要程度和使用價值，確定保管期限為10年、30年等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。2.電子檔案保管：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲、備份管理。定期對電子檔案進行檢測、維護，確保電子檔案的可讀性和完整性。同時，應(yīng)制定電子檔案備份策略，將電子檔案備份至多種存儲介質(zhì)，并分別存儲于不同地點。（三）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風良好，溫度、濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.檔案庫房應(yīng)設(shè)置防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，并定期進行檢查和維護。3.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確需進入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并進行登記。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清點、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.醫(yī)保辦內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理人員處查閱。2.醫(yī)保參保單位、醫(yī)療機構(gòu)等外部單位因業(yè)務(wù)需要查閱檔案的，應(yīng)提交查閱申請函，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)醫(yī)保辦負責人批準后，由檔案管理人員提供查閱服務(wù)，并進行登記。3.涉及醫(yī)保基金安全、參保人員隱私等敏感檔案資料的查閱，應(yīng)嚴格按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行審批程序，確保檔案信息安全。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》或提交查閱申請函，說明查閱檔案的目的、內(nèi)容等。2.申請表或申請函經(jīng)批準后，查閱人員到檔案管理人員處辦理查閱登記手續(xù)，領(lǐng)取檔案查閱憑證。3.檔案管理人員根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案資料，檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查、核對，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.檔案查閱人員應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、加注標記等。2.未經(jīng)檔案管理人員同意，查閱人員不得擅自復(fù)制、拍照、錄像、轉(zhuǎn)借檔案資料。因工作需要確需復(fù)制檔案資料的，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.檔案利用過程中形成的相關(guān)記錄，如查閱申請表、查閱登記冊、復(fù)制審批單等，應(yīng)作為檔案管理的重要資料進行保存。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、保守機密的原則。2.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行科學(xué)鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由醫(yī)保辦負責人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定工作小組負責對檔案進行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.檔案管理人員對保管期滿的檔案進行初步清理，列出擬銷毀檔案清單。2.鑒定工作小組對擬銷毀檔案進行逐一審查，根據(jù)檔案的實際情況，確定檔案是否仍有保存價值。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組將鑒定結(jié)果報醫(yī)保辦負責人審批。2.經(jīng)批準銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進行，由檔案管理人員和至少一名監(jiān)銷人員共同實施。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》作為檔案管理資料永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的醫(yī)保辦檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為醫(yī)保業(yè)務(wù)辦理、決策支持等提供及時、準確的檔案信息服務(wù)。3.加強檔案信息安全管理，確保檔案信息在傳輸、存儲和利用過程中的安全可靠。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對醫(yī)保辦紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進行規(guī)范化處理，確保電子檔案的質(zhì)量。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：搭建檔案信息化管理平臺，實現(xiàn)檔案的分類管理、編目檢索、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：建立檔案數(shù)據(jù)備份機制，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，并存儲于多種存儲介質(zhì)，分別存儲于不同地點。同時，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。4.信息安全保障：采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等措施，保障檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，防止檔案信息泄露和被非法篡改。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化流程：檔案管理人員對紙質(zhì)檔案進行整理、編號，按照掃描規(guī)范進行數(shù)字化掃描，形成電子圖像文件。對電子圖像文件進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等操作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案錄入流程：檔案管理人員將檔案的基本信息錄入檔案管理系統(tǒng)，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等，確保錄入信息的準確無誤。3.檔案檢索利用流程：查閱人員通過檔案