PAGE熱力檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司熱力檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、各分支機構(gòu)在熱力生產(chǎn)、供應(yīng)、服務(wù)等活動中形成的具有保存價值的各種載體形式的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準化。2.真實性原則熱力檔案應(yīng)如實反映公司熱力生產(chǎn)、供應(yīng)、服務(wù)等活動的實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集、整理公司在熱力相關(guān)活動中形成的各類檔案，確保檔案的完整性，不遺漏重要信息。4.安全性原則采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查詢、借閱和利用，提高檔案的使用效率，為公司各項工作提供有力支持。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理部門，負責(zé)統(tǒng)籌管理公司的熱力檔案工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理負責(zé)收集公司各部門在熱力生產(chǎn)、供應(yīng)、服務(wù)等活動中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。按照檔案整理的原則和方法，對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化。2.檔案保管妥善保管檔案實體，確保檔案存放環(huán)境符合要求，防止檔案的損壞、丟失。建立健全檔案保管制度，定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。根據(jù)檔案的保管期限和實際情況，對檔案進行定期或不定期的鑒定，及時剔除失去保存價值的檔案。3.檔案利用負責(zé)接待檔案查閱、借閱工作，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的安全。積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)需求及時提供相關(guān)檔案資料，為公司決策、生產(chǎn)經(jīng)營等工作提供依據(jù)。對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計，及時反饋利用效果。4.檔案信息化管理負責(zé)公司熱力檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)、維護和管理，將檔案信息錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。利用信息化手段提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為檔案的查詢、利用提供便捷條件。5.檔案統(tǒng)計與鑒定建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，提出檔案存毀意見，經(jīng)批準后組織實施。6.檔案安全管理嚴格遵守檔案安全保密制度，確保檔案信息不泄露。加強檔案實體安全管理，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，保障檔案的安全。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.熱力生產(chǎn)類檔案熱力生產(chǎn)工藝流程文件，包括設(shè)計圖紙、操作規(guī)程、運行記錄等。熱力設(shè)備的選型、采購、安裝、調(diào)試、維護、檢修等文件材料。熱力生產(chǎn)過程中的技術(shù)改造、節(jié)能降耗等項目文件。熱力生產(chǎn)相關(guān)的質(zhì)量檢驗報告、監(jiān)測數(shù)據(jù)等。2.熱力供應(yīng)類檔案供熱管網(wǎng)布局圖、熱力站設(shè)計圖紙、供熱系統(tǒng)運行記錄等。供熱負荷預(yù)測、調(diào)度計劃、供熱應(yīng)急預(yù)案等文件。供熱用戶信息檔案，包括用戶地址、用熱性質(zhì)、用熱計量等。供熱收費記錄、欠費催繳等相關(guān)文件。3.熱力服務(wù)類檔案熱力服務(wù)投訴處理記錄、用戶滿意度調(diào)查資料等。熱力設(shè)施維修、搶修記錄，包括維修工單、維修報告等。熱力服務(wù)合同、協(xié)議等文件。4.行政管理類檔案公司關(guān)于熱力工作的決策、規(guī)劃、計劃、總結(jié)等文件。熱力相關(guān)的會議紀要、通知、報告等。公司與上級主管部門、相關(guān)單位的往來文件。公司內(nèi)部的規(guī)章制度、工作流程等文件。5.其他類檔案與熱力工作相關(guān)的科研項目文件、技術(shù)交流資料等。公司獲得的榮譽證書、資質(zhì)證明等文件。其他具有保存價值的文件材料。（二）歸檔要求1.歸檔時間各部門應(yīng)在文件材料形成后的次年上半年將整理好的檔案移交檔案管理部門歸檔。對于重大項目、重要事件等形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或事件處理完畢后及時歸檔。2.歸檔質(zhì)量歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備。歸檔文件應(yīng)按照分類方案進行分類整理，編號準確，編目規(guī)范。歸檔的電子文件應(yīng)格式規(guī)范，元數(shù)據(jù)齊全，存儲載體可靠，并與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.歸檔手續(xù)檔案移交部門應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、移交時間等信息，雙方簽字確認。檔案管理部門應(yīng)按照移交清單對檔案進行核對、接收，并將檔案妥善保管。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法公司熱力檔案采用年度機構(gòu)（問題）保管期限分類法進行分類。1.年度分類按照文件形成的年度進行分類，不同年度的文件分別存放。2.機構(gòu)（問題）分類根據(jù)公司內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置或檔案內(nèi)容所涉及的問題，將檔案分為不同的類別。如生產(chǎn)技術(shù)類、市場營銷類、行政管理類等。在每個機構(gòu)（問題）類別下，再根據(jù)具體情況進一步細分小類。3.保管期限分類根據(jù)檔案的保存價值，將檔案分為永久、長期和短期三種保管期限。永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。短期保管：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。（三）編號與編目1.編號檔案編號應(yīng)遵循唯一性原則，便于檔案的識別和管理。編號方法如下：年度代碼：采用公元紀年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。機構(gòu)（問題）代碼：根據(jù)公司內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置或檔案內(nèi)容所涉及的問題，編制相應(yīng)的代碼，如“SCJS”表示生產(chǎn)技術(shù)類。保管期限代碼：“Y”表示永久，“C”表示長期，“D”表示短期。流水號：按照檔案整理順序依次編制流水號，用四位數(shù)字表示，如“0001”。檔案編號格式為：年度代碼+機構(gòu)（問題）代碼+保管期限代碼+流水號，如“2023SCJSY0001”。2.編目檔案編目應(yīng)包括案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等內(nèi)容。案卷封面：應(yīng)填寫全宗名稱、類目名稱、案卷題名、年度編號、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁數(shù)、歸檔日期等信息。卷內(nèi)目錄：應(yīng)依次填寫序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號、備注等內(nèi)容。備考表：應(yīng)填寫本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷日期等信息。五、檔案的保管與保護（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門適宜的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防盜報警設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）檔案裝具檔案應(yīng)采用符合標(biāo)準的檔案柜、檔案架等裝具進行存放，裝具應(yīng)堅固耐用，便于檔案的存放和查找。（三）檔案保管要求1.上架排列檔案應(yīng)按照編號順序上架排列，不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查找。2.定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案實體的完整性、裝具的完好性、庫房的溫濕度等情況。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行處理，并做好記錄。3.安全防護加強檔案庫房的安全管理，嚴格執(zhí)行庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。（四）檔案數(shù)字化為提高檔案管理效率和利用水平，公司應(yīng)逐步推進檔案數(shù)字化工作。檔案數(shù)字化應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，存儲安全可靠。數(shù)字化檔案應(yīng)進行備份，并建立相應(yīng)的檢索系統(tǒng)，便于檔案的查詢和利用。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準確判定檔案價值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準確性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等組成。鑒定工作小組負責(zé)對檔案進行定期或不定期的鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法鑒定人員應(yīng)直接審查檔案內(nèi)容，根據(jù)檔案的形成背景、作用、保存價值等因素，確定檔案的保管期限。2.綜合分析結(jié)合公司的發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務(wù)需求、法律法規(guī)要求等因素，對檔案進行綜合分析，判斷檔案的價值。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.審批銷毀清冊報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準后方可實施銷毀。3.銷毀實施檔案銷毀應(yīng)在指定地點進行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷。銷毀過程中應(yīng)確保檔案信息無法恢復(fù)，銷毀完畢后監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認。4.銷毀記錄檔案管理部門應(yīng)對檔案銷毀情況進行記錄，包括銷毀時間、地點、銷毀檔案的名稱和數(shù)量等信息，并存檔備查。七、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要可查閱、借閱本部門形成的檔案及相關(guān)業(yè)務(wù)檔案。因特殊情況需要查閱、借閱其他部門檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。公司外部單位因工作需要查閱、借閱公司檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司相關(guān)制度辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案查閱人員應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱登記表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損毀等。2.借閱檔案借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等信息。經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和安全性。