PAGE衛(wèi)計(jì)局檔案市工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)計(jì)局檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)計(jì)局機(jī)關(guān)各科室及下屬事業(yè)單位在工作中形成的各種門(mén)類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映本局各項(xiàng)工作的真實(shí)情況，歸檔的文件材料必須是原件，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集本局在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，保證檔案的齊全完整，維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、工作秘密和個(gè)人隱私的檔案，要采取有效的保密措施，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以局領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，各科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)本局檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題。（二）局辦公室作為本局檔案管理的職能部門(mén)，具體負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織實(shí)施，履行以下職責(zé)：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、分類、編目、裝訂本局各科室及下屬事業(yè)單位形成的檔案，確保檔案的齊全完整。3.建立健全檔案管理臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)登記，定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)和管理，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全保管。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量。6.積極開(kāi)展檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，為本局各項(xiàng)工作提供檔案服務(wù)。7.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全局干部職工的檔案意識(shí)。（三）各科室及下屬事業(yè)單位1.各科室及下屬事業(yè)單位應(yīng)明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室及本單位檔案的收集、整理和移交工作，并配合局辦公室做好檔案管理的其他相關(guān)工作。2.兼職檔案員應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)將本科室及本單位在工作中形成的文件材料進(jìn)行分類整理，定期移交局辦公室歸檔。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍本局檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本局召開(kāi)的各類會(huì)議的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。4.本局開(kāi)展的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料，如醫(yī)療衛(wèi)生項(xiàng)目申報(bào)材料、監(jiān)督檢查記錄、行政處罰決定書(shū)等。5.本局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。6.本局干部職工的人事檔案材料，包括任免文件、考核材料、工資變動(dòng)材料等。7.本局獲得的各類榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀以及對(duì)外宣傳報(bào)道材料等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各科室及下屬事業(yè)單位應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本科室及本單位在工作中形成的文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書(shū)寫(xiě)材料書(shū)寫(xiě)。3.對(duì)破損、褪色的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類按照國(guó)家檔案局制定的《歸檔文件整理規(guī)則》，結(jié)合本局實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行分類。檔案分類采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限的方法進(jìn)行劃分。年度：以文件形成的年度為依據(jù)進(jìn)行分類。機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：按照本局內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或工作職能進(jìn)行分類，如辦公室、醫(yī)政科、疾控科等。保管期限：根據(jù)文件的重要程度和保存價(jià)值，將檔案劃分為永久、定期（30年、10年）三種保管期限。2.編號(hào)對(duì)每一份歸檔文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。編號(hào)方法為：年度+機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼+保管期限代碼+流水號(hào)。例如：202301YJ01001，表示2023年辦公室形成的永久保管的第1份文件。3.編目歸檔文件應(yīng)進(jìn)行編目，編目?jī)?nèi)容包括：件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等。編目應(yīng)準(zhǔn)確、完整，便于查閱。4.裝訂歸檔文件應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，采用三孔一線的方法進(jìn)行裝訂。四、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠的地方，遠(yuǎn)離易燃、易爆物品存放地。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專門(mén)的整理區(qū)、查閱區(qū)和辦公區(qū)，確保檔案管理工作的有序開(kāi)展。（二）檔案存放要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)整齊排列在檔案密集架上，每一列檔案密集架應(yīng)標(biāo)注清晰的標(biāo)識(shí)，注明檔案的類別、年度、保管期限等信息。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)采用光盤(pán)、磁帶等耐久性較好的存儲(chǔ)設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全。（三）庫(kù)房管理措施1.建立健全檔案庫(kù)房管理制度，明確庫(kù)房管理人員的職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房的日常管理。2.庫(kù)房管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間（±2℃），相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間（±5%）。4.做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，定期對(duì)消防器材、防蟲(chóng)藥品、滅鼠設(shè)備等進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。5.非庫(kù)房管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房，因工作需要進(jìn)入庫(kù)房的，應(yīng)經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在庫(kù)房管理人員的陪同下進(jìn)行。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由局辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)本局保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)保管期滿的檔案，鑒定小組應(yīng)逐卷逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限，并繼續(xù)保存；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷毀清冊(cè)》，報(bào)經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。(四)銷毀程序1.檔案銷毀前，應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上詳細(xì)登記檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、方便快捷、保守秘密的原則，在確保檔案安全的前提下，為本局各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。（二）利用范圍本局檔案主要供本局機(jī)關(guān)各科室及下屬事業(yè)單位在開(kāi)展工作、查閱資料、解決問(wèn)題等方面使用，同時(shí)也可根據(jù)工作需要，為上級(jí)主管部門(mén)、其他相關(guān)單位及社會(huì)公眾提供必要的檔案信息服務(wù)，但必須嚴(yán)格履行相關(guān)審批手續(xù)。（三）利用方式1.查閱本局工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱、數(shù)量、查閱目的等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到局辦公室查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，查閱完畢后應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.借閱本局工作人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人和局辦公室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)15天，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)出具本人有效身份證件，并向檔案管理人員當(dāng)面點(diǎn)清檔案數(shù)量，辦理交接手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在《檔案借閱申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。3.復(fù)制本局工作人員因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、復(fù)制用途等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人和局辦公室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到局辦公室辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致，并在復(fù)制件上加蓋“與原件核對(duì)無(wú)誤”章。復(fù)制檔案的費(fèi)用由申請(qǐng)復(fù)制人承擔(dān)。（四）利用審批1.本局內(nèi)部人員查閱、借閱、復(fù)制檔案的，應(yīng)按照上述利用方式的要求，填寫(xiě)相應(yīng)的申請(qǐng)表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人和局辦公室負(fù)責(zé)人審批后辦理。2.本局以外單位或個(gè)人查閱、借閱、復(fù)制檔案的，應(yīng)持單位介紹信或個(gè)人有效身份證件，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱、借閱、復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量及用途，經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人審核，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理。查閱、借閱、復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)按照本局的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。（五）利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在科室、利用目的、利用檔案名稱及數(shù)量、歸還日期等信息。檔案利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的衛(wèi)計(jì)局檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平，為本局各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化加工1.對(duì)本局保存的重要檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。數(shù)字化加工應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行操作，確保電子檔案的質(zhì)量。2.數(shù)字化加工過(guò)程中，應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)采用多種存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化、自動(dòng)化。2.將檔案信息化管理系統(tǒng)與本局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，方便本局工作人員查閱和利用檔案。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)不同用戶授予不同的操作權(quán)限，防止檔案信息泄露。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。