PAGE檔案館電子化歸檔制度一、總則（一）目的為了適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展需求，提高檔案管理效率，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，實現(xiàn)檔案資源的有效利用，特制定本電子化歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門在工作活動中形成的各種文件、資料、記錄等檔案的電子化歸檔管理。（三）基本原則1.真實性原則：歸檔的電子文件應(yīng)真實反映公司/組織的各項工作活動，確保其內(nèi)容與原始紙質(zhì)文件一致。2.完整性原則：全面收集和整理各類檔案信息，保證電子檔案的完整性，涵蓋文件的正文、附件、相關(guān)批示等所有必要組成部分。3.準(zhǔn)確性原則：電子文件的內(nèi)容、格式、元數(shù)據(jù)等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。4.安全性原則：采取有效的安全防護措施，確保電子檔案的存儲、傳輸和使用過程中的安全性，防止信息泄露、篡改和丟失。5.規(guī)范性原則：遵循國家和行業(yè)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保電子化歸檔工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。（四）職責(zé)分工1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善電子化歸檔制度，并組織實施和監(jiān)督檢查。指導(dǎo)各部門開展電子文件的收集、整理、歸檔工作，提供技術(shù)支持和培訓(xùn)。負(fù)責(zé)電子檔案的存儲、保管、利用和維護，確保電子檔案系統(tǒng)的正常運行。定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并按照規(guī)定進行檔案的鑒定、銷毀等工作。2.各部門負(fù)責(zé)本部門電子文件的形成、積累和整理工作，確保電子文件的質(zhì)量符合歸檔要求。按照規(guī)定的時間和要求，將本部門的電子檔案移交至檔案管理部門，并協(xié)助檔案管理部門進行審核和整理。配合檔案管理部門做好電子檔案的利用工作，提供必要的信息和資料。二、電子文件的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等，包括但不限于公文、合同、協(xié)議、報告、報表、圖紙、信函、電子郵件等。2.上級機關(guān)、其他單位發(fā)來的與本公司/組織有關(guān)的文件、資料。3.公司/組織內(nèi)部各部門之間形成的文件、資料，以及與外部單位往來的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電子文件的收集工作，確保電子文件的及時、完整收集。2.電子文件應(yīng)采用原始格式進行收集，如無法提供原始格式，應(yīng)確保轉(zhuǎn)換后的格式能夠準(zhǔn)確反映原始文件的內(nèi)容，并保留轉(zhuǎn)換記錄。3.收集的電子文件應(yīng)包含完整的元數(shù)據(jù)，如文件題名、日期、作者、來源、格式等，以便于后續(xù)的整理和檢索。4.對于重要的電子文件，應(yīng)同時收集其紙質(zhì)版本，并確保紙質(zhì)文件與電子文件內(nèi)容一致。（三）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于查找和利用。2.按照檔案分類方案進行分類整理，確保電子檔案的分類準(zhǔn)確、合理。3.對電子文件進行編號、命名，使其具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。（四）整理方法1.分類：根據(jù)公司/組織的檔案分類方案，對電子文件進行分類，如可分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財務(wù)類、人事類等。同一類別的電子文件可再根據(jù)具體情況進行細(xì)分。2.編號：為每一份電子文件賦予唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)文件的類別、年度、順序等信息，便于識別和管理。例如，行政管理類文件編號格式可為：XZGLYYYY001，其中XZGL表示行政管理類，YYYY表示年度，001表示該年度此類文件的順序號。3.命名：電子文件的命名應(yīng)簡潔明了，能夠準(zhǔn)確反映文件的內(nèi)容和主題。命名格式可采用：文件主題日期作者（如有）等。例如：關(guān)于年度工作總結(jié)報告20XX年X月X日XX部門。4.建立文件夾結(jié)構(gòu)：根據(jù)分類結(jié)果，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，將電子文件按照分類存放在不同的文件夾中。文件夾命名應(yīng)與分類名稱一致，以便于查找和管理。三、電子文件的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在電子文件形成后的[X]個工作日內(nèi)，將整理好的電子檔案移交至檔案管理部門進行歸檔。2.對于重要的緊急文件，應(yīng)在文件處理完畢后立即歸檔。（二）歸檔流程1.提交申請：各部門填寫電子檔案歸檔申請表，詳細(xì)說明歸檔文件的類別、數(shù)量、形成時間等信息，并提交至檔案管理部門。歸檔申請表應(yīng)包含以下內(nèi)容：申請人姓名、部門名稱、申請日期、文件類別、文件數(shù)量、文件形成時間范圍、簡要說明等。2.審核：檔案管理部門對各部門提交的歸檔申請表進行審核。審核內(nèi)容包括文件的完整性、準(zhǔn)確性、分類合理性、編號和命名規(guī)范性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與提交部門溝通并要求整改。3.移交：審核通過后，各部門將電子檔案按照規(guī)定的存儲介質(zhì)和格式，移交至檔案管理部門。移交時應(yīng)填寫電子檔案移交清單，清單內(nèi)容包括文件編號、文件名、文件格式、存儲介質(zhì)編號、移交日期等，并由雙方簽字確認(rèn)。4.接收：檔案管理部門接收各部門移交的電子檔案后，對其進行再次檢查和核對，確保檔案的質(zhì)量符合要求。如發(fā)現(xiàn)問題，及時通知移交部門進行處理。5.存儲：檔案管理部門將接收的電子檔案按照規(guī)定的存儲方式進行存儲，建立相應(yīng)的電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，以便于檢索和利用。（三）歸檔格式與存儲介質(zhì)1.歸檔格式：電子文件應(yīng)采用通用的、易于長期保存和讀取的格式進行歸檔，如PDF、TIFF等。對于特殊格式的文件，應(yīng)同時保存其原始格式或提供相應(yīng)的轉(zhuǎn)換工具和說明。2.存儲介質(zhì)：優(yōu)先選用磁帶、光盤等耐久性好的存儲介質(zhì)進行電子檔案的存儲。存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時，應(yīng)建立存儲介質(zhì)的使用記錄和更換記錄，詳細(xì)記錄存儲介質(zhì)的編號、使用時間、存儲內(nèi)容、更換原因等信息。四、電子檔案的管理（一）存儲管理1.檔案管理部門應(yīng)建立專門的電子檔案存儲系統(tǒng)，對電子檔案進行集中存儲和管理。存儲系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、存儲介質(zhì)管理、安全防護等功能。2.電子檔案應(yīng)按照分類和編號順序進行存儲，確保存儲的規(guī)范性和系統(tǒng)性。同時，應(yīng)建立電子檔案索引數(shù)據(jù)庫，方便快速檢索和查找電子檔案。3.定期對電子檔案存儲系統(tǒng)進行維護和檢查，確保系統(tǒng)的正常運行。檢查內(nèi)容包括硬件設(shè)備狀態(tài)、軟件系統(tǒng)運行情況、存儲介質(zhì)使用情況等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時進行處理和修復(fù)。4.對電子檔案存儲系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)備份，備份周期應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和使用頻率確定，一般可分為每日備份、每周備份、每月備份等。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）安全管理1.建立健全電子檔案安全管理制度，加強對電子檔案存儲、傳輸、使用等環(huán)節(jié)的安全防護。采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等措施，防止電子檔案信息泄露、篡改和丟失。2.對電子檔案存儲系統(tǒng)設(shè)置不同級別的用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制用戶對電子檔案的訪問。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和使用電子檔案，且訪問權(quán)限應(yīng)根據(jù)工作需要進行合理分配。3.定期對電子檔案進行病毒檢測和查殺，確保電子檔案的安全性。同時，應(yīng)安裝防病毒軟件，并及時更新病毒庫。4.加強對電子檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能，防止因人員操作失誤導(dǎo)致電子檔案安全事故的發(fā)生。（三）利用管理1.建立電子檔案利用制度，規(guī)范電子檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用行為。利用電子檔案應(yīng)填寫利用申請表，說明利用目的、利用范圍、利用時間等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用申請表，對利用電子檔案的人員進行身份核實和權(quán)限驗證，確保利用行為的合法性和安全性。3.對于查閱電子檔案的人員，檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱設(shè)備和環(huán)境，并進行現(xiàn)場監(jiān)督，防止電子檔案被非法復(fù)制或泄露。4.對于借閱電子檔案的人員，應(yīng)要求其簽訂借閱協(xié)議，明確借閱期限、歸還時間、保密責(zé)任等事項。借閱期限屆滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還電子檔案。5.對于需要復(fù)制電子檔案的人員，應(yīng)嚴(yán)格控制復(fù)制份數(shù)，并對復(fù)制件進行登記和編號。復(fù)制件應(yīng)與原件具有同等法律效力，并按照檔案管理規(guī)定進行保管。（四）鑒定與銷毀管理1.定期對電子檔案進行鑒定，根據(jù)檔案保管期限表和公司/組織的實際情況，確定檔案的存毀價值。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員共同進行。2.對于失去保存價值的電子檔案，應(yīng)填寫電子檔案銷毀申請表，詳細(xì)說明銷毀檔案的類別、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案管理部門按照審批意見對擬銷毀的電子檔案進行銷毀處理。銷毀過程應(yīng)進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。銷毀方式可采用物理銷毀（如粉碎存儲介質(zhì)）或邏輯銷毀（如刪除電子數(shù)據(jù)）等。4.對于經(jīng)過鑒定需要繼續(xù)保存的電子檔案，應(yīng)及時進行整理和維護，確保其質(zhì)量和完整性。同時，應(yīng)根據(jù)檔案的變化情況，及時更新電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。五、電子檔案的備份與恢復(fù)（一）備份策略1.采用全量備份與增量備份相結(jié)合的方式進行電子檔案備份。全量備份應(yīng)定期進行，一般每月或每季度進行一次，確保電子檔案的完整備份。增量備份應(yīng)在兩次全量備份之間進行，備份自上次全量備份或增量備份以來發(fā)生變化的數(shù)據(jù)。2.根據(jù)電子檔案的重要性和使用頻率，確定不同的備份周期。對于重要的電子檔案，應(yīng)每日進行備份；對于一般重要的電子檔案，可每周進行備份；對于使用頻率較低的電子檔案，可每月進行備份。3.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，如異地存儲或使用磁帶庫等方式進行備份存儲，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（二）備份執(zhí)行1.檔案管理部門應(yīng)按照備份策略，定期執(zhí)行電子檔案備份任務(wù)。備份任務(wù)應(yīng)在系統(tǒng)空閑時間進行，以避免影響正常業(yè)務(wù)運行。2.在備份過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄備份時間、備份數(shù)據(jù)量、備份狀態(tài)等信息，以便于后續(xù)的檢查和核對。3.備份完成后，應(yīng)對備份數(shù)據(jù)進行完整性檢查，確保備份數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可用性。如發(fā)現(xiàn)備份數(shù)據(jù)存在問題，應(yīng)及時進行重新備份或采取其他補救措施。（三）恢復(fù)測試1.定期進行電子檔案恢復(fù)測試，確保在需要時能夠及時、準(zhǔn)確地恢復(fù)電子檔案數(shù)據(jù)?；謴?fù)測試應(yīng)模擬實際的災(zāi)難場景或數(shù)據(jù)丟失情況，檢驗備份數(shù)據(jù)的恢復(fù)能力。2.恢復(fù)測試過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄恢復(fù)時間、恢復(fù)數(shù)據(jù)量、恢復(fù)結(jié)果等信息，