PAGE學(xué)院檔案三合一制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)院檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)院各部門、各單位形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)院檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)院綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)真實(shí)反映學(xué)院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案不被泄露、篡改或丟失。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為學(xué)院教學(xué)、科研、管理等工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類學(xué)院檔案分為黨群、行政、教學(xué)、科研、學(xué)生、人事、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、基建、設(shè)備、外事等十大類。每大類下再根據(jù)檔案內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行細(xì)分。1.黨群類：包括學(xué)院黨委、紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)委等組織形成的文件材料。2.行政類：包括學(xué)院行政工作中形成的文件材料，如學(xué)院規(guī)劃、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度等。3.教學(xué)類：包括教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究等方面形成的文件材料，如教學(xué)計(jì)劃、課程標(biāo)準(zhǔn)、教案、試卷、實(shí)習(xí)報(bào)告等。4.科研類：包括科研項(xiàng)目管理、科研成果、學(xué)術(shù)交流等方面形成的文件材料，如科研項(xiàng)目申請(qǐng)書、研究報(bào)告、論文發(fā)表、專利證書等。5.學(xué)生類：包括學(xué)生招生、學(xué)籍管理、獎(jiǎng)懲、就業(yè)等方面形成的文件材料，如學(xué)生檔案、錄取通知書、成績(jī)單、畢業(yè)證書等。6.人事類：包括人事任免、職稱評(píng)定、工資福利、考核培訓(xùn)等方面形成的文件材料，如人事檔案、任免文件、職稱評(píng)審材料、工資表等。7.財(cái)務(wù)類：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等方面形成的文件材料。8.資產(chǎn)類：包括固定資產(chǎn)管理、流動(dòng)資產(chǎn)管理、無形資產(chǎn)等方面形成的文件材料，如資產(chǎn)登記冊(cè)、采購(gòu)合同、產(chǎn)權(quán)證書等。9.基建類：包括學(xué)院基本建設(shè)項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等方面形成的文件材料，如項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工許可證、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。10.設(shè)備類：包括教學(xué)設(shè)備、科研設(shè)備、辦公設(shè)備等方面形成的文件材料，如設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備使用說明書等。11.外事類：包括學(xué)院對(duì)外交流合作、出國(guó)（境）訪問、接待來訪等方面形成的文件材料，如外事審批文件、邀請(qǐng)函、會(huì)談紀(jì)要等。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“年度類別流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。年度為公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示；類別用大寫字母表示，如黨群類為DQ，行政類為XZ等；流水號(hào)為阿拉伯?dāng)?shù)字，按檔案形成的先后順序依次編號(hào)。例如，2023年黨群類第5份檔案編號(hào)為2023DQ005。三、檔案收集（一）收集范圍學(xué)院各部門、各單位應(yīng)按照本制度規(guī)定的檔案分類范圍，及時(shí)收集本部門、本單位在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，并移交學(xué)院綜合檔案室。具體收集范圍如下：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與學(xué)院有關(guān)的文件、指示、通知等。2.學(xué)院制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等。3.教學(xué)、科研、管理等工作中形成的各類文件材料，如教學(xué)大綱、教案、試卷、科研項(xiàng)目申請(qǐng)書、研究報(bào)告等。4.學(xué)生招生、學(xué)籍管理、獎(jiǎng)懲、就業(yè)等方面形成的文件材料，如錄取通知書、成績(jī)單、畢業(yè)證書等。5.人事任免、職稱評(píng)定、工資福利、考核培訓(xùn)等方面形成的文件材料，如任免文件、職稱評(píng)審材料、工資表等。6.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等方面形成的文件材料。7.資產(chǎn)登記冊(cè)、采購(gòu)合同、產(chǎn)權(quán)證書等方面形成的文件材料。8.基本建設(shè)項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等方面形成的文件材料。9.設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備使用說明書等方面形成的文件材料。10.對(duì)外交流合作、出國(guó)（境）訪問、接待來訪等方面形成的文件材料。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案分類要求，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無用的文件，并將整理好的文件材料及時(shí)移交學(xué)院綜合檔案室。3.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時(shí)收集并移交學(xué)院綜合檔案室，確保檔案的時(shí)效性。四、檔案整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類。2.組卷：將同一類別的檔案按照文件材料的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行組卷，每卷厚度一般不超過2厘米。3.編目：對(duì)每卷檔案進(jìn)行編號(hào)、編頁、填寫卷內(nèi)目錄、備考表等，并裝訂成冊(cè)。4.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫檔案編號(hào)、類別、年度、保管期限等信息。（三）整理要求1.檔案整理人員應(yīng)熟悉檔案整理業(yè)務(wù)，嚴(yán)格按照檔案整理規(guī)范進(jìn)行操作。2.整理過程中應(yīng)保持檔案的原貌，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。3.檔案整理完成后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案整理的準(zhǔn)確性和完整性。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所學(xué)院綜合檔案室應(yīng)具備專門的檔案保管場(chǎng)所，檔案保管場(chǎng)所應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等要求。檔案保管場(chǎng)所應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計(jì)空調(diào)機(jī)、滅火器等。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指反映學(xué)院主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)學(xué)院、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指反映學(xué)院一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)院工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為30年；短期保管的檔案是指反映學(xué)院局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)院工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為10年。（三）保管要求1.將不同保管期限的檔案分別存放，便于管理和查閱。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。六、檔案利用（一）利用范圍學(xué)院檔案主要供學(xué)院內(nèi)部各部門、各單位在教學(xué)、科研、管理等工作中查閱利用。查閱利用檔案應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)院的相關(guān)規(guī)定，不得擅自將檔案帶出學(xué)院或泄露檔案內(nèi)容。（二）利用方式1.查閱：學(xué)院內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)院綜合檔案室查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得擅自進(jìn)入檔案庫房。2.借閱：學(xué)院內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)學(xué)院綜合檔案室負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時(shí)，應(yīng)使用檔案專用袋，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。3.復(fù)制：學(xué)院內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)學(xué)院綜合檔案室負(fù)責(zé)人審批。復(fù)制檔案應(yīng)使用檔案專用設(shè)備，并在復(fù)制件上加蓋學(xué)院綜合檔案室印章。（三）利用要求1.查閱利用檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.如需摘錄、引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)學(xué)院綜合檔案室同意，并注明檔案出處。3.查閱利用檔案結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還學(xué)院綜合檔案室，并辦理歸還手續(xù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點(diǎn)、發(fā)展眼光、便于利用的原則，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定組織學(xué)院成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，綜合檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定工作計(jì)劃，組織開展檔案鑒定工作，審核檔案鑒定結(jié)果。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件、逐頁進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，確定檔案的價(jià)值。2.綜合鑒定法：結(jié)合檔案的形成背景、歷史沿革、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析和判斷，確定檔案的價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見。2.經(jīng)學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。3.由學(xué)院綜合檔案室負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作，銷毀檔案時(shí)應(yīng)指定專人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立學(xué)院檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)學(xué)院現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合學(xué)院檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等功能。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立學(xué)院檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和傳輸。（三）信息化管理要求1.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，采取必要的安全防護(hù)措施，確保電子檔案不