PAGE證劵化貸款檔案管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范證券化貸款檔案管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，有效支持證券化業(yè)務(wù)的開展，防范業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司參與的各類證券化貸款業(yè)務(wù)所涉及的檔案管理工作，包括但不限于資產(chǎn)池組建、盡職調(diào)查、交易文件簽署、存續(xù)期管理及資產(chǎn)處置等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的相關(guān)文件資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映證券化貸款業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，確保內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋業(yè)務(wù)全過程的各類文件資料，不得遺漏重要信息，保證檔案的全面性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案記錄應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、文字等信息應(yīng)清晰明確，避免模糊或歧義。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的存儲安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。5.規(guī)范性原則：檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案的整理、歸檔、保管和查閱等工作有序進(jìn)行。二、檔案管理職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)證券化貸款業(yè)務(wù)相關(guān)文件資料的收集、整理和初步審核，確保資料的真實(shí)性和完整性。2.按照檔案管理要求，及時(shí)將業(yè)務(wù)過程中形成的各類文件提交給檔案管理部門。3.在檔案管理部門協(xié)助下，對檔案資料進(jìn)行分類、編號，并建立業(yè)務(wù)臺賬，記錄檔案的流轉(zhuǎn)情況。（二）檔案管理部門1.制定和完善證券化貸款檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.接收業(yè)務(wù)部門提交的檔案資料，進(jìn)行統(tǒng)一保管，確保檔案的安全存儲。3.對接收的檔案進(jìn)行全面審核，對不符合要求的檔案及時(shí)反饋業(yè)務(wù)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。4.負(fù)責(zé)檔案的整理、分類、編號、裝訂、上架等工作，建立檔案索引目錄，方便查詢和利用。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進(jìn)行保管、銷毀等操作，并做好相關(guān)記錄。（三）風(fēng)險(xiǎn)管理部門1.參與證券化貸款檔案管理工作，對檔案中涉及風(fēng)險(xiǎn)評估、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控等方面的資料進(jìn)行審核。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)管理需要查閱檔案資料，為風(fēng)險(xiǎn)決策提供支持。3.監(jiān)督檔案管理工作是否符合風(fēng)險(xiǎn)管理要求，確保檔案資料能夠有效反映業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)狀況。（四）法律合規(guī)部門1.審查證券化貸款業(yè)務(wù)檔案中涉及的法律文件、合同協(xié)議等資料，確保其符合法律法規(guī)要求。2.對檔案管理過程中的法律合規(guī)問題提供專業(yè)意見和指導(dǎo)，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。3.根據(jù)法律法規(guī)變化，及時(shí)調(diào)整檔案管理工作中的相關(guān)規(guī)定和流程。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.基礎(chǔ)資產(chǎn)檔案：包括基礎(chǔ)資產(chǎn)清單、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓協(xié)議、債務(wù)人信息、抵質(zhì)押物清單及相關(guān)權(quán)屬證明文件等。2.盡職調(diào)查檔案：盡職調(diào)查報(bào)告、評估報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、法律意見書等。3.交易文件檔案：證券化交易合同、發(fā)行說明書、評級報(bào)告、承銷協(xié)議等。4.存續(xù)期管理檔案：資產(chǎn)池監(jiān)測報(bào)告、現(xiàn)金流分析報(bào)告、本息兌付記錄、信用評級跟蹤報(bào)告等。5.資產(chǎn)處置檔案：處置方案、處置過程記錄、成交確認(rèn)文件等。（二）編號規(guī)則檔案編號采用統(tǒng)一的編碼體系，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。編號格式如下：[業(yè)務(wù)年份][業(yè)務(wù)類型代碼][順序號]其中，“業(yè)務(wù)年份”為證券化貸款業(yè)務(wù)發(fā)生的年份，采用四位數(shù)字表示；“業(yè)務(wù)類型代碼”根據(jù)業(yè)務(wù)具體類型設(shè)定特定代碼，如資產(chǎn)支持商業(yè)票據(jù)（ABCP）用“ABCP”表示，信貸資產(chǎn)證券化（ABS）用“ABS”表示等；“順序號”為每類檔案內(nèi)的順序編號，從001開始依次編排。例如，2023年開展的一筆信貸資產(chǎn)證券化業(yè)務(wù)中，基礎(chǔ)資產(chǎn)檔案的編號為2023ABS001。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)開展過程中同步收集相關(guān)文件資料，確保資料的及時(shí)性和完整性。2.收集的文件資料應(yīng)包括原件、復(fù)印件及電子文檔等多種形式，電子文檔應(yīng)與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致，并確保其可讀性和可編輯性。3.對于外部機(jī)構(gòu)提供的文件資料，業(yè)務(wù)部門應(yīng)要求其加蓋公章或相關(guān)業(yè)務(wù)章，并注明提供日期和聯(lián)系人。（二）整理要求1.檔案管理部門接收業(yè)務(wù)部門提交的檔案資料后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理。2.對每份文件資料進(jìn)行核對，確保文件內(nèi)容完整、簽字蓋章齊全、格式規(guī)范。3.去除文件資料中的無關(guān)附件，如重復(fù)的復(fù)印件、空白頁等，對文件進(jìn)行必要的裁剪和折疊，使其規(guī)格統(tǒng)一。4.按照檔案編號規(guī)則對整理后的文件資料進(jìn)行編號，并在每份文件的右上角或其他顯著位置標(biāo)注編號。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理后的檔案資料應(yīng)及時(shí)歸檔，按照檔案類別分別裝入檔案盒或檔案袋，并在檔案盒或檔案袋上標(biāo)明檔案類別、編號范圍、檔案名稱等信息。2.每個檔案盒或檔案袋內(nèi)的文件資料應(yīng)按照順序排列，編制文件目錄清單，置于檔案盒或檔案袋內(nèi)首頁。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案歸檔臺賬，記錄檔案的歸檔日期、編號、名稱、數(shù)量等信息，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。（二）保管要求1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全設(shè)施，確保檔案的安全存儲。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案應(yīng)按照類別和編號順序上架存放，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立檔案索引目錄，標(biāo)明檔案存放位置，方便快速定位檔案。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。5.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案的數(shù)量、完整性和存儲狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱證券化貸款檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.根據(jù)查閱內(nèi)容和審批權(quán)限，業(yè)務(wù)部門人員查閱基礎(chǔ)業(yè)務(wù)檔案由部門負(fù)責(zé)人審批；風(fēng)險(xiǎn)管理部門、法律合規(guī)部門等相關(guān)人員查閱涉及風(fēng)險(xiǎn)評估、法律合規(guī)等特定檔案的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批；公司高層管理人員查閱檔案的，由董事長或總經(jīng)理審批。3.外部機(jī)構(gòu)查閱檔案的，應(yīng)提前向公司提出書面申請，說明查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等，并提供相關(guān)證明文件。經(jīng)公司董事長或總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并對查閱過程進(jìn)行記錄。（二）查閱程序1.查閱申請人提交《檔案查閱申請表》后，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批意見，在檔案索引目錄中查找相關(guān)檔案，并將檔案調(diào)至指定查閱地點(diǎn)。2.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.查閱過程中，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱證券化貸款檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，并說明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。3.外部機(jī)構(gòu)借閱檔案的，參照外部機(jī)構(gòu)查閱檔案的申請流程，經(jīng)公司董事長或總經(jīng)理批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限根據(jù)具體業(yè)務(wù)情況確定，但最長不得超過[X]個工作日。（四）借閱程序1.借閱申請人提交《檔案借閱申請表》并經(jīng)審批通過后，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案資料，并與借閱人員辦理檔案交接手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，注明檔案編號、名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料，歸還時(shí)應(yīng)確保檔案資料的完整性和整潔性。檔案管理部門在接收歸還的檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與借閱人員溝通解決。七、檔案保密與安全管理（一）保密措施1.公司所有涉及證券化貸款檔案管理的人員均應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對檔案內(nèi)容予以保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。3.在檔案查閱、借閱過程中，查閱人員和借閱人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案內(nèi)容。如需對外提供檔案信息的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并采取必要的保密措施。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保庫房24小時(shí)處于監(jiān)控狀態(tài)。2.配備必要的消防器材和應(yīng)急照明設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。如發(fā)生檔案丟失、損壞、泄露等安全事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級報(bào)告。八、檔案保管期限與銷毀（一）保管期限1.證券化貸款檔案的保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和相關(guān)法律法規(guī)要求確定，一般分為短期、中期和長期。2.基礎(chǔ)資產(chǎn)檔案、盡職調(diào)查檔案、交易文件檔案中的主要文件資料保管期限為長期，一般不少于[X]年；存續(xù)期管理檔案中的日常監(jiān)測報(bào)告、現(xiàn)金流分析報(bào)告等保管期限為中期，一般為[X]年；資產(chǎn)處置檔案中的處置過程記錄等保管期限為短期，一般為[X]年。3.具體保管期限可根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)情況和法律法規(guī)變化進(jìn)行調(diào)整，但不得低于最低保管期限要求。（二）銷毀程序1.檔案保管期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)會同業(yè)務(wù)部門、風(fēng)險(xiǎn)管理部門、法律合規(guī)部門等相關(guān)部門對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定。經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并附上檔案鑒定報(bào)告。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。對于電子檔案，應(yīng)在存儲介質(zhì)上進(jìn)行徹底刪除