PAGE干部從事檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強干部人事檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高干部人事管理工作的效率和質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關規(guī)定，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織全體干部人事檔案的管理。（三）基本原則1.真實性原則：干部人事檔案必須如實反映干部個人的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。2.完整性原則：全面收集干部在各個方面的信息，保證檔案材料的完整性，避免重要信息缺失。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保干部人事檔案信息不被泄露，保護干部的隱私和合法權益。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行檔案管理，保證檔案管理工作的科學性、系統(tǒng)性和嚴肅性。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門設立專門的干部人事檔案管理部門，負責集中統(tǒng)一管理公司/組織的干部人事檔案。（二）檔案管理人員職責1.檔案收集負責接收新形成的干部人事檔案材料，確保材料齊全、完整、真實。定期與各部門溝通，及時了解干部人事變動情況，督促相關人員按時移交檔案材料。2.檔案整理按照檔案管理的有關規(guī)定，對收集到的檔案材料進行分類、排序、編目、裝訂等整理工作。建立檔案目錄索引，方便檔案的查詢和利用。3.檔案保管負責檔案的安全保管，確保檔案存放環(huán)境符合要求，防止檔案損壞、丟失和泄密。定期對檔案進行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，配備必要的檔案保管設備。4.檔案查閱嚴格按照規(guī)定的程序和手續(xù)，為有關部門和人員提供檔案查閱服務。對查閱檔案的人員進行登記，記錄查閱時間、內(nèi)容、目的等信息。監(jiān)督查閱人員在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。5.檔案轉(zhuǎn)遞根據(jù)干部人事變動情況，及時辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。認真核對檔案轉(zhuǎn)遞信息，確保檔案準確無誤地轉(zhuǎn)遞到指定單位。做好檔案轉(zhuǎn)遞記錄，跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞情況。6.檔案信息化管理負責干部人事檔案信息的錄入、存儲、維護和利用，建立健全檔案信息管理系統(tǒng)。定期對檔案信息進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。利用信息化手段提高檔案管理工作的效率和水平，為干部人事管理決策提供支持。三、檔案內(nèi)容及分類（一）履歷材料主要包括干部的個人基本情況登記表、履歷表、自傳等，記錄干部的成長經(jīng)歷和基本信息。（二）自傳材料干部本人撰寫的關于自己生平經(jīng)歷、思想演變過程等方面的材料。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核材料：反映干部年度工作表現(xiàn)、考核結(jié)果等情況的材料。2.任職期滿考核材料：對干部在任職期間工作情況進行全面考核的材料。3.選拔任用考察材料：在干部選拔任用過程中，對其德、能、勤、績、廉等方面進行考察形成的材料。（四）學歷學位、培訓和專業(yè)技術職務（職稱）材料1.學歷學位材料：包括干部的學歷證書、學位證書、學籍檔案等。2.培訓材料：參加各類培訓的結(jié)業(yè)證書、培訓總結(jié)等材料。3.專業(yè)技術職務（職稱）材料：專業(yè)技術職務任職資格評審表、聘任文件、專業(yè)技術資格證書等。（五）政審材料1.政治歷史情況審查材料：對干部政治歷史背景進行審查形成的材料。2.出國（境）審查材料：干部出國（境）審批表、政審情況等材料。（六）黨團材料1.入黨志愿書：干部加入中國共產(chǎn)黨的志愿書。2.入黨申請書：干部向黨組織遞交的入黨申請材料。3.轉(zhuǎn)正申請書：預備黨員轉(zhuǎn)正時提交的申請材料。4.思想?yún)R報：干部定期向黨組織匯報思想情況的材料。5.共青團入團志愿書：干部加入共青團的志愿書。（七）獎勵材料包括各級各類獎勵的審批表、獎勵證書等，反映干部在工作、學習等方面取得的突出成績。（八）處分材料對干部違反黨紀政紀等行為進行處分的決定、處分審批表等材料。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資材料：干部工資變動審批表、工資調(diào)整通知等。2.任免材料：干部任免審批表、任職通知、免職通知等。3.出國（境）材料：干部出國（境）審批表、護照使用記錄等。（十）其他可供組織參考的材料如干部個人的科研成果、著作、論文等材料，以及其他與干部人事管理相關的重要材料。四、檔案收集與歸檔（一）收集范圍根據(jù)干部人事管理工作的需要，明確檔案材料的收集范圍，確保檔案內(nèi)容全面反映干部的真實情況。（二）收集渠道1.組織人事部門：負責收集干部任免、考核、獎懲等方面的材料。2.干部所在部門：及時向檔案管理部門移交干部日常工作中形成的各類材料，如工作總結(jié)、培訓記錄等。3.干部本人：要求干部按照規(guī)定定期向檔案管理部門提交個人自傳、思想?yún)R報等材料。4.其他相關部門：如紀檢監(jiān)察部門、教育部門等，根據(jù)工作需要及時提供涉及干部的相關材料。（三）歸檔要求1.材料齊全完整：歸檔的檔案材料必須齊全，能夠全面反映干部的相關情況，不得遺漏重要信息。2.材料真實可靠：確保歸檔材料的真實性，嚴禁偽造、篡改檔案材料。3.材料格式規(guī)范：歸檔材料應符合規(guī)定的格式要求，字跡清晰，紙張質(zhì)量良好。4.及時歸檔：各部門和干部本人應按照規(guī)定的時間及時將檔案材料移交檔案管理部門，檔案管理部門應及時進行整理歸檔。五、檔案整理與裝訂（一）整理原則按照檔案材料的形成時間、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類整理，保持檔案材料之間的有機聯(lián)系。（二）整理方法1.分類：將檔案材料按照上述分類標準進行分類，每一類下再根據(jù)具體情況進行細分。2.排序：對每一類檔案材料按照時間順序或重要程度進行排序。3.編目：為每一份檔案材料編寫目錄，注明材料名稱、日期、頁碼等信息。4.裝訂：將整理好的檔案材料按照一定的順序進行裝訂，確保整齊、牢固。（三）裝訂要求1.采用標準規(guī)格：使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案夾或檔案盒進行裝訂，便于檔案的存放和管理。2.防止損壞材料：在裝訂過程中，要注意避免損壞檔案材料，確保材料的完整性。3.保持整齊美觀：裝訂后的檔案應整齊、美觀，便于查閱和保管。六、檔案保管與保護（一）保管場所設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，確保檔案的安全存放。（二）保管設備配備必要的檔案保管設備，如檔案架、除濕機、空調(diào)、滅火器等，為檔案保管提供良好的條件。（三）檔案保護措施1.定期檢查：定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，及時發(fā)現(xiàn)并處理問題。2.溫濕度控制：保持檔案庫房內(nèi)的溫度和濕度適宜，溫度一般控制在14℃24℃，濕度控制在45%60%。3.防蟲防霉：采取有效的防蟲防霉措施，如放置防蟲藥品、定期通風等，防止檔案受到蟲害和霉菌的侵害。4.防火防盜：加強檔案庫房的防火防盜工作，配備必要的消防設備，安裝防盜報警裝置，確保檔案安全。七、檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.組織人事部門：因干部選拔任用、考核、審查等工作需要，經(jīng)相關領導批準，可以查閱干部人事檔案。2.紀檢監(jiān)察部門：在調(diào)查處理干部違紀違法問題時，根據(jù)工作需要可以查閱相關干部的人事檔案。3.其他部門：因工作需要查閱干部人事檔案的，須經(jīng)檔案管理部門負責人審核，并報公司/組織分管領導批準。（二）查閱程序1.查閱申請：查閱部門或個人填寫《干部人事檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息。2.審批：申請表經(jīng)相關領導審批同意后，交檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.查閱登記：檔案管理人員對查閱人員進行登記，記錄查閱時間、地點、人員等信息。4.查閱服務：檔案管理人員按照規(guī)定為查閱人員提供檔案查閱服務，查閱人員應在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。5.查閱記錄：查閱人員查閱檔案后，檔案管理人員應及時記錄查閱情況，如查閱內(nèi)容、有無摘錄、復印等，并由查閱人員簽字確認。（三）借閱規(guī)定1.借閱范圍：一般情況下，干部人事檔案不對外借閱。特殊情況確需借閱的，須經(jīng)公司/組織主要領導批準。2.借閱期限：借閱檔案的期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱手續(xù)：借閱人填寫《干部人事檔案借閱申請表》，經(jīng)審批后，檔案管理人員將檔案借出，并與借閱人辦理交接手續(xù)。4.借閱要求：借閱人必須妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得泄露檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應及時歸還檔案。八、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件干部因工作調(diào)動、離職、退休等原因，需要辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.轉(zhuǎn)出申請：干部所在部門或個人向檔案管理部門提出檔案轉(zhuǎn)出申請，填寫《干部人事檔案轉(zhuǎn)遞申請表》，注明轉(zhuǎn)遞原因、接收單位等信息。2.審核：檔案管理部門對轉(zhuǎn)遞申請進行審核，核實轉(zhuǎn)遞信息的準確性。3.材料整理：檔案管理人員按照轉(zhuǎn)遞要求，對檔案進行整理，確保檔案材料齊全、完整。4.密封包裝：將整理好的檔案裝入專用檔案袋，密封并加蓋檔案管理部門印章。5.轉(zhuǎn)遞：通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞?，將檔案轉(zhuǎn)遞到接收單位，并辦理交接手續(xù)。6.回執(zhí)：接收單位收到檔案后，應及時將回執(zhí)寄回檔案管理部門，確認檔案已安全送達。（三）轉(zhuǎn)遞要求1.嚴格按照規(guī)定辦理：檔案轉(zhuǎn)遞必須嚴格按照國家有關規(guī)定和本制度的要求辦理，確保轉(zhuǎn)遞過程的規(guī)范、準確。2.確保檔案安全：在轉(zhuǎn)遞檔案過程中，要采取有效措施確保檔案安全，防止檔案丟失、損壞和泄密。3.及時跟蹤轉(zhuǎn)遞情況：檔案管理部門要及時跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞情況，確保檔案按時、準確地轉(zhuǎn)遞到接收單位。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息錄入與維護1.及時錄入：檔案管理人員應及時將新形成的檔案材料信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保信息的準確性和及時性。2.定期維護：定期對檔案信息進行維護，更新檔案材料的相關信息，保證檔案信息與實際情況一致。3.數(shù)據(jù)備份：定期對檔案信息進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息查詢與利用1.權限管理：根據(jù)查閱權限設置不同的用戶角色，對檔案信息的查詢進行嚴格的權限控制，確保信息安全。2.查詢方式：提供多種查詢方式，如按姓名、出生日期、檔案編號等進行查詢，方便用戶快速獲取所需信息。3.統(tǒng)計分析：利用信息化管理系統(tǒng)對檔案信息進行統(tǒng)計分析，為干部人事管理決策提供數(shù)據(jù)支持。十、檔案管理人員培訓與考核（一）培訓計劃制定檔案管理人員培訓計劃，定期組織檔案管理人員參加業(yè)務培訓，提高其業(yè)務水平和綜合素質(zhì)。（二）培訓內(nèi)容1.檔案管理法律法規(guī)：學習國家有關檔案管理的法律法規(guī)，增強檔案管理人員的法律意識。2.檔案管理業(yè)務知識：包括檔案收集、整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等方面的業(yè)務知識，提高檔案管理人員的實際操作能力。3.信息化管理技能：培訓檔案管理人員掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，提高信息化管理水平。（三）考核制度建立檔案管理人員考核制度，定期對檔案管理人員的工作表現(xiàn)、業(yè)務能力等進行考核，考核結(jié)果與績效掛鉤。十一、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制建立健全干部人事檔案管理監(jiān)督機制，加強對檔案管理工作的全過程監(jiān)督，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進行。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度執(zhí)行情況：檢查檔案管理部門和相關人員是否嚴格執(zhí)行本制度的各項規(guī)定。2.檔案材料質(zhì)量：檢查檔案材料是否齊全、完整、真實、規(guī)范，有無偽造、篡改檔