PAGE檔案管理法規(guī)制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本法規(guī)制度。（二）適用范圍本法規(guī)制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和監(jiān)督工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案應如實反映本公司/組織各項活動的真實情況，嚴禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集和保存本公司/組織在各項工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則對涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密及個人隱私的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應遵循便于檢索、查詢和利用的原則，合理分類、編號和整理檔案，提高檔案利用效率。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理部門設置本公司/組織設立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案管理的日常工作。（二）檔案管理部門職責1.制定檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定和完善檔案管理法規(guī)制度、工作流程和操作規(guī)范。2.檔案收集與整理組織和指導各部門做好檔案的收集、整理工作，定期對各部門檔案進行檢查和驗收，確保檔案的質(zhì)量和完整性。3.檔案分類與編號按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行科學分類，并為每一份檔案編制唯一的編號，便于檔案的標識和管理。4.檔案保管建立安全可靠的檔案保管場所，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保存。5.檔案數(shù)字化管理推進檔案數(shù)字化建設，對重要檔案進行數(shù)字化掃描和存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。6.檔案利用服務為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱、借閱等利用服務，按照規(guī)定辦理檔案利用手續(xù)，做好利用登記和跟蹤管理。7.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀處理。8.檔案統(tǒng)計與分析對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計和分析，為公司/組織決策提供數(shù)據(jù)支持。9.檔案業(yè)務培訓組織開展檔案業(yè)務培訓活動，提高公司/組織全體員工的檔案意識和業(yè)務水平。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類檔案包括公司/組織的各類行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理檔案等。2.業(yè)務管理類檔案涵蓋公司/組織各業(yè)務部門在業(yè)務活動中形成的文件、合同協(xié)議、項目資料、市場調(diào)研、客戶信息等檔案。3.財務管理類檔案包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務預算與決算等檔案。4.基本建設類檔案涉及公司/組織基本建設項目的立項、設計、施工、竣工驗收等過程中形成的文件、圖紙、合同等檔案。5.設備儀器類檔案包括公司/組織購置的各類設備儀器的采購合同、說明書、操作手冊、維護記錄等檔案。6.聲像電子類檔案如照片、錄音、錄像、電子文檔等檔案。（二）檔案編號1.編號規(guī)則檔案編號采用“全宗號年度保管期限流水號”的結(jié)構(gòu)。全宗號為本公司/組織的檔案代號；年度為檔案形成的年份；保管期限分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）；流水號為每一份檔案在同一類別、同一保管期限內(nèi)的順序號。2.編號示例如“0012023永久0001”表示本公司/組織全宗號為001，2023年形成的永久保管檔案，流水號為0001。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍各部門應按照檔案管理部門確定的檔案收集范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。2.收集要求檔案應保持原始記錄狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。收集的檔案應字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全。3.收集時間各部門應在每年年底前將本年度形成的檔案整理后移交檔案管理部門。對于重要的臨時性檔案，應在事件結(jié)束后及時收集整理并移交。（二）檔案整理1.整理原則遵循檔案形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類、裝訂、編目等整理工作。分類：將檔案按照預先確定的分類體系進行歸類，確保同一類別的檔案集中存放。裝訂：對紙張破損、大小不一的檔案進行修補和折疊，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，保證檔案的整齊美觀。編目：編制檔案目錄，包括檔號、題名、日期、保管期限、密級等項目，以便于檢索和查詢。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案庫房建設檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保存。2.庫房環(huán)境要求庫房溫度應保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應控制在[X]%[X]%范圍內(nèi)。庫房應配備溫濕度監(jiān)測設備，定期進行檢查和記錄。（二）保管設備1.檔案柜選用符合檔案保管要求的檔案柜，檔案柜應堅固耐用，便于分類存放檔案。2.防火、防潮、防蟲、防盜等設施配備火災自動報警系統(tǒng)、滅火器、除濕機、防蟲藥品、防盜門窗等設施，確保檔案庫房的安全。（三）檔案保管期限1.保管期限劃分根據(jù)檔案的重要性和歷史價值，將檔案保管期限劃分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）。2.確定保管期限的原則反映本公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的檔案，應永久保存。在一定時期內(nèi)對本公司/組織工作有查考利用價值的檔案，可確定為長期保管。只在較短時期內(nèi)有參考價值的檔案，可確定為短期保管。（四）檔案保管要求1.檔案上架排列檔案應按照分類編號順序上架排列，便于查找和管理。不同保管期限、不同密級的檔案應分開存放。2.定期檢查檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。發(fā)現(xiàn)問題應及時采取措施進行處理，并做好記錄。3.檔案修復與保護對破損、褪色、霉變等有問題的檔案，應及時進行修復和保護，確保檔案的完整性和可讀性。六、檔案的利用（一）利用范圍本公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱本公司/組織保管的檔案。涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密及個人隱私的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行利用。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)查閱檔案時，查閱人應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應的檔案供查閱，并做好查閱登記。2.借閱手續(xù)借閱檔案時，借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用限制1.查閱限制查閱檔案時，查閱人應在檔案管理部門指定的場所進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱過程中，不得在檔案上涂改、標記、污損等。2.借閱限制借閱的檔案不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內(nèi)容。如需復制、摘錄檔案，應按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。借閱人應妥善保管借閱的檔案，如發(fā)生丟失、損壞等情況，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應的責任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標準1.保管期限已滿對保管期限已滿的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核，確無保存價值的，可予以銷毀。2.失去利用價值因公司/組織機構(gòu)變動、業(yè)務調(diào)整等原因，導致某些檔案失去利用價值的，應進行鑒定并銷毀。3.重復文件對內(nèi)容重復、無保存必要的檔案，可進行鑒定并銷毀。（三）鑒定程序1.初步篩選檔案管理部門定期對庫存檔案進行清查，按照鑒定標準，初步篩選出擬銷毀的檔案清單。2.詳細審查鑒定工作小組對擬銷毀的檔案清單進行詳細審查，逐份分析檔案的內(nèi)容和價值，確定是否需要銷毀。3.形成鑒定報告鑒定工作小組根據(jù)審查結(jié)果，形成檔案鑒定報告，明確鑒定結(jié)論和銷毀意見。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊檔案管理部門根據(jù)鑒定報告，編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄擬銷毀檔案的檔號、題名、日期、保管期限等信息。2.審批《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導審批后，方可進行銷毀。3.銷毀實施檔案管理部門指定專人負責檔案銷毀工作，銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字確認。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復。4.銷毀記錄檔案管理部門應對檔案銷毀情況進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)銷人等信息，并存檔備查。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.統(tǒng)計內(nèi)容檔案管理部門應定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類別、保管期限、利用人次等。2.統(tǒng)計報表根據(jù)統(tǒng)計內(nèi)容，編制檔案統(tǒng)計報表，如《檔案收進統(tǒng)計表》《檔案移出統(tǒng)計表》《檔案保管情況統(tǒng)計表》《檔案利用情況統(tǒng)計表》等。統(tǒng)計報表應數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容完整，定期報送公司/組織領(lǐng)導和相關(guān)部門。（二）檔案移交1.移交范圍本公司/組織因機構(gòu)撤銷、合并、分立等原因，需要將檔案移交給其他單位或部門的，應按照