PAGE北京市檔案移交進(jìn)館制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)北京市檔案管理，規(guī)范檔案移交進(jìn)館工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》《北京市檔案條例》等法律法規(guī)，結(jié)合本市實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于北京市行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位、社會(huì)組織以及其他負(fù)有檔案管理職責(zé)的單位（以下統(tǒng)稱“立檔單位”）向北京市各級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交檔案的活動(dòng)。（三）基本原則1.依法移交原則：立檔單位應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)規(guī)定的范圍、程序和要求，及時(shí)向檔案館移交檔案。2.完整準(zhǔn)確原則：移交的檔案應(yīng)保持其形成時(shí)的原始面貌，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，能夠反映立檔單位的主要職能活動(dòng)和歷史發(fā)展脈絡(luò)。3.規(guī)范有序原則：檔案移交工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保移交過(guò)程規(guī)范、有序，便于管理和利用。4.安全保密原則：在檔案移交過(guò)程中，要確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、移交范圍（一）文書檔案1.反映立檔單位職能活動(dòng)、工作成果、重要決策等方面的各類文件材料，包括收文、發(fā)文、會(huì)議記錄、紀(jì)要、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、合同、協(xié)議等。2.立檔單位在不同歷史時(shí)期形成的年度工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、大事記等綜合性文件材料。3.涉及本地區(qū)、本單位重大事件、重要活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目的文件材料，以及具有查考利用價(jià)值的臨時(shí)性文件材料。（二）科技檔案1.科研項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、研究、試驗(yàn)、鑒定、驗(yàn)收等各個(gè)階段形成的文件材料，如項(xiàng)目申請(qǐng)書、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、圖紙、專利證書等。2.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案，涵蓋項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等過(guò)程中產(chǎn)生的文件材料，如可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖、工程變更記錄、竣工決算報(bào)告等。3.設(shè)備儀器檔案，包括設(shè)備儀器的購(gòu)置、安裝、調(diào)試、使用、維護(hù)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)形成的文件材料，如設(shè)備清單、說(shuō)明書、操作規(guī)程、維修記錄等。（三）會(huì)計(jì)檔案1.會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證和記賬憑證。2.會(huì)計(jì)賬簿，如總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表及附注等。4.其他會(huì)計(jì)資料，如銀行對(duì)賬單、稅務(wù)申報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。（四）人事檔案1.干部職工的履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)處分材料、工資任免材料等。2.人事檔案管理過(guò)程中形成的檔案轉(zhuǎn)遞通知單、檔案整理記錄、檔案審核記錄等材料。（五）電子檔案1.與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的電子文件，包括文本、圖像、音頻、視頻等格式的文件。2.立檔單位在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的電子數(shù)據(jù)，如數(shù)據(jù)庫(kù)文件、電子表格、電子郵件等。（六）其他檔案立檔單位形成的具有保存價(jià)值的專門檔案，如聲像檔案、實(shí)物檔案、榮譽(yù)檔案等。三、移交期限（一）文書檔案1.立檔單位應(yīng)在次年6月底前，將上一年度形成的文書檔案向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交（其中，涉及國(guó)家安全、重要機(jī)密等特殊檔案的移交期限，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行）。2.撤銷、合并單位的文書檔案應(yīng)在單位撤銷、合并后3個(gè)月內(nèi)，向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。（二）科技檔案1.科研項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目通過(guò)鑒定、驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)，向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)，向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。設(shè)備儀器檔案應(yīng)在設(shè)備儀器報(bào)廢后1個(gè)月內(nèi)，向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。（三）會(huì)計(jì)檔案1.當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可由單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管1年，期滿后應(yīng)當(dāng)移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。2.單位會(huì)計(jì)檔案保管期限屆滿，需要銷毀的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，并將銷毀情況報(bào)告同級(jí)國(guó)家綜合檔案館備案。（四）人事檔案1.干部職工辦理退休、離職、調(diào)動(dòng)等手續(xù)后，其人事檔案應(yīng)在1個(gè)月內(nèi)，按照規(guī)定向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館或相關(guān)部門移交。2.人事檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)人事檔案進(jìn)行整理、審核，并將審核后的檔案信息及時(shí)更新，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。（五）電子檔案1.立檔單位應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案同步移交的原則，在規(guī)定的紙質(zhì)檔案移交期限內(nèi)，將電子檔案向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。2.電子檔案移交時(shí)，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整、元數(shù)據(jù)齊全，并能夠長(zhǎng)期有效讀取。（六）其他檔案其他檔案的移交期限，由立檔單位根據(jù)檔案的性質(zhì)和實(shí)際情況，參照上述相關(guān)規(guī)定確定，并報(bào)同級(jí)國(guó)家綜合檔案館備案。四、移交要求（一）檔案整理要求1.立檔單位應(yīng)按照國(guó)家檔案局制定的《歸檔文件整理規(guī)則》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，確保檔案分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。2.文書檔案應(yīng)按照年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類，采用“件”為單位進(jìn)行裝訂、編目和裝盒；科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類，建立完整的項(xiàng)目檔案卷冊(cè)；會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等類別進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)；人事檔案應(yīng)按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類整理，建立個(gè)人檔案卷袋。3.電子檔案應(yīng)按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。（二）檔案質(zhì)量要求1.移交的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、圖像清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，載體和記錄方式應(yīng)符合長(zhǎng)期保存的要求。2.對(duì)于破損、褪色、霉變等不符合質(zhì)量要求的檔案，立檔單位應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制后再行移交。3.電子檔案應(yīng)確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全、背景信息完整，能夠在規(guī)定的軟件環(huán)境下正常讀取和利用。（三）檔案編目要求1.文書檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄，包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)和備注等項(xiàng)目；科技檔案應(yīng)編制卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表等；會(huì)計(jì)檔案應(yīng)編制會(huì)計(jì)檔案目錄；人事檔案應(yīng)編制檔案材料目錄。2.編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行打印或電子存儲(chǔ)，與檔案實(shí)體一并移交。（四）檔案裝具要求1.文書檔案應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒進(jìn)行裝盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止件號(hào)等信息。2.科技檔案應(yīng)根據(jù)檔案的類型和數(shù)量，采用合適的卷皮、卷盒等裝具進(jìn)行裝訂和保管，卷皮、卷盒應(yīng)標(biāo)明項(xiàng)目名稱、檔案類別、保管期限等信息。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)使用專門的會(huì)計(jì)檔案盒進(jìn)行裝盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明會(huì)計(jì)年度、檔案類別、保管期限等信息。4.人事檔案應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案卷袋，并在卷袋上標(biāo)明姓名、單位、檔案編號(hào)等信息。（五）檔案標(biāo)識(shí)要求1.檔案應(yīng)在封面、首頁(yè)、卷內(nèi)文件首頁(yè)等顯著位置加蓋立檔單位公章或檔案專用章，并注明檔案名稱、年度、保管期限、密級(jí)等信息。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)在存儲(chǔ)介質(zhì)上標(biāo)明檔案名稱、年度、保管期限、密級(jí)等信息，并建立相應(yīng)的標(biāo)識(shí)索引。五、移交程序（一）準(zhǔn)備階段1.立檔單位應(yīng)成立檔案移交工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和具體責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)檔案移交工作。2.對(duì)擬移交的檔案進(jìn)行全面清查和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量、編目等符合移交要求。3.按照檔案移交范圍和要求，編制檔案移交清單，詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、密級(jí)等信息。（二）申請(qǐng)階段1.立檔單位應(yīng)在規(guī)定的移交期限前，向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館提交檔案移交申請(qǐng)，申請(qǐng)應(yīng)包括單位基本情況、檔案移交范圍、數(shù)量、預(yù)計(jì)移交時(shí)間等內(nèi)容。2.國(guó)家綜合檔案館收到申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核，對(duì)符合移交要求的，予以受理；對(duì)不符合要求的，應(yīng)及時(shí)通知立檔單位補(bǔ)充完善相關(guān)材料。（三）交接階段1.立檔單位按照檔案移交清單，將檔案整理、編目后，與國(guó)家綜合檔案館進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)交接。交接雙方應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照交接程序進(jìn)行操作。2.交接過(guò)程中，雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量、編目等信息，確保無(wú)誤后，在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸或存儲(chǔ)介質(zhì)交接等方式進(jìn)行移交，并確保電子檔案的完整性和可用性。交接雙方應(yīng)對(duì)電子檔案的移交情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，并簽字確認(rèn)。（四）驗(yàn)收階段1.國(guó)家綜合檔案館在收到立檔單位移交的檔案后，應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、編目、裝具、標(biāo)識(shí)等是否符合移交要求。2.驗(yàn)收合格的，國(guó)家綜合檔案館應(yīng)出具檔案接收證明；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)及時(shí)通知立檔單位限期整改，整改合格后重新進(jìn)行驗(yàn)收。（五）歸檔階段1.國(guó)家綜合檔案館對(duì)驗(yàn)收合格的檔案，應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、上架等整理工作，建立健全檔案檢索體系，確保檔案的科學(xué)管理和有效利用。2.立檔單位應(yīng)將檔案移交過(guò)程中形成的相關(guān)文件材料，如檔案移交申請(qǐng)、檔案移交清單、檔案接收證明等，進(jìn)行整理歸檔，妥善保管。六、監(jiān)督檢查（一）監(jiān)督檢查主體北京市檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)全市檔案移交進(jìn)館工作進(jìn)行監(jiān)督檢查；各區(qū)縣檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)檔案移交進(jìn)館工作進(jìn)行監(jiān)督檢查；各立檔單位的上級(jí)主管部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)所屬單位檔案移交進(jìn)館工作的監(jiān)督指導(dǎo)。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.立檔單位是否按照本制度規(guī)定的范圍、期限和要求，及時(shí)向國(guó)家綜合檔案館移交檔案。2.移交的檔案是否符合整理、質(zhì)量、編目、裝具、標(biāo)識(shí)等要求。3.檔案移交工作是否規(guī)范有序，交接手續(xù)是否齊全。4.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，立檔單位是否及時(shí)整改。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案行政管理部門定期對(duì)立檔單位的檔案移交進(jìn)館工作進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果納入檔案工作年度考核內(nèi)容。2.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案移交進(jìn)館工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，開(kāi)展專項(xiàng)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。3.隨機(jī)抽查：通過(guò)隨機(jī)抽取立檔單位進(jìn)行檢查，并對(duì)檢查情況進(jìn)行通報(bào)，督促立檔單位做好檔案移交進(jìn)館工作。（四）責(zé)任追究1.對(duì)立檔單位違反本制度規(guī)定，未按時(shí)、按要求向國(guó)家綜合檔案館移交檔案的，由檔案行政管理部門責(zé)令限期改正；逾期不改正的，依法予以通報(bào)批評(píng)，并對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分。2.對(duì)在檔案