PAGE計(jì)生協(xié)會(huì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)計(jì)劃生育協(xié)會(huì)（以下簡(jiǎn)稱“計(jì)生協(xié)會(huì)”）檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本協(xié)會(huì)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于計(jì)生協(xié)會(huì)機(jī)關(guān)及所屬各部門在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：計(jì)生協(xié)會(huì)檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門和個(gè)人不得擅自分散保存。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映計(jì)生協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集、整理和保存計(jì)生協(xié)會(huì)在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家機(jī)密、協(xié)會(huì)秘密和個(gè)人隱私的檔案，采取有效保密措施，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用價(jià)值。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善計(jì)生協(xié)會(huì)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理計(jì)生協(xié)會(huì)各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等工作，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀工作。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和全體員工的檔案意識(shí)。7.積極開發(fā)檔案信息資源，為計(jì)生協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。（二）各部門檔案管理人員1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保文件材料齊全完整，并定期移交綜合檔案室。2.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、利用工作，提供必要的檔案信息和服務(wù)。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向綜合檔案室報(bào)告。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與計(jì)生協(xié)會(huì)工作有關(guān)的文件、指示、通知、通報(bào)等。2.計(jì)生協(xié)會(huì)制定的各種規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、會(huì)議記錄、紀(jì)要等。3.計(jì)生協(xié)會(huì)組織開展的各類活動(dòng)的文件材料，包括活動(dòng)方案、通知、總結(jié)、照片、錄像等。4.計(jì)生協(xié)會(huì)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件等。5.計(jì)生協(xié)會(huì)工作人員的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。6.計(jì)生協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)工作中形成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)檔案。7.計(jì)生協(xié)會(huì)獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。8.其他與計(jì)生協(xié)會(huì)工作有關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集上來。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、裝訂、上架等操作。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、財(cái)務(wù)工作類、聲像檔案類、實(shí)物檔案類等若干類別。2.立卷：將同一類別的文件材料按照一定的原則和方法進(jìn)行組合，組成一個(gè)個(gè)案卷。立卷應(yīng)遵循“一事一卷、一卷多件”的原則，確保案卷內(nèi)文件材料的完整性和系統(tǒng)性。3.編目：對(duì)整理好的案卷進(jìn)行編號(hào)、編目，編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等檢索工具，便于檔案的查閱和利用。4.裝訂：將編目好的案卷進(jìn)行裝訂，使其成為一個(gè)整體。裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等條件較好的房間。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、滅火器、防蟲藥、防鼠板等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同類別的檔案應(yīng)分別存放于不同的檔案密集架或檔案柜中。2.檔案應(yīng)按照年度、保管期限、類別等順序排列，便于查找和利用。3.對(duì)于重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密保管等。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：計(jì)生協(xié)會(huì)制定的重要規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、會(huì)議記錄、紀(jì)要等；計(jì)生協(xié)會(huì)與其他單位簽訂的重要合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件等；計(jì)生協(xié)會(huì)獲得的重要榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案；其他具有重要保存價(jià)值的檔案。3.長期保管的檔案主要包括：計(jì)生協(xié)會(huì)制定的一般性規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、會(huì)議記錄、紀(jì)要等；計(jì)生協(xié)會(huì)組織開展的一般性活動(dòng)的文件材料；計(jì)生協(xié)會(huì)與其他單位簽訂的一般性合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件等；計(jì)生協(xié)會(huì)工作人員的人事檔案、工資檔案、考核檔案等；其他具有一定保存價(jià)值的檔案。保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括：計(jì)生協(xié)會(huì)組織開展的臨時(shí)性活動(dòng)的文件材料；計(jì)生協(xié)會(huì)工作人員的一般性文件材料；其他保存價(jià)值較小的檔案。保管期限為1年至10年。（四）檔案定期檢查1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一般每年進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次抽查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況、安全情況等。3.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)破損檔案、更換防蟲藥、調(diào)整溫濕度等。（五）檔案統(tǒng)計(jì)1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。五、檔案的利用（一）利用范圍1.計(jì)生協(xié)會(huì)工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、有關(guān)部門因工作需要查閱檔案。3.其他單位因工作需要查閱檔案，須經(jīng)計(jì)生協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可直接到綜合檔案室查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的等。2.借閱：檔案利用者如需借閱檔案，須填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，報(bào)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)向借閱者當(dāng)面點(diǎn)清檔案數(shù)量，并告知借閱者應(yīng)遵守的保密規(guī)定和歸還期限。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得擅自復(fù)制檔案。借閱期滿后，借閱者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱者的責(zé)任。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，須填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，報(bào)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行操作，確保復(fù)制件與原件一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋“計(jì)生協(xié)會(huì)檔案復(fù)制專用章”，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人姓名等。（三）利用登記1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.檔案利用登記應(yīng)包括利用日期、利用者姓名、所在部門、利用內(nèi)容、利用目的、利用方式、歸還日期等信息。3.檔案利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，定期進(jìn)行整理和歸檔，以便于統(tǒng)計(jì)和查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)于已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。3.對(duì)于保管期限未滿，但已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定后，可提前銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，一般每年進(jìn)行一次。2.鑒定時(shí)，檔案管理人員應(yīng)逐卷審查檔案，提出鑒定意見。3.鑒定小組對(duì)檔案管理人員提出的鑒定意見進(jìn)行審核，形成鑒定報(bào)告。4.鑒定報(bào)告經(jīng)計(jì)生協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，作為檔案銷毀的依據(jù)。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)登記檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》一式兩份，一份由綜合檔案室留存，一份報(bào)計(jì)生協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀清冊(cè)》永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立計(jì)生協(xié)會(huì)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱、利用和共享。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)計(jì)生協(xié)會(huì)現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱、審批、鑒定、銷毀等功能模塊，同時(shí)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全保密等功能。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案管理信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)與計(jì)生協(xié)會(huì)內(nèi)部辦公網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)互通，方便檔案管理人員和利用者通過網(wǎng)絡(luò)查閱和利用檔案。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進(jìn)行檔案管理工作。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安