PAGE檔案局檔案安全責(zé)任制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)檔案局檔案安全管理，確保檔案的完整與安全，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局全體工作人員以及涉及檔案管理、利用、保管等相關(guān)工作的所有人員。（三）基本原則1.安全第一原則將檔案安全放在首位，確保檔案在各個(gè)環(huán)節(jié)不受損害，保障檔案信息的真實(shí)性、完整性和可用性。2.預(yù)防為主原則建立健全檔案安全預(yù)防機(jī)制，通過加強(qiáng)管理、完善設(shè)施、強(qiáng)化培訓(xùn)等措施，預(yù)防各類安全事故的發(fā)生。3.責(zé)任明確原則明確各部門、各崗位在檔案安全管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保檔案安全工作事事有人管、人人有責(zé)任。4.依法管理原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)，依法開展檔案安全管理工作，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。二、檔案安全管理職責(zé)（一）檔案局領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案局檔案安全管理工作，將檔案安全工作納入本局整體工作計(jì)劃，定期研究部署檔案安全工作。2.組織制定檔案安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，確保制度和預(yù)案的科學(xué)性、合理性和有效性，并監(jiān)督執(zhí)行。3.協(xié)調(diào)解決檔案安全工作中的重大問題，為檔案安全管理工作提供必要的人力、物力和財(cái)力支持。4.對(duì)本局檔案安全工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)發(fā)生的檔案安全事故及時(shí)組織調(diào)查處理，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的安全管理制度和操作規(guī)程，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督本局各部門的檔案安全管理工作，對(duì)各部門檔案管理情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保庫房設(shè)施設(shè)備完好，環(huán)境條件符合檔案保管要求，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等工作。4.負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，保障檔案信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。5.組織開展檔案安全培訓(xùn)和宣傳教育工作，提高全局工作人員的檔案安全意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。6.負(fù)責(zé)檔案安全事故的現(xiàn)場保護(hù)、調(diào)查處理和報(bào)告工作，配合有關(guān)部門做好事故的后續(xù)處理工作。（三）各部門檔案安全職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案安全管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門人員學(xué)習(xí)檔案安全管理制度，落實(shí)檔案安全管理措施。2.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整與安全，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案管理部門移交檔案。3.加強(qiáng)對(duì)本部門人員的檔案安全宣傳教育，提高人員的檔案安全意識(shí)，防止因人員疏忽或違規(guī)操作導(dǎo)致檔案安全事故的發(fā)生。在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守檔案利用制度，確保檔案的合理使用和歸還，防止檔案丟失、損壞和泄密。（四）檔案工作人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和遵守檔案安全管理制度，嚴(yán)格按照操作規(guī)程開展檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、編目、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案庫房的日常巡查工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并報(bào)告檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如設(shè)施設(shè)備故障、溫濕度異常等。4.負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、存儲(chǔ)和維護(hù)工作，確保檔案信息準(zhǔn)確無誤，同時(shí)做好數(shù)據(jù)備份和安全防護(hù)工作。5.在檔案利用服務(wù)過程中，熱情接待利用者，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)，做好利用登記和檔案歸還工作，防止檔案丟失和泄密。6.積極參加檔案安全培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，不斷提高自身的檔案安全意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。三、檔案收集與整理安全（一）收集安全1.在檔案收集過程中，檔案工作人員要主動(dòng)與各部門溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解檔案形成情況，確保檔案收集的完整性和及時(shí)性。2.對(duì)收集到的檔案要進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案的內(nèi)容是否齊全、完整，載體是否符合要求，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與相關(guān)部門或人員聯(lián)系解決。3.對(duì)于重要檔案和特殊載體檔案，要采取專門的收集措施，確保檔案的安全收集。例如，對(duì)電子檔案要進(jìn)行實(shí)時(shí)備份，對(duì)實(shí)物檔案要進(jìn)行妥善包裝和運(yùn)輸。（二）整理安全1.檔案整理工作應(yīng)在符合安全要求的環(huán)境下進(jìn)行，避免在高溫、潮濕、灰塵較大等環(huán)境中整理檔案，防止檔案受損。2.整理檔案時(shí)，要嚴(yán)格按照檔案整理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作,確保檔案分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、裝訂整齊。3.在檔案整理過程中，要注意保護(hù)檔案的原始面貌，不得擅自涂改、裁剪、損毀檔案。如需對(duì)檔案進(jìn)行必要的技術(shù)處理，應(yīng)在確保檔案安全的前提下進(jìn)行，并做好記錄。四、檔案保管安全（一）庫房建設(shè)與設(shè)施設(shè)備1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置建設(shè)，遠(yuǎn)離火源、水源、污染源等可能對(duì)檔案造成損害的區(qū)域。2.庫房應(yīng)具備完善的安全防護(hù)設(shè)施，如防盜門窗、監(jiān)控系統(tǒng)、報(bào)警裝置等，確保庫房安全。3.配備必要的溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，使庫房溫度保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度保持在45%60%之間，以滿足檔案保管的環(huán)境要求。4.安裝防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等設(shè)施設(shè)備，如消防器材、除濕機(jī)、防蟲藥、防鼠板、窗簾、空調(diào)等，確保檔案在保管過程中不受自然因素和人為因素的損害。（二）檔案存儲(chǔ)1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行科學(xué)分類存放，便于查找和管理，同時(shí)要保證檔案存放有序，避免相互擠壓、碰撞。2.對(duì)不同載體的檔案要分別存放，并采取相應(yīng)的保護(hù)措施,如紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。3.建立檔案存放位置索引和電子目錄，便于快速準(zhǔn)確地查找檔案，提高檔案利用效率。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)實(shí)行專人專管制度，非庫房管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫房。庫房管理人員要嚴(yán)格遵守庫房管理制度，不得擅自離崗。2.庫房管理人員要定期對(duì)庫房進(jìn)行巡查，檢查檔案保管情況、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況、溫濕度情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理并做好記錄。3.保持庫房清潔衛(wèi)生，定期對(duì)庫房進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案造成損害。4.嚴(yán)格控制庫房的溫濕度，根據(jù)季節(jié)變化和實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，確保庫房溫濕度符合要求。5.做好庫房的安全保衛(wèi)工作，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火、存放易燃易爆物品等，確保庫房安全。五、檔案利用安全（一）利用制度1.制定完善的檔案利用制度，明確檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用方式的申請(qǐng)、審批、登記、歸還等流程和要求。2.檔案利用者必須遵守檔案利用制度，填寫利用申請(qǐng)表，注明利用目的、范圍、期限等內(nèi)容，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門辦理利用手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)利用者的身份和利用申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保利用行為合法合規(guī)。對(duì)于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的利用，要按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批。（二）利用過程管理1.在檔案查閱過程中，檔案工作人員應(yīng)在指定地點(diǎn)接待利用者，提供必要的服務(wù)設(shè)施，并對(duì)利用情況進(jìn)行全程監(jiān)督，防止利用者擅自涂改、損毀、抽取檔案。2.對(duì)于借閱的檔案，檔案工作人員要與利用者辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限、歸還時(shí)間等要求，并對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案完好無損后交付利用者。3.利用者如需復(fù)制檔案，檔案工作人員應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審核和登記，并對(duì)復(fù)制過程進(jìn)行監(jiān)督，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致，防止檔案信息泄露。4.在檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，檔案工作人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。同時(shí)，要追究利用者的責(zé)任。（三）利用后歸還1.利用者應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，檔案工作人員要對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容是否完整，載體是否完好。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、涂改、丟失等情況，利用者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并按照規(guī)定進(jìn)行賠償或補(bǔ)救。3.檔案歸還后，檔案工作人員要及時(shí)將檔案歸還原位，并做好利用記錄的整理和歸檔工作。六、檔案信息安全（一）信息系統(tǒng)安全1.建立健全檔案信息系統(tǒng)安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止黑客攻擊、病毒感染、數(shù)據(jù)泄露等安全事故的發(fā)生。2.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)系統(tǒng)安全隱患。3.對(duì)檔案信息系統(tǒng)的用戶進(jìn)行權(quán)限管理，嚴(yán)格控制用戶的訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作檔案信息。4.做好檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份工作，定期將檔案數(shù)據(jù)備份到安全的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）數(shù)據(jù)安全1.加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的管理，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和保密性。對(duì)重要數(shù)據(jù)要進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取或篡改。2.制定數(shù)據(jù)安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)安全演練，提高應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)安全突發(fā)事件的能力。3.嚴(yán)格控制檔案數(shù)據(jù)的訪問和使用，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要數(shù)據(jù)的訪問要進(jìn)行嚴(yán)格審批，并做好記錄。4.在數(shù)據(jù)處理過程中，要采取必要的安全措施，如數(shù)據(jù)脫敏、匿名化處理等，防止數(shù)據(jù)泄露。（三）人員安全管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的信息安全培訓(xùn)，提高人員的信息安全意識(shí)和操作技能,使其掌握基本的信息安全防護(hù)知識(shí)和技能。2.與檔案工作人員簽訂信息安全保密協(xié)議，明確其在信息安全方面的責(zé)任和義務(wù)，防止因人員疏忽或違規(guī)操作導(dǎo)致檔案信息泄露。3.對(duì)涉及檔案信息安全的崗位人員進(jìn)行定期審查和考核，確保人員具備良好的職業(yè)道德和安全意識(shí)。七、檔案安全檢查與整改（一）檢查制度1.建立檔案安全定期檢查制度，檔案局領(lǐng)導(dǎo)每年至少組織一次全面的檔案安全檢查，檔案管理部門每季度進(jìn)行一次自查，各部門每月進(jìn)行一次內(nèi)部檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案安全管理制度的執(zhí)行情況、檔案庫房設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況、檔案整理與保管情況、檔案利用安全情況、檔案信息系統(tǒng)安全情況等。3.制定檔案安全檢查標(biāo)準(zhǔn)和檢查表，明確檢查項(xiàng)目、檢查方法和檢查要求，確保檢查工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。（二）檢查方式1.采用實(shí)地檢查、查閱資料、詢問工作人員等方式進(jìn)行檔案安全檢查。實(shí)地檢查要對(duì)檔案庫房、檔案整理場所、檔案利用場所等進(jìn)行全面檢查，查閱資料要檢查檔案管理制度、操作規(guī)程、利用登記等文件，詢問工作人員要了解檔案安全管理工作的實(shí)際情況。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題要進(jìn)行詳細(xì)記錄，填寫檢查記錄單，注明問題的性質(zhì)、位置、影響程度等內(nèi)容。（三）整改措施1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時(shí)分析原因，制定整改措施，明確整改責(zé)任人和整改期限。2.整改責(zé)任人要按照整改措施認(rèn)真組織實(shí)施整改工作，確保問題得到及時(shí)有效的解決。3.檔案管理部門要對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保整改工作落實(shí)到位。對(duì)整改不力的部門和個(gè)人要進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并追究相關(guān)責(zé)任。八、檔案安全事故應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.制定完善的檔案安全事故應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急響應(yīng)程序、處置措施等內(nèi)容。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)根據(jù)檔案安全事故的類型和可能造成的危害程度進(jìn)行分類制定，如火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案、水災(zāi)應(yīng)急預(yù)案、失竊應(yīng)急預(yù)案、信息安全事故應(yīng)急預(yù)案等。3.定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行修訂和完善，確保應(yīng)急預(yù)案的科學(xué)性、合理性和有效性，并組織相關(guān)人員進(jìn)行演練，提高應(yīng)急處置能力。（二）應(yīng)急處置流程1.檔案安全事故發(fā)生后，現(xiàn)場工作人員應(yīng)立即采取措施進(jìn)行初步處置，如滅火、搶救檔案、保護(hù)現(xiàn)場等，并及時(shí)報(bào)告本部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門。2.檔案管理部門接到報(bào)告后，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，組織應(yīng)急處置工作，并及時(shí)向檔案局領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告事故情況。3.檔案局領(lǐng)導(dǎo)接到報(bào)告后，應(yīng)迅速組織相關(guān)人員趕赴現(xiàn)場，指揮應(yīng)急處置工作，協(xié)調(diào)解決應(yīng)急處置過程中出現(xiàn)的問題。4.根據(jù)事故類型和危害程度，采取相應(yīng)的處置措施，如疏散人員、搶救檔案、修復(fù)設(shè)施設(shè)備、調(diào)查事故原因等。在處置過程中，要注意保護(hù)檔案的安全，盡量減少損失。5.事故處置結(jié)束后，要及時(shí)對(duì)事故進(jìn)行調(diào)查處理，查明事故原因，分清責(zé)任，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并向上級(jí)主管部門報(bào)告事故處理情況。（三）后期恢復(fù)與重建1.檔案安全事故處置結(jié)束后，要及時(shí)組織對(duì)受損檔案進(jìn)行搶救和修復(fù)，盡量恢復(fù)檔案的原貌和可用性。2.對(duì)受損的檔案庫房設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維修和更換，確保庫房設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。3.總結(jié)檔案安全事故應(yīng)急處置工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行修訂和完善，加強(qiáng)檔案安全管理工作，防止類似事故再次發(fā)生。九、檔案安全培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.制定檔案安全培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)方式等。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案安全法律法規(guī)、檔案安全管理制度、檔案整理與保管知識(shí)、檔案利用安全知識(shí)、檔案信息安全知識(shí)、檔案安全事故應(yīng)急處置知識(shí)等。3.根據(jù)不同崗位和人員的需求，有針對(duì)性地開展培訓(xùn)工作，確保培訓(xùn)效果。（二）培訓(xùn)方式1.采用集中培訓(xùn)、專題講座、在線學(xué)習(xí)、實(shí)地操作等多種方式進(jìn)行檔案安全培訓(xùn)。2.在集中培訓(xùn)和專題講座中，邀請(qǐng)檔案安全專家、法律專家等進(jìn)行授課，系統(tǒng)講解檔案安全知識(shí)和技能。