PAGE監(jiān)委檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)監(jiān)委檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在監(jiān)委工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于監(jiān)委機(jī)關(guān)各部門及全體工作人員在履行職責(zé)過程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則監(jiān)委檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映監(jiān)委工作的實(shí)際情況，確保檔案的完整性，不得遺漏、篡改重要信息。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全防護(hù)，確保檔案信息不泄露、不丟失，嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、工作秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為監(jiān)委工作提供及時、有效的檔案服務(wù)，滿足工作需要。二、檔案管理部門職責(zé)（一）綜合管理職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善監(jiān)委檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃監(jiān)委檔案管理工作，制定檔案工作計(jì)劃和發(fā)展規(guī)劃，明確工作目標(biāo)和任務(wù)。3.負(fù)責(zé)對監(jiān)委各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案工作培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。（二）檔案收集職責(zé)1.制定檔案收集范圍和標(biāo)準(zhǔn)，明確各類檔案的歸檔要求和時間節(jié)點(diǎn)。2.指導(dǎo)和督促監(jiān)委各部門及時收集、整理本部門形成的檔案，確保檔案齊全完整。3.主動收集與監(jiān)委工作相關(guān)的外部文件、資料等，豐富檔案資源。（三）檔案整理職責(zé)1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號和排列，確保檔案條理清晰、便于查找。2.對檔案進(jìn)行編目、編制檢索工具，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，提高檔案檢索效率。3.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和技術(shù)處理，確保檔案的可讀性和耐久性。（四）檔案保管職責(zé)1.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，如檔案庫房、檔案架、防火防盜防潮防蟲等設(shè)施。2.對檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，確保檔案安全。3.做好檔案的數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲，建立電子檔案庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的便捷利用和長期保存。（五）檔案利用職責(zé)1.制定檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、方式和審批程序。2.積極為監(jiān)委工作提供檔案查閱、借閱服務(wù)，根據(jù)工作需要及時準(zhǔn)確地提供檔案資料。3.對檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，跟蹤檔案利用效果，及時反饋利用過程中存在的問題。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案包括上級文件、本級文件、下級文件、內(nèi)部文件等，按照文件的來源、時間、內(nèi)容等進(jìn)行分類。2.案件檔案涵蓋各類違紀(jì)違法案件的調(diào)查、審理等過程中形成的檔案，按照案件性質(zhì)、辦理階段等進(jìn)行分類。3.人事檔案包含監(jiān)委工作人員的個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲等檔案材料。4.財(cái)務(wù)檔案涉及監(jiān)委財(cái)務(wù)收支、預(yù)算決算、審計(jì)等方面的檔案。5.聲像檔案如照片、錄音、錄像等資料，記錄監(jiān)委重要活動、會議等場景。6.電子檔案以電子形式存儲的各類檔案，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件等。（二）編號規(guī)則1.文書檔案編號采用年度保管期限流水號的形式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書檔案。2.案件檔案編號按照案件編號進(jìn)行編制，如A案00X，其中A案為案件名稱，00X為該案件檔案的順序號。3.人事檔案編號根據(jù)人員編號進(jìn)行，確保一人一檔，編號唯一。4.財(cái)務(wù)檔案編號結(jié)合會計(jì)年度和檔案類別進(jìn)行，如2023會計(jì)憑證01，表示2023年的第1冊會計(jì)憑證檔案。5.聲像檔案編號按照形成時間和內(nèi)容類別進(jìn)行，如20230501重要會議0X，表示2023年5月1日拍攝的重要會議的第X份聲像檔案。6.電子檔案編號在紙質(zhì)檔案編號基礎(chǔ)上，增加“E”標(biāo)識，如2023永久001E，表示對應(yīng)的電子檔案。四、檔案收集與歸檔（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與監(jiān)委工作相關(guān)聯(lián)的各類文件、指示、通知等。2.監(jiān)委在履行監(jiān)督檢查、審查調(diào)查、案件審理等職責(zé)過程中形成的文件材料，包括立案審批表、調(diào)查筆錄、證據(jù)材料、審理報告等。3.監(jiān)委工作人員的任免文件、考核材料、培訓(xùn)記錄、獎懲決定等人事檔案資料。4.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報表、會計(jì)憑證、審計(jì)報告等財(cái)務(wù)檔案。5.反映監(jiān)委重要活動、會議以及工作成果的照片、錄音、錄像等聲像資料。6.通過辦公自動化系統(tǒng)、電子郵件等形成的具有保存價值的電子文件。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集和整理工作，確保檔案收集及時、完整。2.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定格式存儲，并進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。4.聲像資料應(yīng)注明拍攝時間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行整理和編輯。（三）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.案件檔案在案件辦結(jié)后一個月內(nèi)歸檔。3.人事檔案應(yīng)及時歸檔，人員調(diào)動、離職等情況發(fā)生后，相關(guān)檔案材料應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)整理歸檔。4.財(cái)務(wù)檔案按照會計(jì)年度進(jìn)行歸檔，在次年上半年完成。5.聲像檔案應(yīng)在活動結(jié)束或事件發(fā)生后及時整理歸檔。6.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保電子與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。五、檔案整理與編目（一）整理流程1.對收集到的檔案進(jìn)行分類，按照預(yù)先確定的檔案分類方案，將不同類別的檔案分開。2.對每一類檔案進(jìn)行排序，文書檔案按照文件的重要程度、時間順序等進(jìn)行排列；案件檔案按照案件辦理流程進(jìn)行排列。3.去除檔案中的金屬物，如訂書釘、回形針等，對破損的檔案進(jìn)行修補(bǔ)。4.按照檔案裝訂要求，將檔案材料進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。（二）編目內(nèi)容1.編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目。2.對檔案進(jìn)行編頁號，標(biāo)注每一頁的頁碼，確保頁碼連續(xù)、準(zhǔn)確。3.編寫檔案備考表，記錄檔案的整理情況、缺損情況、利用情況等。（三）檢索工具編制1.建立紙質(zhì)檔案目錄索引，方便查閱紙質(zhì)檔案。2.構(gòu)建電子檔案檢索系統(tǒng)，通過關(guān)鍵詞、日期、文號等多種方式進(jìn)行檢索，提高電子檔案利用效率。六、檔案保管與保護(hù)（一）保管設(shè)施建設(shè)1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜中，按照編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放。3.聲像檔案應(yīng)采用光盤、磁帶等存儲介質(zhì)進(jìn)行保存，并建立相應(yīng)的存儲目錄。（三）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對檢查情況進(jìn)行記錄，形成檔案檢查記錄臺賬。（四）檔案安全防護(hù)1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。2.對檔案管理人員進(jìn)行安全保密教育，提高安全意識，嚴(yán)格遵守檔案管理安全制度。3.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在發(fā)生突發(fā)事件時能夠及時有效地保護(hù)檔案安全。七、檔案利用與借閱（一）利用范圍1.監(jiān)委工作人員因工作需要查閱檔案，包括查閱文書檔案、案件檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.因工作協(xié)作、調(diào)查研究等需要，經(jīng)批準(zhǔn)后相關(guān)單位或人員可以查閱監(jiān)委檔案。（二）借閱程序1.填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批情況，辦理檔案借閱手續(xù)，發(fā)放檔案借閱證，并登記借閱檔案的相關(guān)信息。4.借閱人員憑借閱證到檔案庫房借閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。（三）利用期限1.一般檔案借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案或特殊情況下的檔案借閱期限根據(jù)實(shí)際情況確定，最長不得超過[X]個工作日。（四）歸還要求1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，歸還時檔案管理部門應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完好無損。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合監(jiān)委工作實(shí)際，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干以及相關(guān)專家組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.對檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定檔案的保管期限。2.參考同類檔案的保管情況，結(jié)合監(jiān)委工作發(fā)展趨勢，綜合判斷檔案的價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等