PAGE選房檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)選房檔案管理，確保選房過(guò)程的規(guī)范、公正、透明，維護(hù)選房相關(guān)各方的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部涉及選房活動(dòng)的所有檔案管理工作，包括但不限于選房方案制定、房源信息管理、選房流程記錄、客戶(hù)資料歸檔等環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的各類(lèi)文件、資料和記錄。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：選房檔案應(yīng)如實(shí)反映選房活動(dòng)的全過(guò)程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋選房活動(dòng)的各個(gè)方面，保證檔案資料的全面性和系統(tǒng)性。3.保密性原則：對(duì)涉及個(gè)人隱私、商業(yè)機(jī)密等信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、保管和利用應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。二、選房檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)1.選房方案類(lèi)：包括選房活動(dòng)的總體方案、細(xì)則、補(bǔ)充規(guī)定等。2.房源信息類(lèi)：房源的基本情況、戶(hù)型圖、面積、價(jià)格等資料。3.客戶(hù)資料類(lèi)：選房客戶(hù)的個(gè)人信息、購(gòu)房意向、資格審核材料等。4.選房流程記錄類(lèi)：簽到表、搖號(hào)記錄、選房順序號(hào)、選房確認(rèn)單等。5.其他類(lèi)：與選房活動(dòng)相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、通知、公告等。（二）編號(hào)為便于檔案的識(shí)別和管理，對(duì)每類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，例如：1.選房方案類(lèi)：XFFA[年份][序號(hào)]，其中“XF”代表選房檔案，“FA”表示選房方案類(lèi)，[年份]為方案制定年份，[序號(hào)]為該年份方案的順序號(hào)。2.房源信息類(lèi)：XFFY[房源批次][序號(hào)]，“FY”表示房源信息類(lèi)，[房源批次]為房源推出的批次，[序號(hào)]為該批次房源的順序號(hào)。3.客戶(hù)資料類(lèi)：XFKC[客戶(hù)編號(hào)]，“KC”表示客戶(hù)資料類(lèi)，[客戶(hù)編號(hào)]為客戶(hù)的唯一標(biāo)識(shí)。4.選房流程記錄類(lèi)：XFLC[選房日期][序號(hào)]，“LC”表示選房流程記錄類(lèi)，[選房日期]為選房活動(dòng)的日期，[序號(hào)]為該日期記錄的順序號(hào)。5.其他類(lèi)：XFQT[年份][序號(hào)]，“QT”表示其他類(lèi)，[年份]為文件產(chǎn)生年份，[序號(hào)]為該年份文件的順序號(hào)。三、選房檔案的形成與收集（一）形成1.各部門(mén)在選房活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中，應(yīng)按照職責(zé)分工及時(shí)形成相關(guān)檔案資料。選房方案由策劃部門(mén)負(fù)責(zé)制定和修訂；房源信息由銷(xiāo)售部門(mén)或相關(guān)房源管理部門(mén)提供和更新；客戶(hù)資料由銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)收集和整理；選房流程記錄由現(xiàn)場(chǎng)工作人員負(fù)責(zé)填寫(xiě)和記錄。2.所有檔案資料應(yīng)在產(chǎn)生后及時(shí)進(jìn)行整理和核對(duì)，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。（二）收集1.各部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)將本部門(mén)形成的檔案資料移交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)在收到移交的檔案資料后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與移交部門(mén)溝通并要求補(bǔ)充或更正。四、選房檔案的整理與歸檔（一）整理1.檔案管理部門(mén)對(duì)收集到的選房檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，按照編號(hào)規(guī)則對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，并制作相應(yīng)的目錄清單。2.對(duì)紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物、裝訂整齊，采用A4紙張規(guī)格進(jìn)行折疊或粘貼，確保頁(yè)面平整、牢固。對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在指定的存儲(chǔ)介質(zhì)中。3.檔案整理過(guò)程中，應(yīng)檢查檔案資料的關(guān)聯(lián)性和邏輯性，對(duì)不符合要求的資料進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整和補(bǔ)充。（二）歸檔1.整理后的選房檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，按照類(lèi)別和編號(hào)順序存放于檔案柜或電子存儲(chǔ)系統(tǒng)中。2.建立檔案索引，便于快速查找和調(diào)閱。索引內(nèi)容包括檔案編號(hào)、類(lèi)別、名稱(chēng)、形成日期、保管期限等信息。3.在歸檔過(guò)程中，應(yīng)對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行再次檢查，確保歸檔質(zhì)量。五、選房檔案的保管（一）保管期限1.選房方案類(lèi)：長(zhǎng)期保存，直至選房活動(dòng)結(jié)束后相關(guān)事項(xiàng)處理完畢。2.房源信息類(lèi)：長(zhǎng)期保存，作為房源管理和銷(xiāo)售參考的重要依據(jù)。3.客戶(hù)資料類(lèi)：自客戶(hù)選房完成后保存一定期限，一般為[X]年，以便后續(xù)查詢(xún)和處理可能出現(xiàn)的問(wèn)題。4.選房流程記錄類(lèi)：長(zhǎng)期保存，作為選房活動(dòng)真實(shí)性和公正性的重要證明。5.其他類(lèi)：根據(jù)文件性質(zhì)和實(shí)際需要確定保管期限，一般為[X]年至長(zhǎng)期保存不等。（二）保管條件1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，配備必要的檔案柜、防蟲(chóng)藥品等設(shè)施。2.電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)存放在適宜的環(huán)境中，避免受到磁場(chǎng)、靜電等干擾。3.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專(zhuān)人管理，嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入，確保檔案安全。（三）檔案清查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)選房檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。同時(shí)，對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成清查報(bào)告。六、選房檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要，可查閱、借閱選房檔案。查閱、借閱范圍應(yīng)嚴(yán)格按照工作職責(zé)和審批程序進(jìn)行限定。2.涉及選房活動(dòng)的相關(guān)部門(mén)，如法務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等，在履行工作職責(zé)時(shí)可依法查閱選房檔案。3.在特定情況下，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，客戶(hù)本人或其授權(quán)代理人可查閱與其相關(guān)的選房檔案資料，但應(yīng)遵守保密規(guī)定和查閱程序。（二）利用流程1.查閱申請(qǐng)：內(nèi)部工作人員如需查閱選房檔案，應(yīng)填寫(xiě)《選房檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案類(lèi)別和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后提交至檔案管理部門(mén)。2.審批：檔案管理部門(mén)收到查閱申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。對(duì)于符合查閱規(guī)定的申請(qǐng)，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的查閱申請(qǐng)，需報(bào)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱：經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱。查閱過(guò)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案資料的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制部分檔案內(nèi)容，應(yīng)另行填寫(xiě)《選房檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。4.借閱申請(qǐng)：因工作需要借閱選房檔案的，除填寫(xiě)《選房檔案查閱申請(qǐng)表》外，還應(yīng)注明借閱期限和歸還時(shí)間。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱審批：借閱申請(qǐng)經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)（根據(jù)檔案重要程度）審批后，方可辦理借閱手續(xù)。6.借閱登記：檔案管理部門(mén)對(duì)借閱的檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄借閱人姓名、部門(mén)、借閱時(shí)間、檔案名稱(chēng)和編號(hào)、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。借閱人應(yīng)在借閱登記冊(cè)上簽字確認(rèn)。7.歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)將檔案歸還至檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)在收到歸還的檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或其他問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。七、選房檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)與接觸選房檔案的工作人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任。2.對(duì)選房檔案中的敏感信息，如客戶(hù)個(gè)人隱私、房源價(jià)格策略等，應(yīng)進(jìn)行加密處理或采取其他保密措施。3.嚴(yán)格限制選房檔案的知悉范圍，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員接觸和傳播檔案內(nèi)容。在檔案查閱、借閱過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守審批程序，確保信息不被泄露。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防范措施，安裝必要的防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)備。檔案庫(kù)房應(yīng)配備消防器材，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程進(jìn)行安全監(jiān)控，防止數(shù)據(jù)被非法獲取、篡改或丟失。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在異地安全場(chǎng)所。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等緊急情況下的應(yīng)急處置措施。定期組織檔案管理人員進(jìn)行應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。八、選房檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件選房檔案在保管期限屆滿(mǎn)后，經(jīng)檔案管理部門(mén)鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀程序1.鑒定：檔案管理部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)擬銷(xiāo)毀的選房檔案進(jìn)行鑒定，形成鑒定報(bào)告，明確檔案的銷(xiāo)毀范圍和方式。2.審批：鑒定報(bào)告經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀：檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)和數(shù)量等信息。記錄由檔案管理部門(mén)專(zhuān)人負(fù)責(zé)保存，保存期限為[X]年。4.監(jiān)銷(xiāo)：在檔案銷(xiāo)毀