PAGE會(huì)計(jì)檔案制度查閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案查閱行為，保證會(huì)計(jì)檔案的安全與完整，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)涉及會(huì)計(jì)檔案查閱的相關(guān)活動(dòng)。（三）定義1.會(huì)計(jì)檔案：是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。2.查閱：指因工作需要，經(jīng)規(guī)定程序批準(zhǔn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行查看、調(diào)閱、復(fù)印等操作。二、會(huì)計(jì)檔案的范圍與分類（一）會(huì)計(jì)檔案的范圍1.會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證。2.會(huì)計(jì)賬簿，如總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。4.其他會(huì)計(jì)資料，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。（二）會(huì)計(jì)檔案的分類1.按形成時(shí)間分類，可分為年度會(huì)計(jì)檔案、季度會(huì)計(jì)檔案、月度會(huì)計(jì)檔案等。2.按檔案內(nèi)容分類，可分為會(huì)計(jì)憑證類檔案、會(huì)計(jì)賬簿類檔案、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類檔案、其他會(huì)計(jì)資料類檔案。三、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管部門公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)本公司會(huì)計(jì)檔案的整理、裝訂和保管工作。設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)（柜），指定專人負(fù)責(zé)保管，確保會(huì)計(jì)檔案存放有序、安全保密。（二）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿保管期限為30年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為：月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為永久。4.其他會(huì)計(jì)資料保管期限為：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年；納稅申報(bào)表保管期限為10年；會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年；會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書保管期限為永久。（三）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)妥善保管，存放地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜等條件，確保會(huì)計(jì)檔案的安全與完整。2.采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按分類和編號(hào)順序存放，便于查找和調(diào)閱。同時(shí)建立會(huì)計(jì)檔案目錄，詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案的名稱、編號(hào)、保管期限、存放地點(diǎn)等信息。四、會(huì)計(jì)檔案查閱的申請(qǐng)與審批（一）查閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.外部單位或個(gè)人因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查、司法調(diào)查等原因需要查閱公司會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)出具單位介紹信或相關(guān)證明文件，并填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱范圍、查閱時(shí)間等內(nèi)容。申請(qǐng)表需經(jīng)公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）審批流程1.對(duì)于公司內(nèi)部人員的查閱申請(qǐng)，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在收到申請(qǐng)表后的[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審批。如同意查閱，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)；如不同意，應(yīng)注明原因并退回申請(qǐng)表。2.對(duì)于外部單位或個(gè)人的查閱申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人應(yīng)在收到申請(qǐng)表及相關(guān)證明文件后的[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在收到申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)做出批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)的決定。批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部安排專人負(fù)責(zé)協(xié)助查閱工作。五、會(huì)計(jì)檔案查閱的辦理（一）查閱地點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案原則上應(yīng)在公司財(cái)務(wù)部指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱。如有特殊情況需要在其他地點(diǎn)查閱，需經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的安全措施。（二）查閱方式1.查閱人員只能在規(guī)定的查閱范圍內(nèi)進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或帶出會(huì)計(jì)檔案原件。如需復(fù)印或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定人員的監(jiān)督下進(jìn)行操作。2.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)保持安靜，不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、標(biāo)記、污損或撕毀。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將會(huì)計(jì)檔案歸還保管人員，并辦理歸還手續(xù)。（三）查閱時(shí)間查閱時(shí)間應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的保管期限和重要程度合理安排。一般情況下，查閱時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)，每次查閱時(shí)間不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如因特殊情況需要延長(zhǎng)查閱時(shí)間，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。六、會(huì)計(jì)檔案查閱的登記與記錄（一）查閱登記1.財(cái)務(wù)部應(yīng)建立《會(huì)計(jì)檔案查閱登記簿》，對(duì)每一次會(huì)計(jì)檔案查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱申請(qǐng)人、查閱內(nèi)容、查閱目的、查閱時(shí)間、批準(zhǔn)人等信息。2.查閱人員查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)在登記簿上簽字確認(rèn)。查閱完畢后，保管人員應(yīng)檢查會(huì)計(jì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，并在登記簿上記錄歸還情況。（二）記錄保存《會(huì)計(jì)檔案查閱登記簿》應(yīng)妥善保管，保管期限與相應(yīng)會(huì)計(jì)檔案的保管期限一致。查閱記錄作為會(huì)計(jì)檔案管理的重要資料，以備日后查詢和審計(jì)。七、會(huì)計(jì)檔案查閱的保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.查閱人員對(duì)在查閱過(guò)程中知悉的公司商業(yè)秘密、會(huì)計(jì)信息等負(fù)有保密義務(wù)。不得向無(wú)關(guān)人員泄露會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容，不得利用查閱會(huì)計(jì)檔案獲取的信息謀取私利。2.財(cái)務(wù)部保管人員應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的查閱情況嚴(yán)格保密，不得擅自向他人透露查閱人員的信息及查閱內(nèi)容。（二）保密措施1.在查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)盡量減少無(wú)關(guān)人員在場(chǎng)。如需多人共同查閱，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，防止信息泄露。2.查閱涉及商業(yè)秘密或敏感信息的會(huì)計(jì)檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)與財(cái)務(wù)部簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和違約責(zé)任。3.對(duì)于查閱過(guò)程中形成的復(fù)印件、摘錄等資料，查閱人員應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或傳播。如需銷毀，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定人員的監(jiān)督下進(jìn)行。八、會(huì)計(jì)檔案查閱的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案查閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查查閱申請(qǐng)審批流程是否規(guī)范、查閱登記是否完整、查閱人員是否遵守保密規(guī)定等。2.財(cái)務(wù)部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案查閱工作的日常管理，定期對(duì)保管的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保會(huì)計(jì)檔案的安全與完整。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改。（二）外部檢查1.接受財(cái)政部門、審計(jì)機(jī)關(guān)、稅務(wù)機(jī)關(guān)等政府部門的監(jiān)督檢查時(shí)，公司應(yīng)積極配合，如實(shí)提供會(huì)計(jì)檔案查閱相關(guān)資料，接受檢查人員的詢問(wèn)和查閱。2.對(duì)于政府部門提出的整改意見，公司應(yīng)認(rèn)真落實(shí)，及時(shí)改進(jìn)會(huì)計(jì)檔案查閱制度執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱會(huì)計(jì)檔案。2.查閱人員擅自擴(kuò)大查閱范圍、帶出會(huì)計(jì)檔案原件或在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、標(biāo)記、污損、撕毀。3.查閱人員泄露會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容或利用查閱獲取的信息謀取私利。4.保管人員未按規(guī)定辦理查閱登記手續(xù)或擅自向他人透露查閱情況。（二）處理措施1.對(duì)于違反會(huì)計(jì)檔案查閱制度的公司內(nèi)部人員，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.對(duì)于外部單位或個(gè)人違反規(guī)定查閱會(huì)計(jì)檔案的行為，公司有權(quán)拒絕其查閱申請(qǐng)，并依法追究其法律責(zé)任。3.因違規(guī)查閱行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。