PAGE食材配送檔案管理制度一、總則（一）目的為加強食材配送過程的規(guī)范化管理，確保食材配送服務(wù)的質(zhì)量與安全，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本檔案管理制度。本制度旨在對食材配送業(yè)務(wù)涉及的各類文件、資料進(jìn)行有效管理，為公司運營決策、質(zhì)量追溯、風(fēng)險防控等提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司食材配送業(yè)務(wù)的全過程，包括但不限于食材采購、驗收、儲存、加工、配送等環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的各類檔案資料的管理。涉及與食材供應(yīng)商、客戶、監(jiān)管部門等相關(guān)的文件往來及信息記錄均在本制度管理范疇內(nèi)。（三）基本原則1.真實性原則：檔案資料應(yīng)如實反映食材配送業(yè)務(wù)的實際情況，確保記錄信息的真實性和可靠性。2.完整性原則：涵蓋食材配送業(yè)務(wù)各個環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，保證檔案內(nèi)容完整無缺，能夠全面反映業(yè)務(wù)全貌。3.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、歸檔、保管和利用應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。4.保密性原則：對于涉及公司商業(yè)機密、客戶隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.可追溯性原則：檔案資料應(yīng)具備清晰的脈絡(luò)和可追溯性，以便在需要時能夠快速準(zhǔn)確地查詢和追溯食材配送業(yè)務(wù)的歷史信息。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌和管理食材配送檔案工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善食材配送檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、存儲等日常管理工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，確保檔案查詢的便捷性和高效性。4.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，保證檔案的完整性和安全性。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.為公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。（二）食材采購部門1.負(fù)責(zé)收集、整理食材采購過程中的各類文件資料，包括采購訂單、供應(yīng)商資質(zhì)證明、采購合同、詢價記錄、報價單等，并及時移交檔案管理部門。2.在采購業(yè)務(wù)發(fā)生過程中，確保相關(guān)文件資料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性，配合檔案管理部門做好采購檔案的整理和歸檔工作。（三）食材驗收部門1.對食材驗收環(huán)節(jié)產(chǎn)生的資料進(jìn)行整理和保管，如驗收報告、檢驗檢疫證明、不合格品處理記錄等，并定期移交檔案管理部門。2.負(fù)責(zé)記錄驗收過程中的各項數(shù)據(jù)和信息，保證驗收檔案能夠真實反映食材的質(zhì)量狀況和驗收結(jié)果。（四）食材儲存部門1.做好食材儲存期間的檔案管理工作，包括庫存記錄、出入庫憑證、庫存盤點記錄、溫濕度記錄等，并及時將相關(guān)資料移交檔案管理部門存檔。2.確保庫存檔案信息的及時性和準(zhǔn)確性，配合檔案管理部門進(jìn)行庫存賬目與檔案記錄的核對工作。（五）食材加工部門1.負(fù)責(zé)整理食材加工過程中的各類文件，如加工工藝流程記錄、加工人員健康證明、食品添加劑使用記錄等，并按時移交檔案管理部門。2.在加工過程中嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范操作，保證加工檔案能夠反映加工過程的合規(guī)性和食品質(zhì)量安全情況。（六）食材配送部門1.收集和整理食材配送環(huán)節(jié)的資料，如配送訂單、運輸車輛信息、配送路線記錄、送貨回執(zhí)等，并及時歸檔至檔案管理部門。2.對配送過程中的異常情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，如交通事故、延誤配送等，確保配送檔案能夠全面反映配送業(yè)務(wù)的實際情況。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.采購檔案類：包括食材采購訂單、供應(yīng)商檔案、采購合同、采購發(fā)票、詢價文件、報價單等。2.驗收檔案類：驗收報告、檢驗檢疫證明、感官檢驗記錄、理化檢驗報告、微生物檢驗報告、不合格品處理記錄等。3.儲存檔案類：庫存臺賬、出入庫單、庫存盤點表、溫濕度記錄、庫存損耗記錄等。4.加工檔案類：加工工藝流程文件、加工人員健康檔案、食品添加劑使用記錄、加工設(shè)備維護(hù)記錄等。5.配送檔案類：配送訂單、運輸車輛檔案、配送路線規(guī)劃、送貨回執(zhí)、配送異常記錄等。6.客戶檔案類：客戶基本信息、訂單記錄、客戶反饋意見、投訴處理記錄等。7.質(zhì)量安全檔案類：食品安全自查記錄、食品安全事故應(yīng)急預(yù)案及演練記錄、食品安全培訓(xùn)記錄、質(zhì)量認(rèn)證文件等。8.行政管理檔案類：公司內(nèi)部關(guān)于食材配送業(yè)務(wù)的通知、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)等。（二）編號規(guī)則為便于檔案的管理和查詢，對各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號采用“年份+類別代碼+流水號”的形式，具體如下：1.年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”代表檔案形成的年份。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類設(shè)置相應(yīng)的兩位字母代碼，具體如下：“CG”代表采購檔案類；“YS”代表驗收檔案類；“CC”代表儲存檔案類；“JG”代表加工檔案類；“PS”代表配送檔案類；“KH”代表客戶檔案類；“ZLAQ”代表質(zhì)量安全檔案類；“XZ”代表行政管理檔案類。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，采用四位數(shù)字編號，從“0001”開始遞增。例如，2023年采購的第12份合同檔案編號為“2023CG0012”。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將形成或獲取的檔案資料整理齊全，移交至檔案管理部門。3.對于外來文件，如供應(yīng)商提供的資質(zhì)證明、檢驗檢疫報告等，接收部門應(yīng)及時登記，并將原件或復(fù)印件移交檔案管理部門歸檔。（二）整理規(guī)范1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案資料后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.每份檔案應(yīng)保持資料的完整性，去除無關(guān)的附件和重復(fù)的內(nèi)容。對于紙張大小不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。3.對檔案資料進(jìn)行排序，一般按照文件形成的時間順序排列，重要文件在前，次要文件在后。對于有特定邏輯順序的檔案，如采購合同應(yīng)按照合同簽訂、執(zhí)行、變更、終止等環(huán)節(jié)的相關(guān)文件依次排列。4.為每份檔案編制目錄，目錄應(yīng)清晰反映檔案內(nèi)文件的題名、日期、頁號等信息，便于查閱。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理部門在完成檔案整理后，按照編號規(guī)則對檔案進(jìn)行編號，并將檔案裝入檔案盒或文件夾。2.在檔案盒或文件夾的封面和脊背標(biāo)注檔案編號、類別、題名、年度等信息。3.將整理好的檔案按照類別存放在檔案柜中，每個檔案柜應(yīng)標(biāo)明存放檔案的類別范圍。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司核心業(yè)務(wù)、重大權(quán)益、重要歷史記錄以及具有長期查考利用價值的檔案，如公司成立以來的食材配送業(yè)務(wù)發(fā)展歷程資料、重大采購合同、食品安全事故處理檔案等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他檔案根據(jù)其重要程度和實際使用頻率確定保管期限，一般分為3年、5年、10年等。具體如下：采購檔案類：采購合同、供應(yīng)商檔案等重要文件保管期限為10年；采購訂單、詢價文件等一般文件保管期限為3年。驗收檔案類：驗收報告、檢驗檢疫證明等與食品安全直接相關(guān)的文件保管期限為10年；感官檢驗記錄等一般性驗收記錄保管期限為3年。儲存檔案類：庫存臺賬、出入庫單等反映庫存動態(tài)的文件保管期限為5年；溫濕度記錄、庫存盤點表等日常記錄保管期限為3年。加工檔案類：加工工藝流程文件、食品添加劑使用記錄等涉及食品安全關(guān)鍵環(huán)節(jié)的文件保管期限為10年；加工人員健康檔案等一般性文件保管期限為3年。配送檔案類：配送訂單、送貨回執(zhí)等與客戶業(yè)務(wù)往來相關(guān)的文件保管期限為5年；運輸車輛檔案、配送路線記錄等一般性配送記錄保管期限為3年?？蛻魴n案類：客戶基本信息、訂單記錄等反映客戶長期合作關(guān)系的文件保管期限為10年；客戶反饋意見、投訴處理記錄等短期與客戶溝通的文件保管期限為3年。質(zhì)量安全檔案類：食品安全自查記錄、食品安全事故應(yīng)急預(yù)案及演練記錄等涉及食品安全管理體系運行的重要文件保管期限為永久；食品安全培訓(xùn)記錄等一般性質(zhì)量安全文件保管期限為3年。行政管理檔案類：公司內(nèi)部關(guān)于食材配送業(yè)務(wù)的通知保管期限為3年；會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)等根據(jù)其重要性確定保管期限，重要的保管期限為5年，一般性的保管期限為3年。（三）保管條件1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.檔案柜應(yīng)排列整齊，便于通風(fēng)和查找。檔案應(yīng)分類存放，避免不同類別檔案混淆。4.定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案保管環(huán)境的安全和穩(wěn)定。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案資料。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時記錄并報告。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對借閱申請表進(jìn)行登記，并收取相應(yīng)的借閱押金（根據(jù)檔案重要程度和借閱期限確定）。借閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，如逾期未還，檔案管理部門有權(quán)扣除借閱押金，并追究借閱人的責(zé)任。3.借閱的檔案必須保持完整，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或進(jìn)行復(fù)印、拍照等操作。如需復(fù)印或拍照，應(yīng)另行填寫申請，經(jīng)檔案管理部門同意并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.借閱人歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并要求借閱人承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表、財務(wù)人員等組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查和評估，確定檔案的存毀。3.對于仍有查考利用價值的檔案，應(yīng)延長其保管期限；對于確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場對銷毀檔案進(jìn)行清點核對，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。3.銷毀方式可采用焚燒、粉碎等物理