PAGE旅游協(xié)會檔案管理制度一、總則（一）目的為加強旅游協(xié)會檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，充分發(fā)揮檔案在旅游協(xié)會各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于旅游協(xié)會機關(guān)各部門、各分支機構(gòu)及全體工作人員形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則旅游協(xié)會檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由協(xié)會綜合辦公室負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化和科學化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映旅游協(xié)會各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映旅游協(xié)會各項工作的歷史過程和成果，確保檔案的完整性。4.保密性原則對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，確保檔案信息的安全。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理領(lǐng)導小組成立以協(xié)會會長為組長，副會長為副組長，各部門負責人為成員的檔案管理領(lǐng)導小組，負責領(lǐng)導和監(jiān)督協(xié)會檔案管理工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。（二）綜合辦公室綜合辦公室作為協(xié)會檔案管理的職能部門，具體負責檔案管理的日常工作，其職責如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善協(xié)會檔案管理制度。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.負責檔案的保管、保護工作，定期對檔案進行檢查、清點和維護，確保檔案的安全。4.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定對已失去保存價值的檔案進行鑒定和銷毀。5.負責檔案的統(tǒng)計工作，建立檔案統(tǒng)計臺賬，及時準確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.負責檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，按照規(guī)定為協(xié)會工作人員和外部單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)。7.負責檔案信息化建設(shè)工作，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理的效率和水平。8.負責對協(xié)會各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓，提高協(xié)會工作人員的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。（三）各部門檔案管理員各部門應(yīng)指定一名檔案管理員，負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作，并接受綜合辦公室的業(yè)務(wù)指導和監(jiān)督。其職責如下：1.負責本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理規(guī)定，對本部門檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作，確保檔案的規(guī)范化。3.負責本部門檔案的保管工作，定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全。4.按照規(guī)定將本部門整理好的檔案及時移交綜合辦公室。5.協(xié)助綜合辦公室做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.協(xié)會在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，包括但不限于：協(xié)會章程、會員代表大會文件、理事會會議文件、常務(wù)理事會會議文件、會長辦公會會議文件等。協(xié)會工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。協(xié)會與政府部門、其他社會組織、企業(yè)等簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。協(xié)會組織的各類活動的文件、資料、照片、視頻等，如旅游展會、研討會、培訓活動、考察調(diào)研等。協(xié)會會員管理文件，包括會員入會申請表、會員登記表、會員證書、會員會費繳納記錄等。協(xié)會財務(wù)管理文件，包括財務(wù)預算、決算、審計報告、會計憑證、賬簿等。協(xié)會人事管理文件，包括人員招聘、培訓、考核晉升、獎懲等文件。協(xié)會的外事活動文件，包括出國考察、接待外賓等相關(guān)文件。協(xié)會獲得的榮譽證書、獎牌、獎杯等實物檔案。2.協(xié)會工作人員在工作中形成的個人業(yè)務(wù)檔案，包括工作業(yè)績、科研成果、培訓經(jīng)歷、獲獎情況等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案整理要求。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.對于重要活動、項目等形成的文件材料，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時收集整理。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，確保檔案分類科學、合理。3.檔案整理應(yīng)做到規(guī)范化、標準化，統(tǒng)一采用國家規(guī)定的分類編號方法和整理格式。（四）整理方法1.分類檔案分為文書檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案等類別。文書檔案按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類。會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進行分類。人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進行分類整理。業(yè)務(wù)檔案按照不同業(yè)務(wù)類型進行分類，如會員管理檔案、活動檔案、項目檔案等。聲像檔案按照載體形式、內(nèi)容等進行分類。2.編號文書檔案采用年度保管期限流水號的編號方法，如“2023永久001”。會計檔案按照會計年度和檔案類別進行編號，如“2023年會計憑證001”。人事檔案按照檔案管理規(guī)定進行編號。業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型制定編號規(guī)則，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。聲像檔案按照形成時間、內(nèi)容等進行編號，如“20230501旅游展會開幕式001”。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)包括案卷號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等項目。卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用三孔一線或縫紉機裝訂等方式。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、溫濕度計、防蟲藥品、消防器材等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，便于查找和管理。2.對重要檔案和利用率較高的檔案，應(yīng)采取多套備份保管的方式，防止檔案損壞或丟失。3.電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保電子檔案的安全。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括協(xié)會章程、重要會議文件、重大活動檔案、財務(wù)審計報告、人事任免文件等。長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括一般性會議文件、業(yè)務(wù)檔案、會員管理檔案等。短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括臨時性文件、一般性報表等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和協(xié)會實際情況進行，如有特殊情況需要延長或縮短保管期限的，應(yīng)經(jīng)檔案管理領(lǐng)導小組批準。（四）檔案的檢查與清點1.綜合辦公室應(yīng)定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，對重點檔案和易損檔案應(yīng)增加檢查次數(shù)。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行處理。3.定期對檔案進行清點，確保檔案的賬實相符。清點工作應(yīng)詳細記錄檔案的數(shù)量、狀況等信息，發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞的，應(yīng)及時查明原因并報告檔案管理領(lǐng)導小組。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準確判定檔案價值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。2.鑒定工作應(yīng)從檔案的來源、內(nèi)容、時間、形式等方面進行綜合分析，全面衡量檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合辦公室負責人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人組成。檔案鑒定小組負責對擬銷毀檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件逐頁進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值和保管期限等進行鑒定。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進行比較，分析其重要性和保存價值。3.效益評估法：從檔案利用的社會效益和經(jīng)濟效益等方面評估檔案的價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進行鑒定后，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》，報檔案管理領(lǐng)導小組審批。2.經(jīng)檔案管理領(lǐng)導小組批準后，由綜合辦公室負責組織實施檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱原則1.檔案查閱應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，嚴格按照規(guī)定的程序和手續(xù)進行。2.查閱檔案應(yīng)確保檔案的安全和完整，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案。（二）查閱范圍1.協(xié)會工作人員因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。2.外部單位因工作需要查閱協(xié)會檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）查閱手續(xù)1.協(xié)會工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合辦公室辦理查閱手續(xù)。2.外部單位查閱協(xié)會檔案，應(yīng)提前向協(xié)會提交查閱申請函，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等，經(jīng)協(xié)會檔案管理領(lǐng)導小組批準后，方可辦理查閱手續(xù)。查閱申請函應(yīng)加蓋單位公章。3.綜合辦公室對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，提供檔案查閱服務(wù)，并按照規(guī)定收取查閱費用（如有）。查閱人員應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字登記。（四）借閱手續(xù)1.協(xié)會工作人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合辦公室辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。如因工作需要復制檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理復制手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時，應(yīng)認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告綜合辦公室，并承擔相應(yīng)的責任。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。2.推進檔案信息資源的共享，為協(xié)會工作人員和外部單位提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.選擇適合協(xié)會檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的功能完善、操作簡便、安全可靠。2.對檔案進行數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化掃描應(yīng)確保圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。3.在信息化管理系統(tǒng)中建立檔案分類目錄、索引等，實現(xiàn)檔案的快速檢索和利用。4.加強信息化管