PAGE檔案管理制度補(bǔ)充規(guī)定一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本檔案管理制度補(bǔ)充規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項業(yè)務(wù)活動的實(shí)際情況。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全保密措施，防止檔案信息泄露和損壞。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案管理工作，定期開展檔案工作檢查和評估。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和保管工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案。3.積極配合檔案管理部門開展檔案利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。3.做好檔案的保管和保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。4.熟悉檔案內(nèi)容，積極開展檔案編研工作，為公司提供檔案信息服務(wù)。5.嚴(yán)格按照檔案利用規(guī)定，辦理檔案查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)，確保檔案利用的規(guī)范和安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.具體包括但不限于：上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司有關(guān)的文件、指示、通知等。公司制定的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議紀(jì)要、請示報告等。公司對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。公司的產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)活動中形成的技術(shù)文件、圖紙、報表、客戶資料等。公司的財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。公司的人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。公司的重大活動、重要事件的記錄材料，如照片、錄像、錄音等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時收集本部門在業(yè)務(wù)活動中形成的檔案材料，并進(jìn)行初步整理。2.檔案材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署、印章完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對電子文件，應(yīng)確保其內(nèi)容的真實(shí)性、完整性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)，編號規(guī)范，排列有序，編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.文書檔案按年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，采用“件”裝盒保管。2.科技檔案按項目進(jìn)行分類整理，建立項目檔案卷冊。3.人事檔案按照干部檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理。4.財務(wù)檔案按照會計檔案管理辦法進(jìn)行整理。5.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需要進(jìn)行分類整理。四、檔案分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品研發(fā)、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會計檔案、干部職工檔案等類別。2.科技檔案分為科研項目檔案、產(chǎn)品檔案、基建工程檔案、設(shè)備檔案等類別。3.人事檔案分為干部檔案、工人檔案、流動人員檔案等類別。4.財務(wù)檔案分為會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、其他會計資料等類別。5.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，如市場營銷檔案、客戶服務(wù)檔案、質(zhì)量控制檔案等類別。（二）編號規(guī)則1.文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的形式，如“2023永久001”。2.科技檔案編號：按照項目編號分類號流水號的形式，如“項目20230101001”。3.人事檔案編號：按照檔案類別檔案序號的形式，如“干部001”。4.財務(wù)檔案編號：按照會計年度檔案類別流水號的形式，如“2023憑證001”。5.業(yè)務(wù)檔案編號：根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需要自行制定編號規(guī)則，但應(yīng)保證編號的唯一性和系統(tǒng)性。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序排列上架，便于查找和利用。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。3.對重要檔案應(yīng)采取特殊保管措施，如加密存儲、異地備份等。4.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，做到賬實(shí)相符，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.對已到保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，報經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門和相關(guān)部門共同派人監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱、復(fù)制本部門及相關(guān)部門的檔案。2.公司外部單位因業(yè)務(wù)往來、合作交流等需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱、借閱、復(fù)制公司相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案內(nèi)容、目的、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理手續(xù)。2.公司外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提交單位介紹信、查閱或借閱檔案的申請函，注明查閱或借閱的檔案內(nèi)容、目的、期限等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理手續(xù)。3.檔案查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案利用規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得泄露檔案內(nèi)容。4.檔案復(fù)制應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作，復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章。（三）利用期限1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，當(dāng)場查閱，不得帶出。如需帶出，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)水平，為公司各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）數(shù)字化檔案管理1.對公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)字化檔案應(yīng)按照檔案分類編號順序進(jìn)行存儲，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。3.加強(qiáng)數(shù)字化檔案的安全管理，采取加密存儲、備份存儲、訪問控制等措施，防止電子檔案信息泄露和損壞。（三）檔案管理信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入和編輯，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.檔案檢索功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、分類號、日期等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.檔案借閱管理功能：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理。4.檔案統(tǒng)計分析功能：對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.系統(tǒng)權(quán)限管理功能：設(shè)置不同用戶的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.公司建立檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對各部門檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案管理監(jiān)督檢查工作，制定檢查計劃，明確檢查內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管情況。3.檔案的利用情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。（三）檢查結(jié)果處理1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時向相關(guān)部門發(fā)出整改通知，要求限期整改。2.整改完成后，相關(guān)部門應(yīng)向檔案管理部門提交整改報告，