PAGE加拿大檔案保密制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范加拿大檔案管理中的保密工作，確保各類檔案信息的安全與機(jī)密性，防止檔案信息被不當(dāng)獲取、使用、披露或篡改，維護(hù)國(guó)家利益、組織權(quán)益以及個(gè)人隱私，保障檔案管理工作的正常開展，促進(jìn)社會(huì)穩(wěn)定與發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于加拿大境內(nèi)所有涉及檔案管理的政府部門、企事業(yè)單位、社會(huì)組織以及個(gè)人。涵蓋各類紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等不同形式的檔案資料。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守加拿大國(guó)家法律法規(guī)以及國(guó)際公約中關(guān)于檔案保密的規(guī)定，確保檔案保密工作在法律框架內(nèi)進(jìn)行。2.完整性原則：保證檔案信息的完整性，從檔案的形成、收集、整理、存儲(chǔ)到利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，都要采取有效措施防止信息缺失或損壞。3.保密性原則：對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，明確保密責(zé)任，采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露給未經(jīng)授權(quán)的人員或機(jī)構(gòu)。4.適度性原則：根據(jù)檔案的重要性、敏感性以及可能造成的影響，合理確定保密級(jí)別和保密措施，確保保密工作既有效又不過(guò)度影響檔案的正常利用。二、檔案保密工作組織與職責(zé)（一）保密工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)各單位應(yīng)成立檔案保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由單位主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長(zhǎng)，成員包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及保密工作機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人等。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)和決策檔案保密工作，審議檔案保密工作制度、規(guī)劃和重大事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決檔案保密工作中的重大問(wèn)題。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案保密工作制度、流程和規(guī)范，并組織實(shí)施。2.對(duì)檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行保密監(jiān)督和指導(dǎo)，確保各項(xiàng)保密措施落實(shí)到位。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房、設(shè)備設(shè)施的安全保密管理，定期檢查維護(hù)，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。4.組織開展檔案保密宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高全體員工的保密意識(shí)和技能。5.負(fù)責(zé)對(duì)檔案保密工作情況進(jìn)行定期總結(jié)和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。（三）相關(guān)業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生檔案的收集、整理和初步保密審查，確保檔案信息真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，并符合保密要求。2.在檔案形成過(guò)程中，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行操作，對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的信息進(jìn)行妥善保護(hù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的移交、保管和利用等工作，按照規(guī)定提供利用檔案的相關(guān)信息，并對(duì)利用過(guò)程中的保密事項(xiàng)進(jìn)行監(jiān)督。（四）保密工作機(jī)構(gòu)職責(zé)（如有）1.負(fù)責(zé)制定保密工作計(jì)劃和方案，組織開展保密檢查、監(jiān)督和考核工作。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的保密違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查處理，提出整改意見(jiàn)并跟蹤落實(shí)。3.開展保密技術(shù)研究和應(yīng)用，推廣先進(jìn)的保密技術(shù)和設(shè)備，提高檔案保密防護(hù)能力。4.負(fù)責(zé)與外部保密機(jī)構(gòu)的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解掌握保密工作動(dòng)態(tài)和要求。（五）員工保密職責(zé)1.全體員工應(yīng)自覺(jué)遵守檔案保密制度，履行保密義務(wù)，不得擅自泄露、傳播、出售或非法使用檔案信息。2.在工作中妥善保管檔案資料，防止丟失、損壞或被他人竊取。離開工作崗位時(shí)，應(yīng)將檔案資料妥善存放，確保安全。3.對(duì)涉及保密的檔案信息，在利用過(guò)程中要嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行操作，不得超出范圍使用或擅自擴(kuò)大知悉范圍。4.積極參加檔案保密宣傳教育和培訓(xùn)活動(dòng)，提高保密意識(shí)和技能，發(fā)現(xiàn)保密隱患及時(shí)報(bào)告。三、檔案保密等級(jí)劃分與標(biāo)識(shí)（一）保密等級(jí)劃分根據(jù)檔案信息的重要性、敏感性以及可能造成的危害程度，將檔案保密等級(jí)劃分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。1.絕密級(jí)：涉及國(guó)家核心利益、重大安全機(jī)密或極其敏感的檔案信息，一旦泄露將對(duì)國(guó)家主權(quán)、安全和發(fā)展利益造成特別嚴(yán)重的損害。2.機(jī)密級(jí)：涉及國(guó)家重要利益、較大安全機(jī)密或較為敏感的檔案信息，泄露后可能對(duì)國(guó)家利益、社會(huì)穩(wěn)定或組織權(quán)益造成嚴(yán)重?fù)p害。3.秘密級(jí)：涉及一定范圍內(nèi)的敏感信息或一般保密事項(xiàng)的檔案，泄露后可能對(duì)相關(guān)方面造成一定影響。（二）標(biāo)識(shí)方法1.紙質(zhì)檔案：在檔案封面、封底以及卷內(nèi)文件首頁(yè)的右上角加蓋相應(yīng)保密等級(jí)的印章，印章應(yīng)清晰、醒目，注明“絕密”“機(jī)密”“秘密”字樣及保密期限。2.電子檔案：在電子文件的存儲(chǔ)介質(zhì)、文件名、文件屬性等顯著位置標(biāo)注保密等級(jí)標(biāo)識(shí)，并設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限控制。對(duì)于加密存儲(chǔ)的電子檔案，應(yīng)在解密時(shí)進(jìn)行保密等級(jí)確認(rèn)和標(biāo)識(shí)更新。3.聲像檔案：在載體上標(biāo)注保密等級(jí)標(biāo)識(shí)，并在相關(guān)記錄文檔中注明。（三）保密期限確定1.絕密級(jí)檔案保密期限一般不超過(guò)三十年。2.機(jī)密級(jí)檔案保密期限一般不超過(guò)二十年。3.秘密級(jí)檔案保密期限一般不超過(guò)十年。特殊情況下，經(jīng)保密工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，可以適當(dāng)延長(zhǎng)保密期限。四、檔案收集與整理階段保密措施（一）收集環(huán)節(jié)1.明確檔案收集范圍和標(biāo)準(zhǔn)，確保收集的檔案全面、準(zhǔn)確反映工作活動(dòng)和歷史記錄。2.在檔案收集過(guò)程中，對(duì)涉及保密的文件資料，要嚴(yán)格履行登記、簽收手續(xù)，注明密級(jí)和保密期限，并要求移交人員對(duì)保密事項(xiàng)進(jìn)行說(shuō)明。3.加強(qiáng)對(duì)檔案來(lái)源的審查，核實(shí)檔案的真實(shí)性、完整性和合法性，防止虛假或非法檔案進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)。（二）整理環(huán)節(jié)1.整理檔案時(shí)，要嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行操作，對(duì)不同保密等級(jí)的檔案進(jìn)行分類整理，避免混淆。2.在整理過(guò)程中，如需對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行編輯、摘錄、復(fù)制等操作，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，并采取相應(yīng)的保密措施，確保檔案信息安全。3.對(duì)整理過(guò)程中產(chǎn)生的廢棄紙張、電子數(shù)據(jù)等，要按照保密要求進(jìn)行妥善處理，防止信息泄露。五、檔案存儲(chǔ)與保管階段保密措施（一）檔案庫(kù)房建設(shè)與管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇安全、保密的地點(diǎn)，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防磁等功能。2.庫(kù)房應(yīng)安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警裝置和門禁系統(tǒng)，確保庫(kù)房24小時(shí)處于監(jiān)控狀態(tài)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。3.對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)和調(diào)控，保持適宜檔案保存的環(huán)境條件。4.定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案存儲(chǔ)設(shè)施設(shè)備完好，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（二）檔案存儲(chǔ)介質(zhì)管理1.對(duì)電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格管理，建立存儲(chǔ)介質(zhì)臺(tái)賬，記錄介質(zhì)的編號(hào)、存儲(chǔ)內(nèi)容、密級(jí)、使用部門等信息。2.存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明密級(jí)和使用期限，按照保密要求進(jìn)行分類存放。對(duì)于重要的存儲(chǔ)介質(zhì)，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并異地存放。3.定期對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。在存儲(chǔ)介質(zhì)報(bào)廢時(shí)，要按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，確保數(shù)據(jù)徹底清除。（三）檔案保管制度1.建立健全檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責(zé)和工作流程。2.檔案保管人員應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審查和培訓(xùn)，具備保密意識(shí)和專業(yè)知識(shí)，熟悉檔案保管業(yè)務(wù)。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期盤點(diǎn)和清查，核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。4.嚴(yán)格控制檔案的借閱和歸還手續(xù)，確保檔案在流轉(zhuǎn)過(guò)程中的安全。六、檔案利用階段保密措施（一）利用審批程序1.建立檔案利用審批制度，明確不同保密等級(jí)檔案的利用審批權(quán)限和程序。2.用戶申請(qǐng)利用檔案時(shí)，應(yīng)填寫利用申請(qǐng)表，注明利用目的、范圍、期限等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審核。3.對(duì)于涉及絕密級(jí)檔案的利用，必須經(jīng)檔案保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)；涉及機(jī)密級(jí)檔案的利用，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；涉及秘密級(jí)檔案的利用，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.審批通過(guò)后，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供利用服務(wù)，并對(duì)利用過(guò)程進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。（二）利用場(chǎng)所管理1.設(shè)立專門的檔案利用場(chǎng)所，配備必要的數(shù)據(jù)處理設(shè)備和安全防護(hù)設(shè)施，確保利用環(huán)境安全保密。2.利用場(chǎng)所應(yīng)實(shí)行專人管理，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。利用人員在利用檔案時(shí)，應(yīng)在規(guī)定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行操作，不得擅自將檔案帶出利用場(chǎng)所。3.對(duì)利用場(chǎng)所的設(shè)備設(shè)施進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案信息泄露。（三）利用方式限制1.根據(jù)檔案的保密等級(jí)和利用目的，合理確定利用方式，如查閱、借閱、復(fù)制、摘錄等。對(duì)于絕密級(jí)檔案，一般不提供復(fù)制服務(wù)；對(duì)于機(jī)密級(jí)檔案，如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)嚴(yán)格審批，并采取必要的保密措施。2.在利用檔案過(guò)程中，利用人員不得擅自更改、涂抹、標(biāo)記檔案內(nèi)容，不得將檔案信息用于非規(guī)定目的。如需摘錄或引用檔案內(nèi)容，應(yīng)注明出處和保密等級(jí)。3.利用結(jié)束后，利用人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損。七、檔案?jìng)鬏斉c交換階段保密措施（一）傳輸方式選擇1.根據(jù)檔案的保密等級(jí)和傳輸需求，選擇安全可靠的傳輸方式，如加密網(wǎng)絡(luò)傳輸、專用存儲(chǔ)介質(zhì)傳遞等。2.對(duì)于絕密級(jí)檔案，應(yīng)采用加密存儲(chǔ)介質(zhì)傳遞，并由專人護(hù)送；對(duì)于機(jī)密級(jí)檔案，可以采用加密網(wǎng)絡(luò)傳輸，但要確保傳輸過(guò)程的加密安全。3.在傳輸檔案前，應(yīng)對(duì)傳輸介質(zhì)或網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全檢查，確保無(wú)安全隱患。（二）傳輸過(guò)程加密1.對(duì)傳輸?shù)臋n案進(jìn)行加密處理，采用符合國(guó)家保密標(biāo)準(zhǔn)的加密算法，確保檔案信息在傳輸過(guò)程中不被竊取或篡改。對(duì)于電子檔案，應(yīng)使用加密軟件對(duì)文件進(jìn)行加密，設(shè)置高強(qiáng)度密碼，并在傳輸過(guò)程中保持加密狀態(tài)。2.在傳輸過(guò)程中，要對(duì)傳輸設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)中斷傳輸，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（三）交換管理1.檔案交換應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，雙方應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.在檔案交換過(guò)程中，要對(duì)交換檔案的內(nèi)容、數(shù)量、密級(jí)等進(jìn)行詳細(xì)登記，并采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。3.交換結(jié)束后，要對(duì)交換過(guò)程中涉及的設(shè)備、存儲(chǔ)介質(zhì)等進(jìn)行清理和檢查，確保無(wú)殘留信息。八、檔案銷毀階段保密措施（一）銷毀審批1.建立檔案銷毀審批制度，明確檔案銷毀的條件、范圍、程序和審批權(quán)限。2.檔案管理部門定期對(duì)超過(guò)保管期限或已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)，并填寫檔案銷毀申請(qǐng)表。3.申請(qǐng)表應(yīng)注明檔案的名稱、數(shù)量、密級(jí)、形成時(shí)間、銷毀原因等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對(duì)于涉及絕密級(jí)檔案的銷毀，必須經(jīng)檔案保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。（二）銷毀方式選擇1.根據(jù)檔案載體的不同，選擇合適的銷毀方式，如紙質(zhì)檔案采用焚燒、粉碎等方式，電子檔案采用數(shù)據(jù)擦除、物理銷毀存儲(chǔ)介質(zhì)等方式。2.銷毀過(guò)程應(yīng)在保密監(jiān)督人員的監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀徹底，防止檔案信息殘留。3.對(duì)于重要檔案的銷毀，應(yīng)采用多種銷毀方式相結(jié)合的方法，提高銷毀效果。（三）銷毀記錄1.對(duì)檔案銷毀過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、數(shù)量、監(jiān)銷人員等信息。2.記錄應(yīng)形成書面文件，由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)，并與檔案銷毀申請(qǐng)表等相關(guān)材料一并歸檔保存，以備查考。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案保密工作進(jìn)行自查，檢查保密制度的執(zhí)行情況、檔案管理各環(huán)節(jié)的保密措施落實(shí)情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.建立內(nèi)部保密監(jiān)督舉報(bào)機(jī)制，鼓勵(lì)員工對(duì)發(fā)現(xiàn)的保密違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)，并對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。3.定期開展檔案保密工作評(píng)估，對(duì)保密工作的成效進(jìn)行總結(jié)分析，不斷完善保密工作制度和措施。（二）外部監(jiān)督檢查1.積極配合國(guó)家保密行政管理部門、檔案行政管理部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供檔案保密工作情況和資料。2.對(duì)于上級(jí)部門和外部監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)提出的整改意見(jiàn)和要求，要認(rèn)真落實(shí)，及時(shí)反饋整改情況。3.根據(jù)外部監(jiān)督檢查結(jié)果，分析存在的問(wèn)題和不足，采取針對(duì)性措施加以改進(jìn)，不斷提高檔案保密工作水平。十、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃制定1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案保密工作的需要和員工的實(shí)際情況，制定年度檔案保密培訓(xùn)計(jì)劃。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)明確培訓(xùn)目標(biāo)、內(nèi)容、方式、時(shí)間安排、參加人員等，確保培訓(xùn)工作有序開展。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.國(guó)家法律法規(guī)和政策中關(guān)于檔案保密的規(guī)定，如《加拿大隱私法》等相關(guān)法律條款。2.檔案保密制度、流程和規(guī)范，包括檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用、傳輸、銷毀等環(huán)節(jié)的保密要求。3.保密意識(shí)和技能培訓(xùn)，如保密知識(shí)、保密技術(shù)、信息安全防護(hù)等方面的內(nèi)容。4.典型案例分析，通過(guò)實(shí)際案例讓員工了解保密違規(guī)行為的危害和后果，增強(qiáng)保密意識(shí)。（三）培訓(xùn)方式1.定期組織集中培訓(xùn)，邀請(qǐng)專家學(xué)者、保密工作機(jī)構(gòu)人員等進(jìn)行授課，系統(tǒng)講解檔案保密知識(shí)和技能。2.開展專題培訓(xùn)，針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵問(wèn)題，如電子檔案保密、檔案利用審批等，進(jìn)行深入培訓(xùn)。3.利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、內(nèi)部刊物等資源，開展在線學(xué)習(xí)、知識(shí)競(jìng)賽等形式多樣的培訓(xùn)活動(dòng)，提高員工的學(xué)習(xí)積極性和參與度。4.組織實(shí)地參觀學(xué)習(xí)，讓員工了解先進(jìn)的檔案保密管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)設(shè)備，拓寬視野。十一、獎(jiǎng)懲措施（一）獎(jiǎng)勵(lì)1.對(duì)在檔案保密工作中表現(xiàn)突出的單位和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.獎(jiǎng)勵(lì)形式包括榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)金、晉升機(jī)會(huì)等，以激勵(lì)員工積極參與檔案保密工作，履行保密職責(zé)。3.具體獎(jiǎng)勵(lì)情形包括：嚴(yán)格遵守檔案保密制度，在檔案管理各環(huán)節(jié)采取有效保密措施，未發(fā)生任何保密事故；積極發(fā)現(xiàn)并制止保密違規(guī)行為，避免檔案信息泄露；提出創(chuàng)新性的檔案保密工作建議或技術(shù)方法，有效提高檔案保密工作水平等。（二）懲罰