PAGE房管局檔案收集制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)房管局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在房管工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于房管局各科室、下屬單位在履行職責(zé)過程中形成的各類檔案的收集工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則房管局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由局檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則各部門應(yīng)將工作中形成的具有保存價值的各種文件材料，全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確地收集齊全，不得遺漏，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.及時歸檔原則檔案形成部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，及時將檔案移交檔案室，避免檔案積壓和散失，確保檔案的時效性。4.安全保密原則檔案管理工作要嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、檔案收集范圍（一）房地產(chǎn)權(quán)屬檔案1.房屋產(chǎn)權(quán)登記檔案包括房屋所有權(quán)初始登記、轉(zhuǎn)移登記、變更登記、注銷登記等過程中形成的申請書、證明材料、審核文件、登記薄等。2.房屋抵押登記檔案涵蓋抵押合同、抵押申請書、抵押物清單、評估報告、審核意見、抵押登記薄等。3.房屋租賃登記備案檔案有租賃合同、租賃當(dāng)事人身份證明、房屋所有權(quán)證明等相關(guān)材料。（二）房地產(chǎn)交易檔案1.商品房預(yù)售檔案包含預(yù)售許可證、預(yù)售合同、購房人身份證明、預(yù)售資金監(jiān)管文件等。2.存量房買賣檔案如買賣合同、房屋狀況說明書、購房款支付憑證、完稅證明、房屋轉(zhuǎn)移登記申請材料等。3.房屋拍賣檔案涉及拍賣公告、拍賣成交確認(rèn)書、拍賣裁定書、競買人資格證明、房屋產(chǎn)權(quán)情況說明等。（三）房屋征收檔案1.征收項目前期檔案包括征收決定、征收補(bǔ)償方案、社會穩(wěn)定風(fēng)險評估報告、征收范圍圖等。2.征收補(bǔ)償檔案有被征收房屋調(diào)查登記表、評估報告、補(bǔ)償協(xié)議、補(bǔ)償款支付憑證、安置房源信息等。（四）住房保障檔案1.保障性住房申請檔案申請人提交的申請表、家庭收入證明、住房情況證明、身份證明等相關(guān)材料。2.保障性住房審核檔案審核部門出具的初審意見、復(fù)審意見、公示材料、輪候信息等。3.保障性住房分配檔案分配方案、分配結(jié)果公示、入住通知書、租賃合同等。（五）行政管理檔案1.局發(fā)文檔案包括局機(jī)關(guān)制發(fā)的各類文件、通知、通報、報告、請示等的定稿、簽發(fā)稿、印制稿及相關(guān)簽批文件。2.收文檔案上級機(jī)關(guān)、其他部門發(fā)來的與房管工作相關(guān)的文件、函件、會議紀(jì)要等的原件及處理箋。3.會議檔案局務(wù)會議、專題會議、業(yè)務(wù)會議等形成的會議通知、議程、紀(jì)要、決議、簽到表等。4.人事檔案干部職工的履歷表、任免文件、考核材料、工資變動材料、獎懲材料、黨團(tuán)組織關(guān)系材料等。5.財務(wù)檔案財務(wù)預(yù)算、決算報表、會計憑證、賬簿、審計報告、財務(wù)收支審批文件等。（六）其他檔案1.政策法規(guī)宣傳檔案開展房地產(chǎn)政策法規(guī)宣傳活動形成的方案、宣傳資料、活動照片、報道等。2.信訪檔案群眾來信、來訪記錄、信訪處理意見、反饋情況等。3.信息化建設(shè)檔案包括系統(tǒng)開發(fā)文檔、數(shù)據(jù)備份記錄、網(wǎng)絡(luò)安全方案、信息系統(tǒng)運(yùn)行日志等。三、檔案收集職責(zé)分工（一）檔案室職責(zé)1.制定和完善檔案收集制度，明確檔案收集的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、程序和要求。2.指導(dǎo)各部門檔案收集工作，定期組織培訓(xùn)，提高檔案收集人員的業(yè)務(wù)水平。3.負(fù)責(zé)接收各部門移交的檔案，對接收的檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。4.對檔案收集工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（二）各部門職責(zé)1.設(shè)立檔案收集工作崗位，明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.按照檔案收集制度的要求，及時收集本部門工作中形成的各類文件材料，進(jìn)行分類整理，確保檔案的齊全完整。3.對收集的檔案進(jìn)行初步整理，編制檔案目錄，填寫檔案移交清單，按時將檔案移交檔案室。4.配合檔案室做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作，提供必要的檔案利用服務(wù)。四、檔案收集程序（一）定期收集1.各部門應(yīng)在每月末或每季度末，對本部門當(dāng)月或當(dāng)季度形成的檔案進(jìn)行集中整理。2.整理過程中，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對文件材料進(jìn)行分類、編號、裝訂，編制檔案目錄。3.填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案名稱（或文號）、日期、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。（二）隨時收集1.在日常工作中，各部門對形成的具有保存價值的文件材料，應(yīng)隨時進(jìn)行收集整理，不得積壓。2.對于緊急或重要的文件材料，應(yīng)及時移交檔案室，并做好交接記錄。（三）移交1.各部門整理好的檔案，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)移交檔案室。2.移交時，雙方應(yīng)按照檔案移交清單進(jìn)行核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。3.檔案室接收檔案后，應(yīng)在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并注明接收日期。五、檔案收集要求（一）文件材料齊全完整1.各部門應(yīng)收集工作中形成的所有文件材料，包括正本、副本、草稿、附件等，不得遺漏。2.對于重要文件的修改稿、補(bǔ)充材料等，應(yīng)一并收集歸檔。（二）文件材料真實(shí)有效1.收集的文件材料應(yīng)是原件或與原件核對無誤的復(fù)印件，復(fù)印件應(yīng)注明出處，并加蓋提供單位公章。2.文件材料應(yīng)內(nèi)容真實(shí)、手續(xù)完備，簽字蓋章齊全，符合法律法規(guī)和政策要求。（三）文件材料格式規(guī)范1.文件材料應(yīng)使用統(tǒng)一的紙張規(guī)格，一般為A4紙。2.書寫應(yīng)工整、清晰，簽字蓋章應(yīng)符合要求。3.電子文件應(yīng)采用通用格式，如PDF、DOC、XLS等，并確保文件內(nèi)容完整、可讀。（四）文件材料分類準(zhǔn)確1.各部門應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集的文件材料進(jìn)行準(zhǔn)確分類，不得混淆。2.對于跨類別的文件材料，應(yīng)根據(jù)其主要內(nèi)容和用途，歸入相應(yīng)的類別。（五）檔案目錄編制規(guī)范1.檔案目錄應(yīng)按照檔案分類順序編制，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案編號應(yīng)按照統(tǒng)一的編號規(guī)則進(jìn)行編制，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.檔案名稱應(yīng)準(zhǔn)確反映文件材料的主要內(nèi)容，日期應(yīng)填寫文件形成的具體年月日。六、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類按照檔案收集范圍，將檔案分為房地產(chǎn)權(quán)屬檔案、房地產(chǎn)交易檔案、房屋征收檔案、住房保障檔案、行政管理檔案、其他檔案等類別。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持文件的整齊美觀。4.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，便于查閱。七、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行排列存放，便于查找和管理。2.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整和安全。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和更新。（三）檔案鑒定1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)由檔案室牽頭，組織相關(guān)部門人員參加，對檔案的價值進(jìn)行評估。3.根據(jù)鑒定結(jié)果，對失去保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。八、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定，確保檔案信息的安全。2.服務(wù)大局原則檔案利用應(yīng)圍繞房管工作中心任務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)工作、社會公眾等提供有效服務(wù)。3.方便利用原則簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，方便利用者查閱檔案。（二）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱檔案。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦案需要查閱檔案。3.房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)、中介機(jī)構(gòu)因業(yè)務(wù)需要查閱檔案。4.其他單位和個人因合法權(quán)益需要查閱檔案。（三）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案室審核。3.檔案室審核通過后，按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。4.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。九、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計包括各類檔案的總數(shù)、新增數(shù)量及減少數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計如查閱檔案的人次、卷次、利用目的等。3.檔案整理情況統(tǒng)計如整理檔案數(shù)量、整理時間、整理人員等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.利用檔案管理軟件，對檔案信息進(jìn)行實(shí)時統(tǒng)計分析，生成統(tǒng)計報表。（三）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，不得虛報、瞞報、漏報。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。十、檔案保密（一）保密制度1.加強(qiáng)檔案保密教育，提高檔案工作人員和利用者的保密意識。2.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格保密。