PAGE醫(yī)院檔案管理工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院檔案由醫(yī)院檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，各科室、部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、移交等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映醫(yī)院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等活動中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、醫(yī)院商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，采取有效保密措施，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的檢索、查詢和利用，提高檔案服務(wù)效率。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置醫(yī)院設(shè)立專門的檔案管理部門，配備相應(yīng)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)醫(yī)院檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門主要職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理工作制度、規(guī)定和辦法，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管醫(yī)院各科室、部門形成的各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.建立健全醫(yī)院檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，如目錄、索引、指南等，方便檔案的查詢和利用。4.按照國家有關(guān)規(guī)定，定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等，為醫(yī)院檔案管理決策提供依據(jù)。6.積極開展檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。7.負(fù)責(zé)向醫(yī)院內(nèi)部各科室、部門及員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料。8.加強(qiáng)與上級檔案管理部門、其他醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理部門的聯(lián)系與交流，學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，不斷提高醫(yī)院檔案管理水平。9.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，指導(dǎo)各科室、部門兼職檔案員的工作。10.參與醫(yī)院重大活動、重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保相關(guān)檔案資料的完整收集和妥善保管。三、檔案分類及歸檔范圍（一）檔案分類醫(yī)院檔案分為文書檔案、醫(yī)療檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、聲像檔案、電子檔案等十大類。（二）歸檔范圍1.文書檔案醫(yī)院黨、政、工、團(tuán)等組織形成的各類文件、通知、報(bào)告、決議、紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。醫(yī)院與上級主管部門、其他單位之間往來的文件、函件、協(xié)議、合同等。醫(yī)院內(nèi)部科室、部門之間的工作聯(lián)系文件、規(guī)章制度、會議記錄、考勤記錄等。2.醫(yī)療檔案門診病歷、住院病歷、急診病歷、護(hù)理記錄、醫(yī)囑單、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、手術(shù)記錄、麻醉記錄、病理報(bào)告等醫(yī)療文書。醫(yī)療質(zhì)量控制資料，如醫(yī)療事故鑒定報(bào)告、醫(yī)療糾紛處理記錄、醫(yī)療差錯(cuò)登記等。醫(yī)院感染管理資料，如醫(yī)院感染監(jiān)測報(bào)告、消毒滅菌記錄、隔離措施執(zhí)行情況等。3.教學(xué)檔案教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、教案、講稿、課件等教學(xué)文件。學(xué)生實(shí)習(xí)計(jì)劃、實(shí)習(xí)大綱、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書、實(shí)習(xí)鑒定、畢業(yè)論文等學(xué)生實(shí)習(xí)和畢業(yè)相關(guān)資料。教學(xué)評估、教學(xué)檢查、教學(xué)改革等教學(xué)管理資料。4.科研檔案科研項(xiàng)目申請書、立項(xiàng)批復(fù)、科研合同、科研計(jì)劃、科研總結(jié)等科研項(xiàng)目管理文件?？蒲袑?shí)驗(yàn)原始記錄、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告、科研成果鑒定證書、專利證書、論文發(fā)表情況等科研成果相關(guān)資料?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理資料，如經(jīng)費(fèi)預(yù)算、決算、報(bào)銷憑證等。5.人事檔案員工個(gè)人基本信息資料，如履歷表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、專業(yè)技術(shù)資格證書復(fù)印件等。員工入職、轉(zhuǎn)正、晉升、調(diào)崗、離職等人事變動資料。員工考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、繼續(xù)教育等資料。員工工資、福利、保險(xiǎn)等人事管理資料。6.財(cái)務(wù)檔案會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告等財(cái)務(wù)會計(jì)資料。財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料、財(cái)務(wù)管理制度等財(cái)務(wù)管理文件。固定資產(chǎn)賬目、物資采購發(fā)票、報(bào)銷憑證等財(cái)務(wù)相關(guān)憑證。7.設(shè)備檔案設(shè)備購置申請、審批文件、采購合同、設(shè)備驗(yàn)收報(bào)告等設(shè)備采購相關(guān)資料。設(shè)備安裝調(diào)試記錄、操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄等設(shè)備運(yùn)行管理資料。設(shè)備報(bào)廢申請、審批文件、報(bào)廢鑒定報(bào)告等設(shè)備報(bào)廢相關(guān)資料。8.基建檔案醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)、規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、工程預(yù)算、決算等文件。工程招投標(biāo)文件、施工合同、監(jiān)理合同、工程質(zhì)量驗(yàn)收報(bào)告、竣工驗(yàn)收備案表等工程建設(shè)相關(guān)資料。醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施改造、維修項(xiàng)目的相關(guān)文件和資料。9.聲像檔案醫(yī)院重大活動、重要會議、學(xué)術(shù)交流、醫(yī)療救治等活動的照片、錄音、錄像資料。醫(yī)院標(biāo)志性建筑、醫(yī)療設(shè)備、科研成果等的照片、錄像資料。反映醫(yī)院發(fā)展歷程、文化建設(shè)等方面的聲像資料。10.電子檔案醫(yī)院信息化建設(shè)過程中產(chǎn)生的各類電子文件，如辦公自動化系統(tǒng)文件、醫(yī)院信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)、電子病歷等。經(jīng)過數(shù)字化處理的紙質(zhì)檔案的電子副本。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各科室、部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案歸檔范圍和要求，及時(shí)收集本科室、部門在工作中形成的各類檔案資料。每月定期將收集到的檔案移交至醫(yī)院檔案管理部門。2.醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)主動與各科室、部門溝通協(xié)調(diào)，了解檔案形成情況，及時(shí)督促各科室、部門做好檔案收集工作。對于重要活動、重大項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)提前介入，確保檔案資料的完整收集。3.檔案管理人員在接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、種類、內(nèi)容等，對不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回并要求相關(guān)科室、部門補(bǔ)充完善。（二）檔案整理1.檔案管理部門按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理。文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類；醫(yī)療檔案按照病歷號順序進(jìn)行整理；教學(xué)檔案、科研檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、聲像檔案、電子檔案等按照各自的特點(diǎn)和要求進(jìn)行分類整理。2.對每份檔案進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄索引，注明檔案的題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，便于檔案的檢索和查詢。3.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)，對字跡模糊或易褪色的文件進(jìn)行復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.按照檔案保管期限的要求，將檔案分別裝入不同的檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。五、檔案保管（一）檔案保管場所醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案庫房的安全、整潔、通風(fēng)良好。（二）檔案保管要求1.按照檔案分類和編號順序，將檔案整齊排列存放在檔案柜中，便于查找和利用。2.對不同保管期限的檔案進(jìn)行分開存放，并定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案的數(shù)量、種類、保管狀況等與檔案目錄一致。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。定期對溫濕度進(jìn)行監(jiān)測記錄，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。4.做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作。檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火，配備必要的消防器材，并定期進(jìn)行檢查維護(hù)；采取防潮措施，防止檔案受潮發(fā)霉；放置防蟲藥品，防止檔案被蟲蛀；安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。5.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份數(shù)據(jù)應(yīng)與原始數(shù)據(jù)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保電子檔案的完整性和可用性。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.醫(yī)院檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專家和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，對檔案的價(jià)值進(jìn)行評估，確定檔案的保管期限。3.對保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)提出鑒定意見，填寫檔案鑒定表，報(bào)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）檔案銷毀1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全、徹底。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案利用（一）利用范圍醫(yī)院內(nèi)部各科室、部門及員工因工作需要，可以查閱、借閱醫(yī)院檔案。外部單位因工作需要查閱醫(yī)院檔案的，須經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.醫(yī)院內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、日期、用途等信息，經(jīng)所在科室、部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.檔案管理部門對查閱、借閱申請表進(jìn)行審核，符合規(guī)定的，予以辦理查閱、借閱手續(xù)，并按照檔案利用規(guī)定提供檔案資料。查閱、借閱人員應(yīng)在檔案查閱、借閱登記簿上簽字登記。3.外部單位查閱醫(yī)院檔案，須提交單位介紹信、查閱人有效身份證件等材料，經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上簽字登記，并按照檔案管理部門指定的地點(diǎn)和方式查閱檔案。如需借閱檔案，須經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)，并簽訂檔案借閱協(xié)議，明確借閱期限、歸還時(shí)間、保密責(zé)任等事項(xiàng)。4.查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案利用規(guī)定，愛護(hù)檔案資料，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記簿，對檔案查閱、借閱的時(shí)間、內(nèi)容、利用者等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)醫(yī)院應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.根據(jù)醫(yī)院檔案管理的實(shí)際需求，選擇合適的電子檔案管理軟件，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲和管理。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、分類、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，能夠滿足醫(yī)院檔案管理工作的各項(xiàng)要求。3.對電子檔案進(jìn)行加密存儲，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保電子檔案的安全保密。（三）電子檔案的收集與整理1.各科室、部門在工作中形成的電子文件，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行整理，及時(shí)移交至醫(yī)院檔案管理部門。檔案管理部門對接收的電子文件進(jìn)行審核，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，轉(zhuǎn)換為電子副本，按照電子檔案管理要求進(jìn)行整理和存儲。數(shù)字化處理應(yīng)保證電子副本與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，圖像清晰、完整。（四）電子檔案的保管與利用1.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。2.利用電子檔案管理系統(tǒng)對電子檔案進(jìn)行檢索、查詢和利用，提高檔案服務(wù)效率。同時(shí)，應(yīng)做好電子檔案利用記錄，確保檔案利用的規(guī)范和安全。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)醫(yī)院檔案管理工作，貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理工作制度、規(guī)定和辦法，并組織實(shí)施。2.組織協(xié)調(diào)檔案管理部門與醫(yī)院各科室、部門之間的工作關(guān)系，指導(dǎo)、監(jiān)督各科室、部門兼職檔案員的工作。3.負(fù)責(zé)檔案管理部門的人員配備、培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。4.定期對醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行檢查和總結(jié)分析，及時(shí)解決檔案管理工作中存在的問題，不斷完善檔案管理工作機(jī)制。5.參與醫(yī)院重大活動、重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保相關(guān)檔案資料的完整收集和妥善保管。6.負(fù)責(zé)與上級檔案管理部門、其他醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理部門的聯(lián)系與交流，學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，推動醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，熟悉醫(yī)院檔案管理工作制度和業(yè)務(wù)流程，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管、鑒定、銷毀等日常管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，如目錄、索引、指南等，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等，為醫(yī)院檔案管理決策提供