PAGE行政單位檔案管理制度一、總則（一）目的為加強行政單位檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在行政管理、決策支持、歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本行政單位各內(nèi)設(shè)機構(gòu)及所屬事業(yè)單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則行政單位的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由本單位綜合檔案室負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映行政單位的各項工作活動和歷史面貌，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理行政單位在工作中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的完整性，避免重要檔案的遺漏。4.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、工作秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止檔案信息的泄露。5.便于利用原則檔案管理工作應(yīng)充分考慮檔案利用的需求，優(yōu)化檔案整理和存儲方式，提高檔案檢索效率，為行政單位各項工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合檔案室綜合檔案室是行政單位檔案管理的職能部門，負責本單位檔案工作的組織、協(xié)調(diào)和指導，履行以下職責：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。2.負責收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用本單位各種門類和載體的檔案，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。3.指導各內(nèi)設(shè)機構(gòu)和所屬事業(yè)單位的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓和交流活動，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。4.參與本單位重大活動和重要項目的文件材料收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的齊全完整。5.負責檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。6.定期向同級檔案行政管理部門報送檔案工作情況統(tǒng)計報表，接受檔案行政管理部門的監(jiān)督、檢查和指導。（二）檔案管理人員檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程，認真履行以下職責：1.負責檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案整理質(zhì)量符合要求。2.做好檔案的保管工作，維護檔案庫房的安全和整潔，定期檢查檔案保管狀況，對破損、褪色、變質(zhì)等檔案及時進行修復和復制。3.按照檔案鑒定標準和程序，對到期檔案進行鑒定，提出存毀意見，經(jīng)批準后進行相應(yīng)處理。4.負責檔案的查閱、借閱登記和利用效果反饋工作，嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，確保檔案信息安全。5.協(xié)助綜合檔案室主任開展檔案信息化建設(shè)工作，負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲和維護，建立健全檔案數(shù)據(jù)庫。6.參與檔案業(yè)務(wù)培訓和學習活動，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍行政單位應(yīng)收集反映本單位職能活動、歷史沿革、業(yè)務(wù)工作等方面的各種文件材料，包括但不限于以下類別：1.行政管理類：上級機關(guān)文件、本單位文件、會議文件、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事任免、表彰獎勵、行政事務(wù)處理等文件材料。2.業(yè)務(wù)工作類：本單位在履行職能過程中形成的各類業(yè)務(wù)文件、報表、統(tǒng)計資料、調(diào)查研究報告、項目文件、合同協(xié)議等。3.財務(wù)會計類：會計憑證、賬簿、報表、財務(wù)預決算、審計報告等文件材料。4.基建項目類：基建項目規(guī)劃、設(shè)計文件、施工圖紙、工程合同、竣工驗收報告等文件材料。5.設(shè)備儀器類：設(shè)備儀器購置計劃、合同、驗收報告、使用說明書、維護保養(yǎng)記錄等文件材料。6.聲像電子類：照片、錄音、錄像、光盤、磁盤等反映本單位工作活動的聲像資料和電子文件。（二）收集要求1.各內(nèi)設(shè)機構(gòu)和所屬事業(yè)單位應(yīng)明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.對收集到的文件材料，應(yīng)進行認真核對，確保文件內(nèi)容真實、準確，簽字蓋章齊全，格式規(guī)范。3.對于重要會議、重大活動、重要項目等形成的文件材料，應(yīng)在活動結(jié)束后及時收集整理，確保檔案資料的時效性。4.對電子文件的收集，應(yīng)確保其來源可靠、格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并按照規(guī)定進行存儲和備份。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。整理工作應(yīng)按照以下步驟進行：1.分類：根據(jù)檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案劃分為不同的類別，如行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、財務(wù)會計類等。2.組卷：將同一類別的文件材料按照一定的原則和方法進行組卷，如按問題、時間、重要程度等進行組卷，確保卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)性和關(guān)聯(lián)性。3.編目：對每卷檔案編制卷內(nèi)目錄，包括順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目，便于檔案的查閱和檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。5.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫盒號、年度、保管期限、全宗號、目錄號、案卷號等信息，便于檔案的存放和管理。四、檔案保管（一）庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風、排水良好的位置，遠離火源、水源和污染源。2.庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等設(shè)施，確保檔案的安全保管。3.庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置檔案架（柜），檔案架（柜）應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。4.庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、通風設(shè)備等，確保庫房內(nèi)溫濕度適宜，空氣質(zhì)量良好。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照全宗、類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于檔案的管理和查找。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于檔案的鑒定和銷毀。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全。4.對珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如復制、修復、密封等，確保檔案的安全和完整。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)實行專人管理，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入庫房。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案保管狀況、庫房設(shè)施設(shè)備運行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.檔案庫房應(yīng)保持整潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。4.檔案庫房應(yīng)做好安全防范工作，嚴格執(zhí)行門禁制度，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫房的安全。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、保持歷史聯(lián)系的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室主任擔任組長，成員包括檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負責人等。鑒定工作小組負責對檔案進行定期鑒定，提出存毀意見。（三）鑒定標準1.保管期限劃分根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值和現(xiàn)實利用價值，將檔案保管期限劃分為永久、定期（30年、10年）。永久保管的檔案：反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位、國家和社會具有長遠利用價值的檔案。定期保管30年的檔案：反映本單位一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案。定期保管10年的檔案：在較短時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案。2.鑒定內(nèi)容檔案的內(nèi)容是否反映本單位的主要職能活動和歷史沿革。檔案的保存價值是否與本單位的工作需要相適應(yīng)。檔案是否齊全完整，是否存在重復、冗余等情況。檔案的載體和記錄方式是否符合檔案管理要求，是否便于保管和利用。（四）鑒定程序1.檔案管理人員按照鑒定標準，對到期檔案進行初步篩選，提出初步存毀意見。2.鑒定工作小組對初步篩選的檔案進行逐卷審查，結(jié)合檔案的實際情況，對初步存毀意見進行調(diào)整和確定。3.對確定銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，清冊內(nèi)容包括檔案題名、年度、保管期限、卷號、文號、責任者、密級等信息。4.檔案銷毀清冊經(jīng)本單位負責人批準后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實施銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，監(jiān)銷人員應(yīng)對銷毀情況進行監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字確認。（五）銷毀監(jiān)督檔案銷毀工作應(yīng)在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進行，監(jiān)銷人員應(yīng)由本單位紀檢監(jiān)察部門或其他相關(guān)部門人員擔任。監(jiān)銷人員應(yīng)認真履行職責，確保檔案銷毀工作的合規(guī)、安全。六、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容檔案統(tǒng)計工作應(yīng)全面、準確地反映檔案管理工作的基本情況，統(tǒng)計內(nèi)容包括但不限于以下方面：1.檔案數(shù)量統(tǒng)計：包括各類檔案的年度接收量、累計存量、銷毀量等。2.檔案整理情況統(tǒng)計：如整理的檔案卷數(shù)、件數(shù)、頁數(shù)等。3.檔案利用情況統(tǒng)計：包括查閱、借閱檔案的人次、卷次、利用效果等。4.檔案設(shè)施設(shè)備統(tǒng)計：如檔案庫房面積、檔案架（柜）數(shù)量、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備數(shù)量等。（二）統(tǒng)計方法檔案統(tǒng)計工作應(yīng)采用科學的統(tǒng)計方法，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確性和可靠性。統(tǒng)計方法包括：1.定期統(tǒng)計：檔案管理人員應(yīng)定期對檔案管理工作情況進行統(tǒng)計，填寫統(tǒng)計報表，報送綜合檔案室主任審核。2.專項統(tǒng)計：根據(jù)檔案管理工作的需要，對特定的檔案管理事項進行專項統(tǒng)計，如某項業(yè)務(wù)檔案的整理情況、某項活動檔案的利用情況等。3.統(tǒng)計分析：對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結(jié)檔案管理工作的規(guī)律和特點，發(fā)現(xiàn)存在的問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。（三）統(tǒng)計報表檔案管理人員應(yīng)按照檔案行政管理部門的要求，定期報送檔案工作情況統(tǒng)計報表。統(tǒng)計報表應(yīng)內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準確、報送及時，報表格式應(yīng)符合檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)定。七、檔案利用（一）利用范圍本單位工作人員因工作需要，可以查閱、借閱本單位保管的檔案。外單位因工作需要查閱本單位檔案的，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。涉及國家機密、工作秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制利用范圍。（二）利用方式1.查閱：本單位工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)綜合檔案室主任批準后，在檔案管理人員的陪同下到檔案庫房查閱檔案。查閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。2.借閱：本單位工作人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)綜合檔案室主任批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進行詳細記錄，登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、單位名稱及部門、查閱（借閱）目的、查閱（借閱）內(nèi)容、檔案題名、卷號、期限、歸還日期等信息。利用登記應(yīng)及時、準確、完整，便于對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析。（四）利用效果反饋檔案管理人員應(yīng)定期對檔案利用情況進行跟蹤，了解檔案利用效果，收集利用人員的反饋意見。對檔案利用效果顯著的案例，應(yīng)進行總結(jié)和推廣，為檔案管理工作的改進提供參考。同時，根據(jù)利用人員的反饋意見，及時調(diào)整檔案管理工作策略，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量，為行政單位各項工作提供便捷的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子文件，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本單位檔案管理需求的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理，提高檔案管理工作的規(guī)范化和標準化水平。3.檔案信息資源整合：整合本單位內(nèi)部各部門的檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息的共享和互通，打破信息孤島，提高檔案信息的利用價值。4.安全保障體系建設(shè)：建立健全檔案信息化安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶認證、訪問控制、防火墻等安全措施，確保檔案信息的安全和保密。（三）數(shù)字化檔案管理1.數(shù)字化流程掃描：按照檔案整理要求，對紙質(zhì)檔案進行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理規(guī)定，確保掃描圖像清晰可讀。圖像處理：對掃描后的圖像進行去污、裁剪、糾偏、調(diào)整亮度對比度等處理，提高圖像質(zhì)量。數(shù)據(jù)掛接：將處理后的圖像數(shù)據(jù)與檔案目錄信息進行掛接，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系。存儲：將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全。2.數(shù)字化檔案管理要求建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案數(shù)據(jù)進行分類、編目、索引等管理，便于檔案的檢索和利用。定期對數(shù)字化檔案進行檢查和維護，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性和準確性。對數(shù)字化檔案的訪問應(yīng)進行權(quán)限控制，嚴格遵守檔案保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（四）檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用