PAGE物業(yè)檔案管理制度全一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司物業(yè)檔案管理，確保物業(yè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮物業(yè)檔案在物業(yè)管理、服務(wù)及決策中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司所管理的各類物業(yè)項(xiàng)目，包括住宅小區(qū)、商業(yè)寫(xiě)字樓、工業(yè)園區(qū)等，以及參與物業(yè)項(xiàng)目管理與服務(wù)的各部門(mén)和全體員工。（三）定義1.物業(yè)檔案：指在物業(yè)規(guī)劃、建設(shè)、管理及服務(wù)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括但不限于物業(yè)規(guī)劃設(shè)計(jì)資料、建設(shè)工程資料、業(yè)主及物業(yè)使用人資料、物業(yè)服務(wù)合同及協(xié)議、日常管理記錄、維修養(yǎng)護(hù)記錄、財(cái)務(wù)資料等。2.檔案管理部門(mén)：指公司設(shè)立的專門(mén)負(fù)責(zé)物業(yè)檔案管理工作的部門(mén)，承擔(dān)檔案的收集、整理、保管、利用等職責(zé)。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：物業(yè)檔案由檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映物業(yè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，手續(xù)完備。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對(duì)涉及機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定物業(yè)檔案管理的實(shí)施細(xì)則和工作流程。2.負(fù)責(zé)物業(yè)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.建立物業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和利用水平。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。6.負(fù)責(zé)組織檔案的借閱、查閱和利用工作，為公司內(nèi)部各部門(mén)及外部相關(guān)單位提供檔案服務(wù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。7.開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高公司員工的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。8.參與物業(yè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收和接管驗(yàn)收工作，負(fù)責(zé)審核檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，確保檔案資料與物業(yè)項(xiàng)目同步移交。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在物業(yè)項(xiàng)目管理與服務(wù)過(guò)程中形成的各類檔案資料的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理部門(mén)。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，提供檔案整理所需的相關(guān)資料和信息，配合檔案管理部門(mén)做好檔案的整理和歸檔工作。3.在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，確保檔案的安全和完整，及時(shí)歸還所借閱的檔案。4.負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)員工進(jìn)行檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，提高員工的檔案意識(shí)，確保檔案資料的及時(shí)收集和規(guī)范整理。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、保管、利用等工作，嚴(yán)格按照檔案管理工作流程和標(biāo)準(zhǔn)操作，確保檔案管理工作的質(zhì)量。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問(wèn)題，如檔案損壞、丟失、信息泄露等，并向上級(jí)報(bào)告。4.積極參與檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需要。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.物業(yè)規(guī)劃設(shè)計(jì)階段：包括項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、可行性研究報(bào)告及其批復(fù)、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告及其批復(fù)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、土地出讓合同等。2.建設(shè)施工階段：包括施工圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、工程變更通知、工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備清單及質(zhì)量證明文件、竣工圖等。3.物業(yè)接管驗(yàn)收階段：包括物業(yè)接管驗(yàn)收協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、房屋及附屬設(shè)施設(shè)備清單、物業(yè)共用部位及共用設(shè)施設(shè)備的產(chǎn)權(quán)資料等。4.業(yè)主及物業(yè)使用人資料：包括業(yè)主及物業(yè)使用人的基本信息登記表、身份證復(fù)印件、購(gòu)房合同、租賃合同、裝修申請(qǐng)表及裝修方案、入住登記表等。5.物業(yè)服務(wù)合同及協(xié)議：包括物業(yè)服務(wù)合同、前期物業(yè)服務(wù)合同、專項(xiàng)服務(wù)委托合同、與業(yè)主委員會(huì)簽訂的協(xié)議等。6.日常管理記錄：包括物業(yè)巡查記錄、安全管理記錄（如出入登記、巡邏記錄、監(jiān)控視頻等）、環(huán)境衛(wèi)生管理記錄（如清潔消毒記錄、垃圾清運(yùn)記錄等）、綠化養(yǎng)護(hù)記錄、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行記錄、維修養(yǎng)護(hù)記錄、投訴處理記錄、會(huì)議紀(jì)要等。7.財(cái)務(wù)資料：包括物業(yè)服務(wù)費(fèi)收支賬目、維修資金使用記錄、成本核算資料、財(cái)務(wù)報(bào)表等。8.其他資料：與物業(yè)項(xiàng)目相關(guān)的各類文件、通知、函件、照片、錄像、音頻等資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)收集原件；如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集與原件核對(duì)無(wú)誤的復(fù)印件，并注明原件存放處。4.收集的檔案資料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步分類，便于后續(xù)的整理和歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照物業(yè)管理業(yè)務(wù)活動(dòng)的分類體系進(jìn)行分類，一般分為綜合管理、房屋管理、共用設(shè)施設(shè)備管理、環(huán)境衛(wèi)生管理、綠化管理、安全管理、客戶服務(wù)等類別。3.同一類別的檔案資料應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、清晰，便于查找和管理。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案資料的性質(zhì)和內(nèi)容，將其分為不同的類別，并編制分類目錄。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式，如“11001”表示綜合管理類中的第一類文件的第1份檔案。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便快速檢索和查找檔案。4.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的檔案資料進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件內(nèi)容。5.裝盒：將整理好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)范圍、年度等信息，便于存放和管理。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品、防盜報(bào)警裝置等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式，對(duì)于重要的檔案資料應(yīng)同時(shí)保存紙質(zhì)原件和電子備份。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類和編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找和取用。檔案架應(yīng)標(biāo)明檔案類別和編號(hào)范圍，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案名稱和編號(hào)。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。電子檔案應(yīng)按照檔案管理系統(tǒng)的分類體系進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，便于檢索和查詢。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保電子檔案的安全和保密。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和使用價(jià)值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如物業(yè)項(xiàng)目的規(guī)劃設(shè)計(jì)資料、建設(shè)工程竣工圖、物業(yè)服務(wù)合同等。長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為16年至50年。如物業(yè)項(xiàng)目的日常管理記錄、維修養(yǎng)護(hù)記錄等。短期保管：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如臨時(shí)性的通知、函件等。2.檔案保管期限的劃定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司的實(shí)際情況進(jìn)行，如有特殊情況需要延長(zhǎng)或縮短保管期限的，應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序。（四）檔案清查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，一般每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號(hào)、目錄、裝訂、存放位置等是否準(zhǔn)確無(wú)誤，檔案是否有損壞、丟失、霉變等情況，電子檔案是否完整、可讀取等。3.清查過(guò)程中應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)報(bào)告。對(duì)于清查中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失或損壞情況，應(yīng)查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱、借閱物業(yè)檔案，以了解物業(yè)項(xiàng)目的歷史情況、現(xiàn)狀及相關(guān)信息，為物業(yè)管理、服務(wù)、決策等提供依據(jù)。2.外部相關(guān)單位（如政府部門(mén)、司法機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)構(gòu)等）因工作需要查閱、借閱物業(yè)檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.業(yè)主及物業(yè)使用人因自身權(quán)益需要查閱、借閱與其相關(guān)的物業(yè)檔案，如購(gòu)房合同、入住登記表、裝修記錄等，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案查閱室，為利用者提供查閱服務(wù)。利用者可在查閱室內(nèi)查閱檔案資料，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.借閱：對(duì)于確因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限、用途等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。檔案管理部門(mén)審批通過(guò)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.出具證明：對(duì)于因工作需要出具物業(yè)檔案相關(guān)證明的，利用者應(yīng)填寫(xiě)《檔案證明申請(qǐng)表》，注明證明內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。檔案管理部門(mén)審核無(wú)誤后，出具檔案證明，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括利用者姓名、部門(mén)、利用日期、檔案名稱、編號(hào)、利用方式、歸還日期等信息。2.檔案利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。（四）保密規(guī)定1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司的保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密、業(yè)主隱私等敏感信息的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.檔案利用者在查閱、借閱檔案過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。如需摘錄、復(fù)印檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大范圍。3.對(duì)于涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)在專門(mén)的保密場(chǎng)所查閱和使用，并采取必要的保密措施，如限制查閱人數(shù)、使用專用設(shè)備等。4.檔案利用完畢后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整和安全。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問(wèn)題的原則，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。2.以國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和公司的檔案保管期限表為依據(jù)，結(jié)合物業(yè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)和銷(xiāo)毀清單。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷其價(jià)值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案或相關(guān)檔案進(jìn)行分析比較，判斷其價(jià)值大小。3.效益評(píng)估法：從檔案對(duì)公司工作的實(shí)際效益出發(fā)，評(píng)估檔案的利用價(jià)值和保存必要性。（四）銷(xiāo)毀程序