PAGE檔案管理制度sop一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本檔案管理制度SOP。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應(yīng)齊全完整，涵蓋公司工作的各個(gè)方面，不得遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.制定和完善公司檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等工作。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，提高檔案查詢和利用效率。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案查閱、借閱登記工作。6.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。7.組織開展檔案管理培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識(shí)和技能。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，并接受綜合管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照公司檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門形成的檔案移交綜合管理部門統(tǒng)一保管。4.在工作中積極配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議等。2.公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。4.公司內(nèi)部的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、報(bào)表等文件。5.公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等文件。6.公司的工程圖紙、設(shè)計(jì)方案、技術(shù)資料等文件。7.公司的會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。8.公司的人事檔案，包括員工入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核記錄等。9.公司的行政文件，如通知、通報(bào)、請示、批復(fù)等。10.公司的宣傳資料、廣告策劃、活動(dòng)方案等文件。11.公司的照片、音像資料等。12.其他具有保存價(jià)值的文件。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。3.對于重要文件和資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集復(fù)印件，并注明原件存放處。4.收集的檔案應(yīng)按照類別進(jìn)行初步整理，便于后續(xù)的進(jìn)一步整理和歸檔。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。根據(jù)文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，對檔案進(jìn)行分類整理，使檔案之間的邏輯關(guān)系清晰。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。根據(jù)檔案的重要程度、保存期限等因素，對檔案進(jìn)行分類，將重要檔案和長期保存檔案單獨(dú)整理存放，便于重點(diǎn)保護(hù)和快速查詢利用。3.便于保管和檢索引用。檔案整理應(yīng)符合便于保管和檢索的要求，采用科學(xué)合理的分類方法和編號(hào)系統(tǒng)，使檔案能夠快速定位和查找。（四）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)、內(nèi)容等因素，將檔案分為行政管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、業(yè)務(wù)管理類、工程技術(shù)類、聲像檔案類等類別。2.編號(hào)：對每一類檔案進(jìn)行編號(hào)管理，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用數(shù)字編號(hào)、字母編號(hào)或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便于檔案的查詢和管理。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等設(shè)備，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等因素進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案架上，檔案架應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.聲像檔案應(yīng)按照類別進(jìn)行整理存放，并建立相應(yīng)的目錄索引。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，以及涉及公司核心機(jī)密的文件等。3.長期保管的檔案包括公司的主要業(yè)務(wù)文件、重要合同、協(xié)議等，保管期限為10年以上。4.短期保管的檔案包括一般性的文件、資料等，保管期限為110年。（四）檔案清查1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，詳細(xì)記錄清查情況，并提出改進(jìn)措施和建議。五、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門查閱。2.查閱涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.外部單位查閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由綜合管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人對查閱申請進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)綜合管理部門。3.綜合管理部門對查閱申請進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后安排專人協(xié)助查閱人查閱檔案。4.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取檔案內(nèi)容。5.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)將檔案歸還綜合管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.外部單位借閱公司檔案原則上不予批準(zhǔn)，如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人對借閱申請進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)綜合管理部門。3.綜合管理部門對借閱申請進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)，并領(lǐng)取檔案。4.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、重要程度、保管價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評估。2.對于已失去保存價(jià)值的檔案，如過期的文件、重復(fù)的資料、無利用價(jià)值的草稿等，應(yīng)予以銷毀。3.對于仍有一定保存價(jià)值，但保管期限已滿的檔案，應(yīng)進(jìn)行重新鑒定，根據(jù)實(shí)際情況確定是否繼續(xù)保存或銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)安排專人監(jiān)銷，并在《檔案銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時(shí)清理，將銷毀記錄歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本，提升檔案服務(wù)水平。3.確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將其轉(zhuǎn)化為電子文件，并進(jìn)行圖像處理和存儲(chǔ)。2.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.系統(tǒng)維護(hù)：定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全。4.信息檢索：利用檔案信息化管理系統(tǒng)的檢索功能，可以快速準(zhǔn)確地查詢到所需的檔案信息。5.在線利用：員工可以通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，在線查閱和下載授權(quán)范圍內(nèi)的檔案信息。（三）信息安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度，明確信