PAGE衛(wèi)計(jì)各項(xiàng)檔案管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)衛(wèi)計(jì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)計(jì)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于衛(wèi)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)各單位及部門形成的各類檔案，包括但不限于行政管理檔案、業(yè)務(wù)工作檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、醫(yī)療檔案等。3.基本原則集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)計(jì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映衛(wèi)計(jì)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案的完整性。保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為衛(wèi)計(jì)工作提供便捷的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)衛(wèi)計(jì)檔案的集中管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開展。2.檔案管理人員職責(zé)檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理衛(wèi)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)各單位及部門形成的檔案，確保檔案的齊全、完整。檔案分類與編號(hào)：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類，并編制唯一的檔案編號(hào)，便于檔案的管理和查詢。檔案存儲(chǔ)與保管：妥善保管檔案，確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、霉變等情況的發(fā)生。檔案利用與服務(wù)：為衛(wèi)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)各單位及部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，確保檔案的合理利用。檔案鑒定與銷毀：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。檔案信息化管理：推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。三、檔案分類與編號(hào)1.檔案分類行政管理檔案：包括衛(wèi)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)各單位及部門的行政公文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。業(yè)務(wù)工作檔案：涵蓋醫(yī)療衛(wèi)生業(yè)務(wù)工作中的各類文件、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、科研項(xiàng)目資料等。人事檔案：包含干部職工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲等檔案材料。財(cái)務(wù)檔案：涉及衛(wèi)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)各單位及部門的財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)資料。醫(yī)療檔案：主要是患者的病歷、檢查報(bào)告、診斷證明、治療記錄等醫(yī)療信息。其他檔案：包括除上述類別之外的其他各類檔案，如基建檔案、設(shè)備檔案等。2.檔案編號(hào)檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。編號(hào)格式為：[檔案類別代碼][年份][流水號(hào)]。例如，行政管理檔案2023年的第10份檔案編號(hào)為：XZGL2023010。其中，檔案類別代碼采用大寫字母表示，具體如下：行政管理檔案：XZGL業(yè)務(wù)工作檔案：YWGZ人事檔案：RSDA財(cái)務(wù)檔案：CWDA醫(yī)療檔案：YLDA其他檔案：QTDA四、檔案收集與整理1.檔案收集定期收集：各單位及部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間周期，將本部門形成的檔案移交至檔案管理部門。隨時(shí)收集：對(duì)于重要緊急的檔案，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)收集，確保檔案的時(shí)效性。主動(dòng)收集：檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)與各單位及部門溝通，了解檔案形成情況，及時(shí)收集相關(guān)檔案。2.檔案整理分類整理：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類，確保檔案類別清晰。裝訂成冊(cè)：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。編目編號(hào)：編制檔案目錄，填寫檔案編號(hào)，便于檔案的查找和管理。數(shù)字化處理：對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和利用。五、檔案存儲(chǔ)與保管1.檔案存儲(chǔ)環(huán)境庫(kù)房選址：檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。庫(kù)房裝修：庫(kù)房應(yīng)進(jìn)行防潮、防火、防盜、防蟲、防鼠等裝修處理，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全。溫濕度控制：庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案存儲(chǔ)方式紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)：紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。電子檔案存儲(chǔ)：電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，建立備份機(jī)制，確保電子檔案的安全。磁性載體檔案存儲(chǔ)：對(duì)于磁性載體檔案，如錄音帶、錄像帶、光盤等，應(yīng)存放在防磁柜中，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案保管措施定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、丟失、霉變等情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理問題。安全防護(hù)：加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防護(hù)措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，確保檔案庫(kù)房的安全。防蟲防鼠：在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)放置防蟲、防鼠藥品，定期進(jìn)行清理，防止蟲害和鼠害對(duì)檔案的破壞。檔案修復(fù)：對(duì)于損壞的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)，確保檔案的完整性和可讀性。六、檔案利用與服務(wù)1.檔案查閱查閱申請(qǐng)：衛(wèi)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)各單位及部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)本單位或部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。查閱審批：檔案管理部門收到《檔案查閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行審批，對(duì)于符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。查閱登記：查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上進(jìn)行登記，注明查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人等信息。查閱方式：查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.檔案借閱借閱申請(qǐng)：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，并經(jīng)本單位或部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，同時(shí)還需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。借閱審批：檔案管理部門收到《檔案借閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審批，對(duì)于符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱登記：借閱人員應(yīng)在檔案借閱登記簿上進(jìn)行登記，注明借閱時(shí)間、借閱期限、借閱人等信息，并簽字確認(rèn)。借閱期限：檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱歸還：借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整和安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.檔案證明出具證明申請(qǐng)：衛(wèi)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)各單位及部門因工作需要出具檔案證明的，應(yīng)填寫《檔案證明申請(qǐng)表》，注明證明內(nèi)容、用途等信息，并經(jīng)本單位或部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。證明審核：檔案管理部門收到《檔案證明申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行審核，核實(shí)檔案內(nèi)容與證明申請(qǐng)的一致性。對(duì)于符合出具條件的，予以出具檔案證明，并加蓋檔案管理部門印章。證明發(fā)放：檔案證明應(yīng)通過專人送達(dá)或郵寄等方式發(fā)放給申請(qǐng)單位或部門，確保證明的及時(shí)、準(zhǔn)確送達(dá)。七、檔案鑒定與銷毀1.檔案鑒定鑒定組織：成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。鑒定標(biāo)準(zhǔn)：依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合衛(wèi)計(jì)工作實(shí)際，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案的保管期限。鑒定程序：檔案鑒定工作小組按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷鑒定，提出鑒定意見，填寫《檔案鑒定意見書》。2.檔案銷毀銷毀申請(qǐng)：對(duì)于已鑒定為失去保存價(jià)值的檔案，檔案管理部門應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并經(jīng)檔案鑒定工作小組組長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)。銷毀審批：檔案銷毀申請(qǐng)經(jīng)批準(zhǔn)后，報(bào)本單位或部門負(fù)責(zé)人審批，同時(shí)報(bào)上級(jí)主管部門備案。銷毀實(shí)施：檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序組織檔案銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員和銷毀人員在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。銷毀記錄：檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、銷毀檔案清單等信息，并存檔備查。八、檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立檔案管理信息系統(tǒng)：利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立涵蓋檔案收集、整理、存儲(chǔ)、利用、鑒定、銷毀等全過程的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、自動(dòng)化和智能化。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化存儲(chǔ)：對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理，提高檔案的利用效率和安全性。推進(jìn)檔案信息資源共享：通過檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)衛(wèi)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)各單位及部門之間的檔案信息資源共享，為衛(wèi)計(jì)工作提供便捷的信息服務(wù)。2.信息化建設(shè)內(nèi)容檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：選擇適合衛(wèi)計(jì)檔案管理需求的檔案管理軟件，進(jìn)行系統(tǒng)定制開發(fā)或功能擴(kuò)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案數(shù)字化加工：按照檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等加工處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案信息安全保障：加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)措施，建立數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)機(jī)制，確保檔案信息的安全。檔案信息資源整合：整合衛(wèi)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)各單位及部門的檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享利用。3.信息化管理要求數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)：檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，并確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，定期對(duì)檔案信息進(jìn)行維護(hù)和更新，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的時(shí)效性。系統(tǒng)操作與使用：檔