PAGE大學(xué)會(huì)計(jì)檔案閱制度一、總則（一）制定目的為了加強(qiáng)大學(xué)會(huì)計(jì)檔案的管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案查閱行為，保證會(huì)計(jì)檔案的安全與完整，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在學(xué)校財(cái)務(wù)管理和經(jīng)濟(jì)決策中的作用，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各學(xué)院、各部門以及與學(xué)校財(cái)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的所有單位和個(gè)人查閱會(huì)計(jì)檔案的行為。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則查閱會(huì)計(jì)檔案必須遵守國家法律法規(guī)和學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保查閱行為合法合規(guī)。2.安全保密原則在查閱會(huì)計(jì)檔案過程中，要采取有效措施保證檔案的安全，防止檔案丟失、損壞和泄密。對涉及學(xué)校財(cái)務(wù)機(jī)密的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。3.規(guī)范有序原則明確查閱流程和要求，保證查閱工作有序進(jìn)行，提高工作效率，同時(shí)便于對查閱行為進(jìn)行監(jiān)督和管理。二、會(huì)計(jì)檔案的定義與分類（一）會(huì)計(jì)檔案的定義會(huì)計(jì)檔案是指學(xué)校在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。（二）會(huì)計(jì)檔案的分類1.會(huì)計(jì)憑證類包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿類總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類月度、季度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。4.其他會(huì)計(jì)資料類銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。三、查閱條件與申請（一）查閱條件1.因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案。查閱人員應(yīng)熟悉相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，了解查閱目的和要求，能夠正確使用和保管會(huì)計(jì)檔案。2.查閱涉及學(xué)校財(cái)務(wù)機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)具備相應(yīng)的保密資質(zhì)和條件，并經(jīng)學(xué)校保密管理部門批準(zhǔn)。（二）查閱申請1.查閱會(huì)計(jì)檔案應(yīng)提前向?qū)W校財(cái)務(wù)部門提交查閱申請。申請應(yīng)注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間、查閱人員等信息。2.查閱申請應(yīng)由申請單位或個(gè)人負(fù)責(zé)人簽字并加蓋公章（個(gè)人申請的簽字確認(rèn)），提交至學(xué)校財(cái)務(wù)部門檔案管理崗位。3.財(cái)務(wù)部門檔案管理崗位收到查閱申請后，應(yīng)進(jìn)行初審。初審內(nèi)容包括申請材料是否齊全、查閱目的是否合理、查閱人員是否符合條件等。對符合查閱條件的申請及時(shí)提交財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批；對不符合條件的申請，應(yīng)及時(shí)通知申請單位或個(gè)人并說明理由。四、查閱流程（一）預(yù)約登記1.經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批通過的查閱申請，由檔案管理崗位人員與申請單位或個(gè)人預(yù)約查閱時(shí)間，并進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱時(shí)間段、查閱人員姓名、所在部門、查閱檔案名稱及數(shù)量等。2.根據(jù)學(xué)校檔案管理的實(shí)際情況，合理安排查閱時(shí)間，確保查閱工作有序進(jìn)行，避免影響正常財(cái)務(wù)工作秩序。（二）查閱準(zhǔn)備1.在查閱前，檔案管理崗位人員應(yīng)根據(jù)查閱申請，準(zhǔn)備好相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案，并將其放置在專門的查閱場所。查閱場所應(yīng)具備安全、安靜、整潔的環(huán)境，便于查閱人員開展工作。2.對于電子會(huì)計(jì)檔案，檔案管理崗位人員應(yīng)確保查閱設(shè)備符合安全要求，并提前做好數(shù)據(jù)備份等準(zhǔn)備工作，防止在查閱過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或損壞等情況。同時(shí)，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)協(xié)助查閱人員操作電子查閱設(shè)備，確保查閱工作順利進(jìn)行，并對查閱操作進(jìn)行記錄。（三）現(xiàn)場查閱1.查閱人員應(yīng)在預(yù)約時(shí)間到達(dá)查閱場所，在檔案管理崗位人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱。查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守查閱紀(jì)律，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、拆散原卷冊，也不得抽換或損壞任何檔案資料。2.查閱人員只能查閱與申請內(nèi)容相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍。如需查閱其他檔案資料或調(diào)整查閱內(nèi)容，應(yīng)重新提交申請并經(jīng)審批。3.在查閱過程中，查閱人員應(yīng)保持安靜，避免影響其他人員工作。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)提前向檔案管理崗位人員提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后按照規(guī)定的方式和數(shù)量進(jìn)行操作。復(fù)印、拍照的內(nèi)容應(yīng)與查閱目的相關(guān)，不得用于其他用途。（四）查閱記錄1.檔案管理崗位人員應(yīng)對查閱過程進(jìn)行全程記錄，記錄內(nèi)容包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱檔案名稱及數(shù)量、查閱內(nèi)容摘要、復(fù)印或拍照情況等。記錄應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確，以備后續(xù)查詢和監(jiān)督。2.查閱記錄應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存。紙質(zhì)記錄應(yīng)及時(shí)整理歸檔，與查閱的會(huì)計(jì)檔案一同保管；電子記錄應(yīng)定期備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備中，并按照學(xué)校檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管期限設(shè)定。（五）歸還檔案1.查閱工作結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將查閱的會(huì)計(jì)檔案歸還檔案管理崗位人員。檔案管理崗位人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查檔案是否齊全、完整，有無損壞或丟失等情況，并在查閱記錄上注明檔案歸還情況。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失等情況，查閱人員應(yīng)立即報(bào)告檔案管理崗位人員，并協(xié)助查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。如因查閱人員原因造成檔案損壞或丟失的，查閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。五、查閱權(quán)限與限制（一）查閱權(quán)限1.學(xué)校內(nèi)部因財(cái)務(wù)工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案的人員，包括財(cái)務(wù)部門工作人員、審計(jì)部門工作人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門工作人員等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可按照本制度規(guī)定的流程進(jìn)行查閱。2.外部單位因工作需要查閱學(xué)校會(huì)計(jì)檔案的，如上級(jí)主管部門、稅務(wù)機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)關(guān)等，應(yīng)持有單位介紹信及相關(guān)證明文件，經(jīng)學(xué)校財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱范圍和方式應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校規(guī)定執(zhí)行。（二）查閱限制1.涉及學(xué)校商業(yè)秘密、財(cái)務(wù)機(jī)密等重要信息的會(huì)計(jì)檔案，未經(jīng)學(xué)校保密管理部門和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，不得查閱。2.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，不得將檔案攜帶出規(guī)定的查閱場所。如有特殊情況需要帶出查閱場所的，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)登記手續(xù)，確保檔案安全。帶出檔案的查閱時(shí)間和歸還時(shí)間應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)要求執(zhí)行，歸還時(shí)應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，確保檔案無任何損壞或泄密情況。3.查閱人員不得擅自將查閱的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員，不得利用查閱檔案獲取的信息謀取私利或進(jìn)行其他違法違規(guī)活動(dòng)。六、特殊情況處理（一）多人查閱如有多個(gè)單位或個(gè)人同時(shí)申請查閱同一會(huì)計(jì)檔案，檔案管理崗位人員應(yīng)根據(jù)查閱目的和工作需要，合理安排查閱順序和時(shí)間，確保查閱工作高效、有序進(jìn)行。在多人查閱過程中，應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督管理，防止出現(xiàn)混亂或違規(guī)操作等情況。（二）緊急查閱如遇緊急情況需要查閱會(huì)計(jì)檔案，申請單位或個(gè)人可先電話向?qū)W校財(cái)務(wù)部門說明情況，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意后，可先行查閱，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦查閱申請手續(xù)，并按照本制度規(guī)定的流程進(jìn)行后續(xù)操作。（三）檔案修復(fù)與復(fù)制在查閱過程中，如發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案有損壞或字跡模糊等情況，檔案管理崗位人員應(yīng)及時(shí)安排專業(yè)人員進(jìn)行修復(fù)。如需復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行，確保復(fù)制內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與原件具有同等法律效力，并按照檔案管理要求進(jìn)行標(biāo)注和保管。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.學(xué)校財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱監(jiān)督機(jī)制，定期對查閱工作進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括查閱申請審批情況、查閱流程執(zhí)行情況、查閱記錄完整性、檔案歸還情況等。2.財(cái)務(wù)部門檔案管理崗位人員應(yīng)對查閱過程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，并做好記錄。對違反查閱制度的行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人，并按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、審計(jì)機(jī)關(guān)、稅務(wù)機(jī)關(guān)等外部單位對學(xué)校會(huì)計(jì)檔案查閱工作的監(jiān)督檢查。對外部單位提出的意見和建議，學(xué)校應(yīng)認(rèn)真對待，及時(shí)整改，并將整改情況反饋給相關(guān)單位。2.積極配合外部單位的監(jiān)督檢查工作，提供必要的查閱資料和信息，如實(shí)反映查閱工作情況。不得拒絕、隱匿或提供虛假資料，確保監(jiān)督檢查工作順利進(jìn)行。八、責(zé)任追究（一）查閱人員責(zé)任1.查閱人員在查閱會(huì)計(jì)檔案過程中，如違反本制度規(guī)定，造成會(huì)計(jì)檔案損壞、丟失、泄密等后果的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。學(xué)校將視情節(jié)輕重，給予批評教育、警告、罰款等處理；如構(gòu)成違法犯罪的，將依法追究其法律責(zé)任。2.查閱人員利用查閱檔案獲取的信息謀取私利或進(jìn)行其他違法違規(guī)活動(dòng)的，學(xué)校將依法依規(guī)嚴(yán)肅處理，追回非法所得，并追究其法律責(zé)任。（二）檔案管理人員責(zé)任1.檔案管理崗位人員如未按照本制度規(guī)定履行職責(zé)，導(dǎo)致查閱工作出現(xiàn)失誤或檔案管理混亂的，學(xué)校將視情節(jié)輕重，給予批評教育、警告、調(diào)整崗位等處理；如造成嚴(yán)重后果的，將依法依規(guī)追究其責(zé)任。2.檔案管理崗位人員對查閱過程中的違規(guī)行為未及時(shí)發(fā)現(xiàn)或制止的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任。九、附則（一）解釋權(quán)本制度由學(xué)