PAGE檔案辦公場(chǎng)所管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案辦公場(chǎng)所的管理，確保檔案的安全、完整與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及檔案管理的辦公場(chǎng)所，包括檔案庫(kù)房、檔案整理室、檔案查閱室等。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案信息不被泄露、篡改或丟失，保障檔案的安全性。2.規(guī)范有序原則：檔案管理工作應(yīng)遵循標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化流程，保證檔案整理、存儲(chǔ)、查閱等環(huán)節(jié)有序進(jìn)行。3.高效利用原則：在確保檔案安全的前提下，最大程度地滿足公司各部門(mén)對(duì)檔案的利用需求，提高工作效率。二、檔案辦公場(chǎng)所環(huán)境管理（一）選址與布局1.檔案辦公場(chǎng)所應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠的區(qū)域，遠(yuǎn)離易燃、易爆、污染源及人員流動(dòng)頻繁的區(qū)域。2.檔案庫(kù)房應(yīng)根據(jù)檔案類別、保管期限等進(jìn)行合理分區(qū)，設(shè)置不同的存儲(chǔ)區(qū)域，并做好明顯標(biāo)識(shí)。檔案整理室應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，滿足檔案整理工作的需要。檔案查閱室應(yīng)提供舒適、安靜的查閱環(huán)境，方便查閱人員使用。（二）溫濕度控制1.檔案庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%范圍內(nèi)。應(yīng)配備溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，定期進(jìn)行監(jiān)測(cè)記錄，并根據(jù)溫濕度變化情況及時(shí)采取相應(yīng)的調(diào)控措施。2.在高溫季節(jié)，可通過(guò)安裝空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備等方式降低庫(kù)房溫度；在潮濕季節(jié)，可使用除濕機(jī)控制濕度，同時(shí)注意關(guān)好門(mén)窗，防止外界濕氣進(jìn)入。（三）清潔衛(wèi)生1.檔案辦公場(chǎng)所應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。檔案庫(kù)房地面、貨架、檔案箱柜等應(yīng)每周至少清掃一次，防止灰塵、雜物堆積。2.檔案整理室和查閱室應(yīng)每天進(jìn)行清潔，確保桌面、設(shè)備等干凈整潔。對(duì)檔案整理過(guò)程中產(chǎn)生的廢紙、雜物等應(yīng)及時(shí)清理，避免影響工作環(huán)境和檔案安全。（四）安全防護(hù)設(shè)施1.檔案辦公場(chǎng)所應(yīng)配備完善的安全防護(hù)設(shè)施，如防火門(mén)、防盜門(mén)窗、監(jiān)控?cái)z像頭、煙霧報(bào)警器、滅火器等。安全防護(hù)設(shè)施應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防蟲(chóng)、防鼠設(shè)施，如防蟲(chóng)網(wǎng)、擋鼠板等，并定期投放防蟲(chóng)、防鼠藥物，防止蟲(chóng)害、鼠害對(duì)檔案造成破壞。三、檔案存儲(chǔ)管理（一）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理、編目。整理過(guò)程中要確保檔案資料齊全、完整，文件排列有序，編號(hào)準(zhǔn)確。2.對(duì)于破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，保證電子檔案的完整性和可檢索性。（二）檔案上架1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)上架存放，檔案箱柜應(yīng)按照類別、保管期限等進(jìn)行有序排列，并做好標(biāo)識(shí)。檔案上架時(shí)要注意輕拿輕放，避免損壞檔案。2.同一類別的檔案應(yīng)集中存放，便于查找和管理。對(duì)于重要檔案或利用率較高的檔案，可設(shè)置專門(mén)的存放區(qū)域，并做好標(biāo)識(shí)和防護(hù)措施。（三）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、存放位置等，確保賬實(shí)相符。2.在盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)量不符、損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的處理措施。對(duì)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并形成盤(pán)點(diǎn)報(bào)告。四、檔案查閱管理（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)公司保密委員會(huì)批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司檔案的，應(yīng)提前向公司提出書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的相關(guān)規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。（二）查閱登記1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，應(yīng)在《檔案查閱登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱申請(qǐng)人姓名、部門(mén)、查閱日期、檔案名稱、查閱期限等信息。2.查閱人員查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，并監(jiān)督查閱過(guò)程，確保查閱人員遵守查閱規(guī)定。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等，如需摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。（三）查閱歸還1.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案是否完整、有無(wú)損壞等情況。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失等情況，查閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將查閱情況記錄在案，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。五、檔案借閱管理（一）借閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、檔案名稱、借閱期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。涉及公司機(jī)密的檔案，借閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)公司保密委員會(huì)批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行借閱。外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱公司檔案的，應(yīng)提前向公司提出書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的相關(guān)規(guī)定，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播等。（二）借閱登記1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合借閱條件的，應(yīng)在《檔案借閱登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄借閱申請(qǐng)人姓名、部門(mén)、借閱日期、檔案名稱、借閱期限等信息。2.借閱人員借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)向其發(fā)放檔案借閱憑證，并告知借閱人員應(yīng)遵守的借閱規(guī)定。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案借閱憑證，不得遺失或轉(zhuǎn)借他人。（三）借閱歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案是否完整、有無(wú)損壞等情況。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將借閱情況記錄在案，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)收回檔案借閱憑證，并在《檔案借閱登記簿》上注明歸還日期。六、檔案保密管理（一）保密制度1.公司應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確檔案管理人員和查閱、借閱人員的保密職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案保密工作的管理。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。在檔案整理、存儲(chǔ)、查閱、借閱等過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。（二）人員管理1.檔案管理人員應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的背景審查和保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。檔案管理人員應(yīng)定期參加保密培訓(xùn)，提高保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自將檔案帶出檔案辦公場(chǎng)所，不得在非規(guī)定場(chǎng)所查閱、討論檔案內(nèi)容。如因工作需要必須在非規(guī)定場(chǎng)所查閱檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。（三）技術(shù)防范1.檔案辦公場(chǎng)所應(yīng)采用先進(jìn)的技術(shù)手段進(jìn)行保密防護(hù)，如安裝門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、加密存儲(chǔ)設(shè)備等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入檔案辦公場(chǎng)所，防止檔案信息被竊取或篡改。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密處理，設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，確保電子檔案的安全性。在檔案?jìng)鬏斶^(guò)程中，應(yīng)采用加密傳輸技術(shù)，防止檔案信息泄露。七、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、分類、編目、存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱管理等功能模塊，并與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效集成。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)采用安全可靠的技術(shù)架構(gòu)，具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、容災(zāi)等功能，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案信息化管理系統(tǒng)的要求，及時(shí)將檔案信息錄入系統(tǒng)，并保證錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。檔案信息錄入后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保數(shù)據(jù)無(wú)誤。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，包括數(shù)據(jù)備份、清理、更新等工作。數(shù)據(jù)備份應(yīng)采用多種方式進(jìn)行，如磁帶備份、光盤(pán)備份、硬盤(pán)備份等，并定期將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到異地，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)使用與管理1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，按照系統(tǒng)操作規(guī)程進(jìn)行檔案管理工作。在使用系統(tǒng)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告系統(tǒng)管理員進(jìn)行處理。2.公司應(yīng)制定檔案信息化管理系統(tǒng)的使用管理制度，明確系統(tǒng)使用人員的權(quán)限和職責(zé)，防止未經(jīng)授權(quán)的人員使用系統(tǒng)。系統(tǒng)使用人員應(yīng)妥善保管自己的賬號(hào)和密碼，不得泄露給他人。八、檔案銷毀管理（一）銷毀鑒定1.公司應(yīng)定期對(duì)已到保管期限或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀鑒定。銷毀鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)人員組成鑒定小組，對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查和鑒定。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、保管期限等因素，綜合判斷檔案是否失去保存價(jià)值。對(duì)于涉及公司機(jī)密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定，確保檔案銷毀工作的安全性和合法性。（二）銷毀審批1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及公司重大事項(xiàng)或機(jī)密的檔案，應(yīng)報(bào)公司總經(jīng)理審批。2.審批通過(guò)后，檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的程序組織檔案銷毀工作。（三）銷毀實(shí)施1.檔案銷毀工作應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)和相關(guān)部門(mén)人員共同監(jiān)督實(shí)施。銷毀方式可采用焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)清除等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.在檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)記錄銷毀情況，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，并形成銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)保存[X]年，以備查閱。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司應(yīng)建立檔案管理內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案辦公場(chǎng)所管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案整理、存儲(chǔ)、查閱、借閱等工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的安全保管情況、檔案利用效果等，提出審計(jì)意見(jiàn)和建議，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范開(kāi)展。（二）外部檢查1.公司應(yīng)積極配合上級(jí)主管部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)等對(duì)