PAGE檔案聯(lián)絡(luò)員工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案聯(lián)絡(luò)員工作制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門檔案聯(lián)絡(luò)員及涉及檔案管理工作的相關(guān)人員。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由綜合管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，各部門檔案聯(lián)絡(luò)員負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作，確保檔案管理工作有序開展。2.完整準(zhǔn)確原則檔案聯(lián)絡(luò)員應(yīng)確保所負(fù)責(zé)收集、整理的檔案材料真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，能夠全面反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，為公司決策和業(yè)務(wù)開展提供可靠依據(jù)。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。二、檔案聯(lián)絡(luò)員職責(zé)（一）檔案收集1.負(fù)責(zé)本部門各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等檔案材料的日常收集工作，確保檔案材料的齊全、完整。2.及時(shí)跟蹤本部門各項(xiàng)工作進(jìn)展，主動(dòng)收集與工作相關(guān)的重要文件、會(huì)議記錄、合同協(xié)議、項(xiàng)目成果等檔案資料，防止檔案材料的遺漏。3.對于從外部接收的涉及本部門工作的文件、信函、傳真等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并移交至綜合管理部門統(tǒng)一歸檔，同時(shí)留存復(fù)印件作為本部門檔案資料的補(bǔ)充。（二）檔案整理1.按照公司檔案分類方案和編號規(guī)則，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.對每份檔案材料進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄清單，明確檔案的題名、日期、來源、保管期限等信息，便于查詢和利用。3.對破損、褪色的檔案材料進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。4.定期對整理好的檔案進(jìn)行核對，確保檔案整理工作的準(zhǔn)確性。（三）檔案保管1.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管工作，設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等，確保檔案的安全存放。2.按照檔案保管期限的要求，對檔案進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。對于永久保存和長期保存的檔案，應(yīng)優(yōu)先提供較好的保管條件。3.建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱期限，確保檔案的安全。對借閱的檔案要進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱時(shí)間、借閱人、借閱內(nèi)容等信息，借閱人歸還檔案時(shí)要進(jìn)行認(rèn)真核對。4.定期對檔案保管場所進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。（四）檔案移交1.按照公司檔案管理制度的規(guī)定，定期將本部門整理好的檔案移交至綜合管理部門統(tǒng)一保管。移交時(shí)要填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.在檔案移交過程中，要對檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行再次核對，確保移交的檔案符合要求。3.對于已移交至綜合管理部門的檔案，檔案聯(lián)絡(luò)員仍需協(xié)助綜合管理部門進(jìn)行檔案的查詢、利用等工作，提供必要的信息和支持。（五）檔案信息化管理1.協(xié)助綜合管理部門推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作，按照要求將本部門的檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入和及時(shí)更新。2.積極配合綜合管理部門開展電子檔案的整理、存儲(chǔ)和利用工作，提高檔案管理的效率和便捷性。3.學(xué)習(xí)和掌握檔案信息化管理的相關(guān)知識和技能，不斷提升自身的業(yè)務(wù)水平，為公司檔案信息化建設(shè)貢獻(xiàn)力量。（六）培訓(xùn)與宣傳1.積極參加公司組織的檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，并將所學(xué)知識和技能傳授給本部門其他員工，提高本部門員工的檔案意識和檔案管理水平。2.協(xié)助綜合管理部門開展檔案管理宣傳工作，向本部門員工宣傳檔案管理的重要性和相關(guān)法律法規(guī)，增強(qiáng)員工對檔案管理工作的重視和支持。（七）監(jiān)督與檢查1.對本部門檔案管理工作進(jìn)行定期自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，確保檔案管理工作符合公司制度要求。2.配合綜合管理部門對公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，接受上級部門的指導(dǎo)和監(jiān)督，積極整改存在的問題。三、檔案收集范圍與分類（一）收集范圍1.行政管理類公司各類文件、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示等。公司會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。公司規(guī)章制度、辦法、細(xì)則等。公司機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、崗位職責(zé)等文件。公司大事記、年鑒等。2.黨群工作類黨組織文件、黨員檔案、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書等。工會(huì)文件、會(huì)員檔案、工會(huì)活動(dòng)記錄等。共青團(tuán)文件、團(tuán)員檔案、團(tuán)活動(dòng)記錄等。3.經(jīng)營管理類公司年度經(jīng)營計(jì)劃、預(yù)算、決算等文件。公司市場營銷策略、市場調(diào)研報(bào)告、客戶資料等。公司合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、商務(wù)信函等經(jīng)濟(jì)往來文件。公司財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)文件。公司人力資源規(guī)劃、招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利等文件。4.業(yè)務(wù)技術(shù)類公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制等技術(shù)文件。公司項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告等項(xiàng)目文件。公司技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、操作規(guī)程等文件。公司設(shè)備采購、安裝、調(diào)試、維護(hù)等設(shè)備文件。5.其他類公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀獎(jiǎng)牌等。公司對外宣傳資料、新聞報(bào)道、廣告策劃等。公司與外部單位的往來信函、合作協(xié)議、交流活動(dòng)記錄等。（二）分類1.按照檔案的形成時(shí)間分類，可分為年度檔案、季度檔案、月度檔案等。2.按照檔案的性質(zhì)分類，可分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。3.按照檔案的保管期限分類，可分為永久保存檔案、長期保存檔案（一般為1050年）、短期保存檔案（一般為110）年。四、檔案整理規(guī)范（一）文書檔案整理1.遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）的順序進(jìn)行分類排列。2.每份文件應(yīng)單獨(dú)裝訂，左側(cè)裝訂，不掉頁、不倒頁、不壓字，裝訂應(yīng)牢固、整齊、美觀。3.對于文件材料較多的，可采用三孔一線的裝訂方法；對于文件材料較少的，可采用左上角粘貼的方式進(jìn)行裝訂。4.編目時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的格式填寫檔案目錄，包括檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、備注等信息。檔號應(yīng)按照公司檔案編號規(guī)則編制，確保唯一性和系統(tǒng)性。5.卷內(nèi)文件應(yīng)按照排列順序依次編寫頁碼，正面編在右上角，背面編在左上角，空白頁不編號。（二）科技檔案整理1.科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，一個(gè)項(xiàng)目的檔案應(yīng)集中在一起。2.項(xiàng)目檔案應(yīng)包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工文件、調(diào)試文件、驗(yàn)收文件等全過程文件。3.每份文件應(yīng)進(jìn)行編號，并填寫項(xiàng)目檔案目錄，目錄應(yīng)包括文件題名、編號、日期、來源等信息。4.對于圖紙類檔案，應(yīng)折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面，并在圖紙右下角加蓋檔號章，注明檔號、圖號、責(zé)任者、日期等信息。5.科技檔案應(yīng)建立電子目錄，便于查詢和利用。（三）會(huì)計(jì)檔案整理1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)年度進(jìn)行分類整理，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等。2.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照編號順序排列，每本憑證應(yīng)加具封面，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖號碼、憑證張數(shù)等信息。3.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按照總賬、明細(xì)賬、日記賬等分類整理，每本賬簿應(yīng)加具封面，注明賬簿名稱、年度、賬簿頁數(shù)等信息。4.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按照月度、季度、年度分類整理，每份報(bào)告應(yīng)加蓋單位公章，并注明報(bào)告日期、編制單位等信息。5.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)按照類別進(jìn)行整理，如銀行對賬單、稅務(wù)申報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行存放，定期進(jìn)行檢查和鑒定，到期的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。（四）人事檔案整理1.人事檔案應(yīng)按照員工個(gè)人進(jìn)行整理，每人一檔。2.檔案內(nèi)容應(yīng)包括員工履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)材料、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資待遇、任免、出國（境）材料、勞動(dòng)合同等。3.每份材料應(yīng)進(jìn)行編號，并填寫人事檔案目錄，目錄應(yīng)包括材料題名、編號、日期、來源等信息。4.人事檔案應(yīng)建立電子檔案，便于查詢和更新。同時(shí)，應(yīng)定期對人事檔案進(jìn)行審核和整理，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。五、檔案保管與保護(hù)（一）保管場所要求1.檔案保管場所應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的房間，遠(yuǎn)離水源、火源和污染源。2.檔案保管場所應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、密集架等，確保檔案存放有序，便于查找和管理。3.檔案保管場所應(yīng)設(shè)置溫濕度計(jì)，定期監(jiān)測溫濕度變化情況，將溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案保護(hù)措施1.對紙質(zhì)檔案應(yīng)采取防潮、防蟲、防火、防盜等措施。定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有受潮、霉變、蟲蛀等情況的，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如晾曬、消毒、修復(fù)等。2.對電子檔案應(yīng)采取備份、加密、防病毒等措施，確保電子檔案的安全。定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)存放在不同的地點(diǎn)，以防數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)安裝防病毒軟件，定期進(jìn)行病毒查殺，防止電子檔案被病毒感染。3.對重要檔案應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如專柜存放、專人保管等，確保重要檔案的安全。（三）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案保管人員的職責(zé)和權(quán)限，加強(qiáng)對檔案保管人員的安全教育和培訓(xùn)，提高檔案保管人員的安全意識和防范能力。2.嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱期限，借閱檔案必須履行審批手續(xù)，填寫借閱登記表，注明借閱時(shí)間、借閱人、借閱內(nèi)容等信息。借閱人歸還檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。3.加強(qiáng)對檔案保管場所的安全防范，安裝必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警設(shè)備等，確保檔案保管場所的安全。同時(shí)，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。六、檔案利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循方便、快捷、高效的原則，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。2.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定，確保檔案的安全和保密。（二）利用方式1.查閱檔案：檔案利用者可到綜合管理部門檔案查閱室查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。檔案保管人員應(yīng)按照查閱登記表的要求，提供相應(yīng)的檔案資料，并協(xié)助查閱人員進(jìn)行查閱。2.借閱檔案：檔案利用者因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱時(shí)間、借閱人、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制檔案：檔案利用者如需復(fù)制檔案資料的，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，注明復(fù)制事項(xiàng)、復(fù)制份數(shù)、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到綜合管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保復(fù)制件與原件一致，并加蓋檔案管理部門的印章。（三）借閱管理1.借閱檔案必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自借閱檔案。2.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自復(fù)制、摘錄、拍照、傳播檔案內(nèi)容。3.借閱人應(yīng)按時(shí)歸還借閱的檔案，如因特殊原因需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還的，檔案管理部門有權(quán)收回檔案，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。4.檔案保管人員應(yīng)定期對借閱的檔案進(jìn)行清理和核對，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀程序（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行綜合評估。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案聯(lián)絡(luò)員、檔案管理專業(yè)人員等。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，組織開展檔案鑒定工作，對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，判斷其保存價(jià)值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行分析比較，判斷其保存價(jià)值的高低。3.效益評估法：從檔案對公司工作的利用價(jià)值、經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益等方面進(jìn)行評估，判斷其保存價(jià)值。（四）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.永久保存檔案：反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司成立以來的重要文件、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。2.長期保存檔案：在一定時(shí)期內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，如公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、項(xiàng)目文件、設(shè)備檔案等，保管期限一般為1050年。3.短期保存檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對公司工作有參考價(jià)值的檔案，如一般性文件、臨時(shí)性通知、簡報(bào)等，保管期限一般為110年。（五）銷毀程