PAGE環(huán)保局檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)環(huán)保局檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在環(huán)境保護(hù)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于環(huán)保局機(jī)關(guān)各科室、直屬單位及下屬事業(yè)單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則環(huán)保局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，各科室、單位明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔和保管。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映環(huán)境保護(hù)工作的歷史面貌和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則全面收集和整理與環(huán)境保護(hù)工作相關(guān)的各類文件、資料，保證檔案的完整性，避免重要信息缺失。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率，為環(huán)境保護(hù)工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以局領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，各科室、單位負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全局檔案管理工作，研究解決檔案工作中的重大問題。（二）辦公室作為環(huán)保局檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)檔案管理工作的具體組織實(shí)施，履行以下職責(zé)：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全局檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案檢索工具，編制檔案目錄及相關(guān)檢索資料，方便檔案查詢利用。4.做好檔案的安全保管工作，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案安全。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ训奖９芷谙薜臋n案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。7.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高全局檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。8.負(fù)責(zé)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。（三）各科室、單位各科室、單位負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。具體職責(zé)如下：1.按照檔案管理要求，負(fù)責(zé)收集本科室、單位在工作中形成的各類文件、資料、圖表、聲像等檔案材料，定期移交局辦公室。2.對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行初步整理，分類存放，便于查找和移交。3.配合局辦公室做好檔案的整理、編目、數(shù)字化等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本科室、單位檔案的安全和保密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍環(huán)保局檔案收集范圍包括以下幾類：1.上級(jí)文件包括黨中央、國(guó)務(wù)院、國(guó)家環(huán)?？偩旨吧霞?jí)黨委、政府下發(fā)的與環(huán)境保護(hù)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局文件本局制發(fā)的各類文件，如決定、決議、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.會(huì)議文件本局召開的各類會(huì)議形成的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、講話、決議、紀(jì)要等。4.業(yè)務(wù)文件環(huán)保業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料，如環(huán)境影響評(píng)價(jià)文件、環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告、污染防治方案、生態(tài)保護(hù)規(guī)劃等。5.人事檔案本局干部職工的人事檔案，包括履歷表、任免文件、考核材料、工資變動(dòng)材料、獎(jiǎng)懲材料等。6.財(cái)務(wù)檔案本局財(cái)務(wù)工作中形成的檔案，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。7.聲像檔案反映本局重要活動(dòng)、工作場(chǎng)景、環(huán)保項(xiàng)目建設(shè)等的照片、錄音、錄像等聲像資料。8.實(shí)物檔案本局獲得的各類獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書、錦旗等實(shí)物。（二）收集要求1.各科室、單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，并保持材料之間的歷史聯(lián)系。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)、背景信息等相關(guān)資料，確保電子檔案的真實(shí)性和完整性。4.對(duì)于重要的檔案材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類，一般分為黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)工作、人事管理、財(cái)務(wù)管理等類別。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的標(biāo)識(shí)和查找。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護(hù)設(shè)施，保持庫房清潔、整齊、通風(fēng)良好。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、密集架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品、吸塵器等，確保檔案的安全保管。（三）檔案存放按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案整齊存放在檔案柜或密集架上，并建立檔案存放位置索引，便于快速查找。（四）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的日常管理和安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，確保檔案在借閱、查閱過程中的安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，防止發(fā)生安全事故。（五）保護(hù)措施1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀等問題及時(shí)采取處理措施。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案信息的安全。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循方便快捷、服務(wù)大局、保守秘密的原則，充分發(fā)揮檔案的作用，為環(huán)境保護(hù)工作提供有力支持。（二）利用方式1.查閱本局工作人員因工作需要查閱檔案，可直接到檔案庫房查閱，并填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱本局工作人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在科室、單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)局辦公室批準(zhǔn)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制因工作需要復(fù)制檔案材料時(shí)，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制，并登記復(fù)制內(nèi)容、數(shù)量、申請(qǐng)人等信息。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案庫房或指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出本局。3.查閱、借閱涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。4.查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、準(zhǔn)確判定的原則，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由局辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實(shí)施。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價(jià)值，包括對(duì)環(huán)境保護(hù)工作的查考利用價(jià)值、歷史研究?jī)r(jià)值等。3.檔案的保管期限，根據(jù)檔案的形成時(shí)間、重要程度等因素確定保管期限。（四）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容和形式，確定其保存價(jià)值和保管期限。2.綜合分析法綜合考慮檔案的來源、形成時(shí)間、內(nèi)容性質(zhì)、利用情況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面分析，確定其保存價(jià)值和保管期限。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)同級(jí)國(guó)家綜合檔案館備案。3.按照批準(zhǔn)的銷毀意見，由檔案管理人員組織實(shí)施銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)指定專人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》存檔。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步建立環(huán)保局檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為環(huán)境保護(hù)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)本局保存的各類檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等，建立檔案數(shù)字化副本。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合本局檔案管理工作的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等功能的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理建立健全檔案信息化數(shù)據(jù)安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。（三）實(shí)施步驟1.規(guī)劃設(shè)計(jì)階段制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施，進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)和方案論證。2.數(shù)據(jù)采集階段組織開展檔案數(shù)字化工作，按照檔案整理要求進(jìn)行掃描、圖像處理等，建立檔案數(shù)字化副本。3.系統(tǒng)建設(shè)階段根據(jù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案，開發(fā)或選用檔案信息管理系統(tǒng)，進(jìn)行系統(tǒng)安裝、調(diào)試和測(cè)試，確保系統(tǒng)功能正常運(yùn)行。4.應(yīng)用推廣階段在全局范圍內(nèi)推廣應(yīng)用檔案信息管理系統(tǒng)，組織檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化。5.完善提升階段根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需求，不斷完善檔案信息管理系統(tǒng)功能，加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理，提高檔案信息化管理水平。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求1.政治素質(zhì)高，熱愛檔案工作，具有較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)。2.具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。3.熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技能，能夠運(yùn)用檔案管理軟件進(jìn)行檔案管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等。2.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案安全。3.建立健全檔案檢索工具，編制檔案目錄及相關(guān)檢索資料，方便