PAGE村合作社檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)村合作社檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在村合作社各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本社實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于村合作社在生產(chǎn)經(jīng)營、財(cái)務(wù)管理、社員管理、項(xiàng)目建設(shè)等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、聲像等不同形式和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則村合作社的檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映村合作社各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集村合作社在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則對涉及村合作社商業(yè)秘密、社員隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便利性原則檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管、查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門及人員設(shè)置設(shè)立村合作社檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉村合作社業(yè)務(wù)情況。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善村合作社檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)村合作社各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案保管制度，確保檔案的安全保管，做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，對查閱、借閱情況進(jìn)行登記。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。6.積極開展檔案信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提高檔案管理的效率和水平。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高村合作社全體人員的檔案意識和檔案管理水平。（三）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.在各項(xiàng)工作活動(dòng)中，各部門應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范文件材料的形成、積累和歸檔工作，將辦理完畢的文件材料及時(shí)移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。（四）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱登記等，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。3.定期對檔案進(jìn)行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。5.協(xié)助各部門做好文件材料的收集、整理和歸檔指導(dǎo)工作，提高村合作社整體檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.生產(chǎn)經(jīng)營類檔案包括農(nóng)業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃、種植養(yǎng)殖記錄、農(nóng)產(chǎn)品銷售合同、市場調(diào)研報(bào)告等。2.財(cái)務(wù)管理類檔案涵蓋財(cái)務(wù)預(yù)算、會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。3.社員管理類檔案有社員登記表、社員入股記錄、社員權(quán)益分配方案、社員意見建議記錄等。4.項(xiàng)目建設(shè)類檔案包含項(xiàng)目申報(bào)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目招投標(biāo)文件、項(xiàng)目施工圖紙、項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告等。5.行政管理類檔案如村合作社章程、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、對外發(fā)文與收文等。6.其他類檔案涉及村合作社獲得的榮譽(yù)證書、宣傳資料、照片、音像資料等具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。3.對重要文件材料的收集，應(yīng)確保原件的完整性，如有特殊情況需留存復(fù)印件，應(yīng)注明原件保存處，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。4.收集的文件材料應(yīng)按照形成時(shí)間順序進(jìn)行整理，避免雜亂無章。（三）整理方法1.分類按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將收集到的檔案分為不同類別，如上述生產(chǎn)經(jīng)營類、財(cái)務(wù)管理類等。2.編號為每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和查找。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)律，具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目對每一份檔案編制目錄，包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案的整齊美觀和牢固耐用。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原有順序，避免損壞文件內(nèi)容。5.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、年度等信息，便于存放和管理。四、檔案的保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防蟲、防盜等條件。庫房內(nèi)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、編號順序排列上架存放，便于查找和管理。2.定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取措施處理。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)與原始數(shù)據(jù)分開存放，并定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。5.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，定期對檔案架、檔案盒等進(jìn)行擦拭，防止灰塵、污垢對檔案造成損害。（三）檔案的安全保護(hù)1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識。2.檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施，確保檔案庫房的安全。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。4.對涉及村合作社機(jī)密信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等特殊措施，防止信息泄露。5.定期對檔案安全情況進(jìn)行檢查評估，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)整改，確保檔案的安全保管。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本社成員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人員遵守查閱規(guī)定。3.查閱人員只能在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.外單位因工作需要借閱本社檔案的，應(yīng)提前向村合作社提出書面申請，說明借閱目的、借閱期限等情況，經(jīng)村合作社負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，并提供有效身份證明，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱人員的責(zé)任和義務(wù)。3.檔案借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與借閱人員溝通解決。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和村合作社實(shí)際情況，從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，確定檔案的保管期限。3.保管期限分為永久、長期和短期。對反映村合作社主要職能活動(dòng)和歷史面貌的重要檔案，應(yīng)列為永久保管；對在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，可列為長期保管（保管期限為[X]年）；對只在較短時(shí)間內(nèi)有參考價(jià)值的檔案，可列為短期保管（保管期限為[X]年）。（二）銷毀程序1.對已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核同意后，編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)村合作社負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀清冊》永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)村合作社檔案的數(shù)字化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，方便檔案的查閱、利用和共享。（二）數(shù)字化檔案采集1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理，去除圖像中的雜質(zhì)、污點(diǎn)等，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案整理要求，對數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、編號，并建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和查詢。（三）檔案信息系統(tǒng)建設(shè)1.選用適合村合作社檔案管理需求的檔案信息管理軟件，建立檔案信息系統(tǒng)。2.將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)錄入檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲和管理。3.在檔案信息系統(tǒng)中設(shè)置權(quán)限管理功能，對不同人員的檔案查閱、借閱等操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息安全