PAGE檔案館安全生成制度一、總則（一）目的為了確保檔案館檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改、丟失等情況發(fā)生，特制定本安全生成制度。本制度旨在規(guī)范檔案生成過(guò)程中的各項(xiàng)操作，保障檔案的真實(shí)性、完整性和可用性，滿足公司/組織對(duì)檔案管理的要求，為公司/組織的正常運(yùn)營(yíng)和發(fā)展提供有力的支持。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案生成的部門和人員，包括但不限于文件起草部門、檔案整理部門、檔案保管部門等。（三）基本原則1.合法性原則檔案生成過(guò)程必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的生成活動(dòng)合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況，不得虛假編造。3.完整性原則檔案應(yīng)包含與業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的所有必要信息，確保檔案資料的全面性和系統(tǒng)性。4.保密性原則對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，防止信息泄露。（四）引用法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)1.《中華人民共和國(guó)檔案法》2.《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》3.《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894）4.《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31）5.其他相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范二、檔案生成流程規(guī)范（一）文件起草1.起草要求文件起草人員應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、完整，符合公司/組織的政策、制度和業(yè)務(wù)要求。對(duì)于重要文件或涉及多個(gè)部門的文件，應(yīng)進(jìn)行充分的調(diào)研和溝通，確保文件的可行性和協(xié)調(diào)性。2.格式規(guī)范文件應(yīng)采用統(tǒng)一的格式模板，包括標(biāo)題、文號(hào)、正文、附件、落款等部分。標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，準(zhǔn)確概括文件主題；文號(hào)應(yīng)按照公司/組織規(guī)定的編號(hào)規(guī)則編制；正文應(yīng)層次分明，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)；附件應(yīng)與正文緊密相關(guān)，并注明附件名稱和序號(hào)；落款應(yīng)包含發(fā)文部門和發(fā)文日期。3.審批流程文件起草完成后，應(yīng)按照公司/組織的審批流程進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。一般文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，重要文件或涉及重大事項(xiàng)的文件還需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)審批。審批人員應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，對(duì)不符合要求的文件提出修改意見(jiàn)，直至文件通過(guò)審批。（二）文件流轉(zhuǎn)與簽收1.流轉(zhuǎn)方式文件在公司/組織內(nèi)部流轉(zhuǎn)應(yīng)采用紙質(zhì)文件與電子文件相結(jié)合的方式，確保文件傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。對(duì)于重要文件或緊急文件，應(yīng)優(yōu)先采用專人傳遞或電子加密傳輸?shù)姆绞?，避免文件在流轉(zhuǎn)過(guò)程中出現(xiàn)延誤或丟失。2.簽收記錄文件接收部門或人員應(yīng)及時(shí)簽收文件，并在文件簽收登記表上進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括文件名稱、文號(hào)、發(fā)文部門、發(fā)文日期、簽收日期、簽收人等信息。簽收記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和追溯。（三）檔案整理1.分類標(biāo)準(zhǔn)檔案整理應(yīng)按照公司/組織的檔案分類方案進(jìn)行，確保檔案分類科學(xué)、合理、便于查找和利用。常見(jiàn)的檔案分類包括行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、人力資源類、項(xiàng)目管理類等，每個(gè)大類下還可根據(jù)具體情況進(jìn)一步細(xì)分小類。2.編號(hào)規(guī)則檔案應(yīng)按照一定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，以便于識(shí)別和管理。編號(hào)應(yīng)具有唯一性，能夠準(zhǔn)確反映檔案的類別、年度、保管期限等信息。例如，檔案編號(hào)可采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的形式，如“2023XM001”，其中“2023”表示年度，“XM”表示項(xiàng)目管理類檔案，“001”表示該類別下的流水號(hào)。3.裝訂要求紙質(zhì)檔案應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝的方式，不得使用金屬釘?shù)纫咨P的裝訂材料。對(duì)于紙張較大或較厚的檔案，可采用折疊或裁剪的方式進(jìn)行整理，使其符合裝訂要求。4.編目與著錄檔案整理完成后，應(yīng)進(jìn)行編目和著錄工作，編制檔案目錄和檢索工具。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、年度、保管期限、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、歸檔日期等信息，檢索工具可采用紙質(zhì)卡片目錄或電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)等形式。著錄信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整，以便于檔案的查詢和利用。（四）檔案存儲(chǔ)1.存儲(chǔ)環(huán)境檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全、適宜的環(huán)境中，確保檔案不受損壞、變質(zhì)或丟失。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能，溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度測(cè)量設(shè)備、防蟲(chóng)藥品、防盜報(bào)警裝置等設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.存儲(chǔ)方式紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序進(jìn)行上架排列，存放在檔案柜或檔案架上。檔案柜或檔案架應(yīng)牢固、整齊，便于檔案的存放和查找。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害或其他原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。對(duì)于重要的電子檔案，還應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。（五）檔案利用1.利用申請(qǐng)公司/組織內(nèi)部人員如需利用檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱、檔案編號(hào)、利用期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。涉及公司/組織機(jī)密的檔案，利用申請(qǐng)還需經(jīng)保密管理部門審批。2.利用方式檔案利用人員可根據(jù)實(shí)際需要，采用查閱、借閱、復(fù)制等方式利用檔案。查閱檔案應(yīng)在檔案閱覽室進(jìn)行，不得將檔案帶出閱覽室；借閱檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間，并確保檔案的安全；復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案保管部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作，復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤后加蓋檔案保管部門印章。3.利用記錄檔案保管部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用申請(qǐng)時(shí)間、利用人員姓名、部門、利用目的、利用方式、利用期限、歸還時(shí)間等信息。利用記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。（六）檔案銷毀1.銷毀鑒定檔案保管部門應(yīng)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理和鑒定，確定哪些檔案已失去保存價(jià)值，需要進(jìn)行銷毀。銷毀鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員和保密管理人員共同參與，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密的檔案，銷毀鑒定應(yīng)更加嚴(yán)格，確保機(jī)密信息不被泄露。2.銷毀審批經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷毀申請(qǐng)表，注明檔案名稱、檔案編號(hào)、年度、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及公司/組織機(jī)密的檔案，銷毀申請(qǐng)還需經(jīng)保密管理部門審批。3.銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，確保檔案信息徹底銷毀，無(wú)法恢復(fù)。紙質(zhì)檔案可采用焚燒、粉碎等方式銷毀；電子檔案可采用格式化、刪除等方式銷毀，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理破壞。檔案銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定的程序進(jìn)行。銷毀完成后，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷毀登記表，注明銷毀日期、銷毀方式及監(jiān)銷人員等信息。三、安全管理措施（一）人員安全管理1.人員背景審查對(duì)于涉及檔案生成、整理、保管、利用等工作的人員，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查，確保人員具備良好的職業(yè)道德和保密意識(shí)。審查內(nèi)容包括個(gè)人履歷、工作經(jīng)歷、違法違紀(jì)記錄等，對(duì)于有不良記錄的人員，不得從事與檔案相關(guān)的工作。2.人員培訓(xùn)定期組織檔案工作人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和安全意識(shí)。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案法律法規(guī)、檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、安全保密知識(shí)、信息技術(shù)應(yīng)用等方面。通過(guò)培訓(xùn)，使檔案工作人員熟悉檔案生成流程和安全管理要求，掌握必要的操作技能，確保檔案工作的質(zhì)量和安全。3.人員考核建立檔案工作人員考核制度，對(duì)其工作表現(xiàn)和業(yè)務(wù)能力進(jìn)行定期考核?？己藘?nèi)容包括工作質(zhì)量、工作效率、安全保密執(zhí)行情況等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的人員進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不符合要求的人員進(jìn)行批評(píng)教育或調(diào)整工作崗位。（二）物理安全管理1.檔案庫(kù)房安全檔案庫(kù)房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報(bào)警裝置等安全設(shè)施，確保庫(kù)房的安全防范能力。門禁系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同級(jí)別的權(quán)限管理，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房；監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)覆蓋庫(kù)房各個(gè)區(qū)域，實(shí)時(shí)記錄人員出入情況和庫(kù)房?jī)?nèi)的活動(dòng)情況；防盜報(bào)警裝置應(yīng)與公安機(jī)關(guān)報(bào)警系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，確保在發(fā)生盜竊等緊急情況時(shí)能夠及時(shí)報(bào)警。庫(kù)房門窗應(yīng)堅(jiān)固可靠，具備良好的密封性能，防止外部人員非法進(jìn)入和雨水、灰塵等侵入。2.設(shè)備安全檔案生成、整理、存儲(chǔ)、利用等過(guò)程中使用的設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、存儲(chǔ)設(shè)備等，應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案信息丟失或損壞。設(shè)備應(yīng)配備必要的安全防護(hù)軟件，如殺毒軟件、防火墻等，防止病毒、黑客等網(wǎng)絡(luò)攻擊，保障設(shè)備和檔案信息的安全。3.環(huán)境安全檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案造成損害。庫(kù)房?jī)?nèi)不得存放易燃、易爆、腐蝕性等物品，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全。加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房周邊環(huán)境的巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患，如火災(zāi)隱患、水患等。（三）信息安全管理1.網(wǎng)絡(luò)安全建立健全檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全防護(hù)。網(wǎng)絡(luò)應(yīng)采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等安全措施，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)和信息泄露。對(duì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)用戶進(jìn)行身份認(rèn)證和授權(quán)管理，設(shè)置不同級(jí)別的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)和操作檔案信息。2.數(shù)據(jù)安全加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)管理，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在異地。備份數(shù)據(jù)應(yīng)與原始數(shù)據(jù)進(jìn)行定期核對(duì)，確保數(shù)據(jù)的一致性和完整性。對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，采用先進(jìn)的加密算法對(duì)敏感數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中被竊取或篡改。3.信息保密嚴(yán)格執(zhí)行檔案信息保密制度，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格保密。檔案工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，不得泄露檔案信息。在檔案利用過(guò)程中，對(duì)涉及機(jī)密的檔案應(yīng)采取專門的保密措施，如限定查閱范圍、使用專用設(shè)備等，防止機(jī)密信息擴(kuò)散。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查檔案保管部門應(yīng)定期對(duì)檔案生成、整理、存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，確保各項(xiàng)工作符合本制度要求。檢查內(nèi)容包括檔案整理質(zhì)量、存儲(chǔ)環(huán)境、設(shè)備運(yùn)行情況、利用記錄等方面。定期檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查計(jì)劃，明確檢查人員、檢查時(shí)間、檢查內(nèi)容和檢查方法等，確保檢查工作的全面性和有效性。2.專項(xiàng)檢查根據(jù)公司/組織的工作需要或檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，適時(shí)開(kāi)展專項(xiàng)檢查。專項(xiàng)檢查可針對(duì)某一特定環(huán)節(jié)或某一類檔案進(jìn)行深入檢查，如檔案數(shù)字化質(zhì)量檢查、涉密檔案管理檢查等。專項(xiàng)檢查應(yīng)制定專項(xiàng)檢查方案，明確檢查目的、檢查范圍、檢查重點(diǎn)和檢查步驟等，確保專項(xiàng)檢查工作取得實(shí)效。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)部門監(jiān)督公司/組織應(yīng)接受上級(jí)主管部門對(duì)檔案工作的監(jiān)督檢查，積極配合上級(jí)部門的工作，及時(shí)匯報(bào)檔案工作情況，認(rèn)真落實(shí)上級(jí)部門提出的整改意見(jiàn)。2.接受相關(guān)部門監(jiān)督檔案工作還應(yīng)接受檔案行政管理部門、保密管理部門、公安等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查。公司/組織應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解國(guó)家法律法規(guī)和政策要求的變化，確保檔案工作合法合規(guī)。（三）檢查結(jié)果處理與整改1.結(jié)果反饋檢查工作結(jié)束后，檢查人員應(yīng)及時(shí)向檔案保管部門反饋檢查結(jié)果，指出存在的問(wèn)題和不足之處，并提出整改建議。檔案保管部門應(yīng)認(rèn)真對(duì)待檢查結(jié)果，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)記錄，分析原因，制定整改措施。2.整改落實(shí)檔案保管部門應(yīng)按照整改建議，及時(shí)組織整改工作，明確整改責(zé)任人和整改期限，確保整改工作落實(shí)到位。整改完成后，應(yīng)向檢查部門提交整改報(bào)告，匯報(bào)整改情況。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的重大問(wèn)題或存在安全隱患的情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行整改，并及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。五、應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估對(duì)檔案工作中可能面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面評(píng)估，包括火災(zāi)、水災(zāi)、地震、網(wǎng)絡(luò)攻擊、信息泄露等風(fēng)險(xiǎn)，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和可能造成損失的程度。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，確定應(yīng)急預(yù)案的重點(diǎn)和應(yīng)對(duì)措施。2.預(yù)案內(nèi)容應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)、應(yīng)急響應(yīng)程序、應(yīng)急處置措施、應(yīng)急資源保障等內(nèi)容。應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)應(yīng)明確各成員的職責(zé)和分工，確保應(yīng)急工作的高效開(kāi)展；應(yīng)急響應(yīng)程序應(yīng)規(guī)定在不同情況下的應(yīng)急啟動(dòng)流程和信息傳遞方式；應(yīng)急處置措施應(yīng)針對(duì)不同類型的突發(fā)事件制定具體的應(yīng)對(duì)方法，如火災(zāi)撲救、水災(zāi)搶險(xiǎn)、數(shù)據(jù)恢復(fù)等；應(yīng)急資源保障應(yīng)明確應(yīng)急所需的物資、設(shè)備、人員等資源的儲(chǔ)備情況和調(diào)配方式。（二）應(yīng)急演練1.演練計(jì)劃制定應(yīng)急演練計(jì)劃，定期組織開(kāi)展應(yīng)急演練。演練計(jì)劃應(yīng)明確演練的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參與人員等，確保演練工作有序進(jìn)行。應(yīng)急演練應(yīng)涵蓋檔案工作中可能遇到的各種突發(fā)事件，如火災(zāi)演練、水災(zāi)演練、網(wǎng)絡(luò)攻擊演練等，通過(guò)演練檢驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性，提高檔案工作人員的應(yīng)急處置能力。2.演練總結(jié)應(yīng)急演練結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)對(duì)演練情況進(jìn)行總結(jié)評(píng)估，分析演練中存在的問(wèn)題和不足之處，提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。根據(jù)演練總結(jié)，對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行修訂和完善，使其更加符合實(shí)際情況和應(yīng)急工作需要。（三）應(yīng)急處置流程1.事件報(bào)告當(dāng)發(fā)生突發(fā)事件時(shí)，檔案工作人員應(yīng)立即向檔案保管部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并按照應(yīng)急預(yù)案的要求采取初步的應(yīng)急措施，如保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)、搶救檔案等。檔案保管部門負(fù)責(zé)人接到報(bào)告后，應(yīng)迅速向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案。2.應(yīng)急處置應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)應(yīng)迅速組織人員開(kāi)展應(yīng)急處置工作，按照應(yīng)急預(yù)案的規(guī)定采取相應(yīng)的處置措施。如火災(zāi)發(fā)生時(shí)，應(yīng)立即組織人員疏散，使用消防設(shè)備進(jìn)行滅火；水災(zāi)發(fā)生時(shí)，應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)移檔案