PAGE學(xué)校照片檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校照片檔案的科學(xué)管理，有效地保護(hù)和利用照片檔案，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供真實(shí)、可靠的歷史憑證，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門在教學(xué)、科研、管理、校園文化建設(shè)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的照片檔案。（三）管理職責(zé)1.學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)照片檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和驗(yàn)收歸檔。2.各部門負(fù)責(zé)本部門照片檔案的收集、整理、初步篩選，并及時(shí)移交學(xué)校檔案管理部門。3.學(xué)校專（兼）職檔案管理人員負(fù)責(zé)照片檔案的具體整理、編目、存儲、保管和提供利用等工作。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校照片檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)性原則：照片應(yīng)真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)的內(nèi)容、過程和結(jié)果，不得進(jìn)行任何形式的偽造、篡改。3.完整性原則：照片檔案應(yīng)包括照片、底片（數(shù)碼照片的原始數(shù)據(jù)）及文字說明等相關(guān)材料，確保檔案信息的全面性。4.時(shí)效性原則：及時(shí)收集、整理照片檔案，保證檔案信息的時(shí)效性，以便更好地為學(xué)校工作服務(wù)。二、照片檔案的收集（一）收集范圍1.學(xué)校重大活動(dòng)照片：如開學(xué)典禮、畢業(yè)典禮、校慶活動(dòng)、學(xué)術(shù)研討會(huì)、運(yùn)動(dòng)會(huì)、文藝演出等。2.教學(xué)活動(dòng)照片：包括課堂教學(xué)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)、教學(xué)成果展示等。3.科研活動(dòng)照片：科研項(xiàng)目研究過程、科研成果鑒定、學(xué)術(shù)交流等。4.學(xué)校管理工作照片：行政管理、學(xué)生管理、后勤保障等方面的重要工作場景。5.校園文化建設(shè)照片：校園景觀、文化活動(dòng)、社團(tuán)活動(dòng)、師生風(fēng)采等。6.對外交流與合作照片：學(xué)校與國內(nèi)外其他院校、機(jī)構(gòu)的交流合作活動(dòng)。7.學(xué)校榮譽(yù)照片：獲得的各級各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等的照片。8.其他具有保存價(jià)值的照片：如學(xué)校歷史變遷、校園建設(shè)、突發(fā)事件等相關(guān)照片。（二）收集要求1.照片應(yīng)主題明確，圖像清晰，色彩真實(shí)，能夠準(zhǔn)確反映所攝內(nèi)容。2.照片應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等簡要信息。數(shù)碼照片應(yīng)保留原始拍攝數(shù)據(jù)，不得進(jìn)行后期過度處理。3.對于重要活動(dòng)或事件，應(yīng)拍攝多角度、多場景的照片，以全面記錄活動(dòng)過程。4.照片的載體應(yīng)符合耐久性要求，優(yōu)先選用數(shù)碼存儲方式，同時(shí)備份底片或打印照片。（三）收集時(shí)間1.各部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的照片及相關(guān)說明材料移交學(xué)校檔案管理部門。2.對于具有連續(xù)性或階段性的活動(dòng)，應(yīng)定期收集照片，確保檔案的完整性。（四）收集方式1.各部門指定專人負(fù)責(zé)照片的收集工作，在活動(dòng)過程中及時(shí)拍攝相關(guān)照片，并做好記錄。2.鼓勵(lì)師生員工積極提供具有保存價(jià)值的照片，可通過電子郵件、移動(dòng)存儲設(shè)備等方式提交給學(xué)校檔案管理部門或所在部門。3.學(xué)校檔案管理部門可根據(jù)工作需要，主動(dòng)收集重要活動(dòng)的照片，或與相關(guān)部門聯(lián)合開展照片收集工作。三、照片檔案的整理（一）分類1.按照照片的形成時(shí)間進(jìn)行分類，可分為年度照片檔案。2.根據(jù)照片的內(nèi)容和性質(zhì)，進(jìn)一步分為教學(xué)類、科研類、管理類、校園文化類、對外交流類、榮譽(yù)類等類別。3.對于重大活動(dòng)照片，可單獨(dú)設(shè)立專題進(jìn)行整理。（二）編號1.照片檔案應(yīng)進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用“年度類別序號”的格式，例如：2023教學(xué)001，表示2023年度教學(xué)類的第1張照片。2.數(shù)碼照片的編號應(yīng)與存儲文件名相對應(yīng)，便于查找和管理。（三）編目1.照片檔案應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，目錄內(nèi)容包括照片編號、題名、拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容摘要、底片號（數(shù)碼照片原始數(shù)據(jù)存儲位置）等。2.題名應(yīng)準(zhǔn)確概括照片的主要內(nèi)容，簡潔明了，能夠反映照片的主題。3.內(nèi)容摘要應(yīng)簡要描述照片所反映的事件、活動(dòng)或場景的主要情況。（四）裝訂與裝盒1.沖洗后的照片應(yīng)進(jìn)行整理和裝訂，可采用照片檔案專用相冊或檔案袋進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)注意照片的排列順序，確保整齊美觀。2.數(shù)碼照片應(yīng)存儲在專用的移動(dòng)存儲設(shè)備或服務(wù)器上，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行分類存儲。存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.裝訂好的照片或存儲有數(shù)碼照片的移動(dòng)存儲設(shè)備應(yīng)裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號等信息。四、照片檔案的存儲（一）存儲環(huán)境1.照片檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保照片檔案的安全保存。（二）存儲方式1.數(shù)碼照片應(yīng)采用多種存儲方式進(jìn)行備份，如硬盤、光盤、磁帶等，存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。2.底片應(yīng)存放在專門的底片袋或底片冊中，底片袋或底片冊應(yīng)具有防光、防潮、防蟲等功能。底片冊應(yīng)按照編號順序排列，便于查找和管理。3.照片檔案的存儲應(yīng)遵循便于保管和利用的原則，不同類別、年度的照片檔案應(yīng)分別存放，建立清晰的檔案存儲體系。五、照片檔案的保管（一）日常檢查1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期對照片檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、存儲環(huán)境、存儲設(shè)備等。2.檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如對褪色、損壞的照片進(jìn)行修復(fù)，對存儲設(shè)備進(jìn)行維護(hù)或更換等。（二）安全防護(hù)1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房。檔案管理人員應(yīng)熟悉檔案庫房的安全操作規(guī)程，確保檔案的安全。2.定期對檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。3.對重要的照片檔案應(yīng)采取加密存儲、異地備份等安全措施，防止檔案信息泄露或丟失。（三）借閱與歸還1.因工作需要借閱照片檔案的，應(yīng)填寫《照片檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還照片檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或延長借閱時(shí)間。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)對照片檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。3.借閱照片檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出學(xué)校或擅自復(fù)制。如需復(fù)制照片檔案，應(yīng)按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。六、照片檔案的利用（一）利用范圍1.為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供參考依據(jù)，如教學(xué)案例分析、科研成果展示、學(xué)校歷史研究等。2.用于學(xué)校宣傳工作，如制作學(xué)校宣傳展板、畫冊、網(wǎng)站等，展示學(xué)校的形象和成就。3.滿足師生員工及社會(huì)各界對學(xué)校檔案信息的查詢需求，提供檔案利用服務(wù)。（二）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)建立照片檔案利用登記制度，對照片檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人、利用目的、利用內(nèi)容等。2.根據(jù)利用需求，檔案管理人員可為利用人員提供照片檔案的查閱、復(fù)印、掃描等服務(wù)。查閱照片檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，復(fù)印、掃描的照片應(yīng)注明用途，并按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。3.對于重要的照片檔案利用需求，檔案管理部門可組織相關(guān)人員進(jìn)行專題研究和分析，提供針對性的檔案信息服務(wù)。七、照片檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.照片檔案的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃、檔案保管期限表以及照片檔案的實(shí)際情況進(jìn)行，綜合考慮照片檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。（二）鑒定組織1.學(xué)校成立照片檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家以及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對照片檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。2.鑒定小組應(yīng)制定明確的鑒定工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。（三）鑒定內(nèi)容1.照片檔案的內(nèi)容是否反映學(xué)校的重要活動(dòng)、歷史事件、教學(xué)科研成果等，是否具有重要的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。2.照片檔案的保存狀況，包括照片的清晰度、完整性、載體質(zhì)量等，是否能夠滿足長期保存和利用的要求。3.照片檔案的利用情況，是否經(jīng)常被查閱和利用，利用價(jià)值是否已經(jīng)降低。（四）鑒定結(jié)論1.鑒定小組根據(jù)鑒定內(nèi)容，對照片檔案進(jìn)行綜合評估，確定其保管期限，分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）三種。2.對于保管期限已滿且確無保存價(jià)值的照片檔案，鑒定小組應(yīng)提出銷毀意見，并填寫《照片檔案銷毀申請表》。（五）銷毀程序1.《照片檔案銷毀申請表》經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理