PAGE紅十字會(huì)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)紅十字會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，充分發(fā)揮檔案在紅十字會(huì)各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于紅十字會(huì)機(jī)關(guān)及所屬各級(jí)組織、機(jī)構(gòu)形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則紅十字會(huì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映紅十字會(huì)各項(xiàng)工作的歷史過程和實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則全面收集和整理紅十字會(huì)在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，為紅十字會(huì)的工作決策和業(yè)務(wù)開展提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)紅十字會(huì)檔案的集中統(tǒng)一管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善紅十字會(huì)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的實(shí)體安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和價(jià)值。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理的效率和水平。7.負(fù)責(zé)對(duì)所屬各級(jí)組織、機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各種文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，對(duì)本部門的文件材料進(jìn)行初步整理，分類存放，并定期向檔案管理部門移交。3.協(xié)助檔案管理部門做好本部門檔案的查閱、利用等工作，提供必要的信息和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍紅十字會(huì)檔案的收集范圍包括以下幾類：1.文書檔案上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與紅十字會(huì)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。紅十字會(huì)機(jī)關(guān)形成的各類文件，如黨組文件、行政文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。紅十字會(huì)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。紅十字會(huì)工作人員的任免、獎(jiǎng)懲、考核等人事文件。2.業(yè)務(wù)檔案救災(zāi)工作檔案，包括災(zāi)情報(bào)告、救災(zāi)物資采購(gòu)、發(fā)放、運(yùn)輸?shù)任募牧?。救助工作檔案，如貧困家庭救助、大病救助、兒童救助等項(xiàng)目的申請(qǐng)、審批、實(shí)施等文件。救護(hù)培訓(xùn)檔案，包括培訓(xùn)計(jì)劃、教材、學(xué)員名單、考核成績(jī)等。無(wú)償獻(xiàn)血和造血干細(xì)胞捐獻(xiàn)工作檔案，如獻(xiàn)血者信息、捐獻(xiàn)登記、宣傳活動(dòng)等文件。志愿服務(wù)工作檔案，包括志愿者招募、培訓(xùn)、活動(dòng)記錄、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等文件。3.財(cái)務(wù)檔案財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表及相關(guān)文件。會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。捐贈(zèng)款物的收支賬目、審計(jì)報(bào)告等。4.聲像檔案紅十字會(huì)組織的重要會(huì)議、活動(dòng)、培訓(xùn)等的照片、錄音、錄像資料。反映紅十字會(huì)工作成果、社會(huì)形象的照片、視頻等資料。5.實(shí)物檔案紅十字會(huì)獲得的各類獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書、錦旗等榮譽(yù)物品。具有紀(jì)念意義的實(shí)物，如領(lǐng)導(dǎo)題詞、捐贈(zèng)物品等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.對(duì)于重要文件、緊急文件和需長(zhǎng)期保存的文件，應(yīng)在形成后及時(shí)移交檔案管理部門。3.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀。4.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本或進(jìn)行備份，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫文件目錄卡片，注明文件的文號(hào)、標(biāo)題、日期、來源、保管期限等信息。將文件材料按照分類順序進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用左側(cè)裝訂方式，確保文件整齊、牢固。編制文書檔案案卷目錄，按照案卷順序號(hào)、題名、年度、保管期限、件數(shù)、頁(yè)數(shù)等項(xiàng)目進(jìn)行填寫，便于檔案的檢索和管理。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，分別制定分類方案。例如，救災(zāi)工作檔案可按照災(zāi)害類型、時(shí)間順序進(jìn)行分類；救助工作檔案可按照救助項(xiàng)目、受助對(duì)象進(jìn)行分類。對(duì)每份業(yè)務(wù)文件進(jìn)行編號(hào)、編目，建立業(yè)務(wù)檔案目錄。目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、題名、日期、來源、保管期限等信息。根據(jù)業(yè)務(wù)檔案的特點(diǎn)，可采用一事一卷或多事一卷的方式進(jìn)行裝訂。對(duì)于業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的圖表、數(shù)據(jù)等資料，應(yīng)與相關(guān)文件一同整理歸檔，確保業(yè)務(wù)檔案的完整性。3.財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)年度進(jìn)行分類，將會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等分別整理。會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，封面注明年度、月份、冊(cè)數(shù)、起訖日期、憑證張數(shù)等信息。賬簿應(yīng)按照總賬、明細(xì)賬、日記賬等分類整理，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。財(cái)務(wù)報(bào)表應(yīng)按照年度、季度、月度順序排列，注明報(bào)表名稱、日期、編制單位等信息。編制財(cái)務(wù)檔案目錄，包括檔案名稱、年度、保管期限、存放位置等內(nèi)容，便于查閱和管理。4.對(duì)象進(jìn)行分類，將照片、錄音、錄像資料分別整理。照片應(yīng)按照拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等進(jìn)行分類編號(hào)，注明照片的題名、拍攝日期、拍攝者等信息，并制作照片說明。錄音、錄像資料應(yīng)按照錄制時(shí)間、主題、內(nèi)容等進(jìn)行分類編號(hào)，注明錄制日期、錄制者、時(shí)長(zhǎng)等信息，并制作文字說明。聲像檔案應(yīng)建立目錄，包括檔案編號(hào)、題名（主題）、日期、來源、保管期限等內(nèi)容，同時(shí)將聲像資料存儲(chǔ)在磁性載體或光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并標(biāo)注相關(guān)信息。5.實(shí)物檔案對(duì)實(shí)物進(jìn)行分類登記，注明實(shí)物名稱、來源、日期、保管期限等信息。對(duì)于有紀(jì)念意義的實(shí)物，應(yīng)拍攝照片或錄制視頻，作為實(shí)物檔案的輔助資料。實(shí)物檔案應(yīng)存放在專門的陳列柜或庫(kù)房中，確保實(shí)物的安全和完整。四、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等功能，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠藥品等。3.庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架、柜，按照檔案的分類和編號(hào)順序進(jìn)行存放，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和管理。（二）檔案保管期限1.紅十字會(huì)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要包括：紅十字會(huì)章程、重要會(huì)議記錄、重大活動(dòng)文件、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、涉及國(guó)家機(jī)密和重要權(quán)益的文件等。長(zhǎng)期保管的檔案期限為16年至50年，主要包括：一般性會(huì)議文件、業(yè)務(wù)工作文件、重要人事任免文件等。短期保管的檔案期限為5年以下，主要包括：臨時(shí)性工作文件、一般性事務(wù)文件等。2.檔案保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和紅十字會(huì)工作的實(shí)際需要，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同確定。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、完好無(wú)損。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。3.按照檔案保管期限的要求，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。4.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放。備份介質(zhì)應(yīng)注明檔案名稱、備份日期、存儲(chǔ)介質(zhì)編號(hào)等信息，確保電子檔案的安全性和可恢復(fù)性。5.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)。溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和紅十字會(huì)檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)工作原則檔案利用應(yīng)緊密圍繞紅十字會(huì)的工作需要，為各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供有力支持，提高檔案的使用價(jià)值。3.安全保密原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.紅十字會(huì)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、有關(guān)部門因工作需要查閱與紅十字會(huì)相關(guān)的檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門因辦案需要查閱檔案。4.其他經(jīng)紅十字會(huì)批準(zhǔn)的單位或個(gè)人因特殊需要查閱檔案。（三）利用手續(xù)1.紅十字會(huì)內(nèi)部工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、有關(guān)部門查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)紅十字會(huì)辦公室負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理部門安排查閱。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書或工作證明，經(jīng)紅十字會(huì)辦公室負(fù)責(zé)人簽字同意后，按照規(guī)定程序查閱檔案。4.其他經(jīng)紅十字會(huì)批準(zhǔn)的單位或個(gè)人查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，并提交相關(guān)證明材料，經(jīng)紅十字會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。（四）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案查閱室，為利用者提供查閱檔案的場(chǎng)所。利用者應(yīng)在查閱室內(nèi)查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室。2.對(duì)于需要復(fù)印、摘抄的檔案，利用者應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。3.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍和利用方式，按照保密規(guī)定進(jìn)行處理，確保檔案信息的安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)紅十字會(huì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和紅十字會(huì)工作的實(shí)際需要，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷檔案的價(jià)值。3.對(duì)于反映紅十字會(huì)重要?dú)v史事件、重大決策、核心業(yè)務(wù)等具有重要保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以永久保存；對(duì)于一般性工作文件、臨時(shí)性事務(wù)文件等價(jià)值相對(duì)較低的檔案，可根據(jù)保管期限的規(guī)定進(jìn)行鑒定。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)檔案進(jìn)行鑒定后，提出檔案銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)紅十字會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案管理部門組織實(shí)施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行。銷毀時(shí)，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)填寫《檔案銷毀記錄》，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息?！稒n案銷毀記錄》應(yīng)與《檔案銷毀申請(qǐng)表》一同存檔，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的紅十字會(huì)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱和利用，為紅十字會(huì)的工作決策和業(yè)務(wù)開展提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息支持。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子圖像文件，并進(jìn)行圖像處理、存儲(chǔ)和管理。掃描分辨率應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容的清晰程度和利用要求確定，一般不低于200dpi。對(duì)電子文件進(jìn)行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案的準(zhǔn)確性和完整性。電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)包括檔案的基本信息、文件內(nèi)容、元數(shù)據(jù)等。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合紅十字會(huì)檔案管理的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。在信息管理系統(tǒng)中建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)等，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。利用信息管理系統(tǒng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。3.信息化安全保障建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事件的發(fā)生。采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等安全措施，保障檔案信息的傳輸和存儲(chǔ)安全。定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（三）信息化管