PAGE醫(yī)保局檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)保局檔案管理，提高檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化水平，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合醫(yī)保局工作實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)保局機(jī)關(guān)及所屬各單位在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)保局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)完整原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映醫(yī)保局各項(xiàng)工作的歷史過程和實(shí)際情況。3.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為醫(yī)保局各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。4.安全保密原則：建立健全檔案安全保密制度，采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)保局檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)和監(jiān)督醫(yī)保局機(jī)關(guān)及所屬各單位的檔案工作，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、考核和評(píng)價(jià)。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案管理臺(tái)賬。4.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護(hù)工作，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)。5.負(fù)責(zé)檔案的開發(fā)利用工作，編制檔案檢索工具，提供檔案查閱、借閱服務(wù)，為醫(yī)保局各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.負(fù)責(zé)檔案鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。8.負(fù)責(zé)組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高醫(yī)保局全體工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門（單位）職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門（單位）各類文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門（單位）形成的應(yīng)歸檔文件材料移交檔案管理部門集中管理。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、編目、鑒定、銷毀等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.負(fù)責(zé)本部門（單位）檔案的日常查閱、借閱登記和管理工作，嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，確保檔案的安全。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案信息化建設(shè)工作，及時(shí)提供本部門（單位）的電子文件和數(shù)據(jù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管、查閱、借閱登記等。3.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理技能，不斷提高檔案管理工作水平。4.積極參與檔案信息化建設(shè)工作，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題，確保檔案的安全和完整。6.協(xié)助檔案管理部門開展檔案鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序做好檔案銷毀記錄。7.完成檔案管理部門交辦的其他工作任務(wù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)保局機(jī)關(guān)及所屬各單位在履行職能活動(dòng)中形成的各類文件、資料、報(bào)表、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)研報(bào)告、合同協(xié)議、證書執(zhí)照、聲像資料等。2.醫(yī)保局在醫(yī)保政策制定、醫(yī)?；鸸芾怼⑨t(yī)保業(yè)務(wù)經(jīng)辦、醫(yī)保監(jiān)督檢查等工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。3.醫(yī)保局與上級(jí)主管部門、其他相關(guān)部門及單位之間往來的文件、函件、通知、批復(fù)等。4.醫(yī)保局組織開展的各類活動(dòng)、培訓(xùn)、會(huì)議等形成的文件材料和影像資料。5.醫(yī)保局工作人員在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，如工作業(yè)績記錄、培訓(xùn)證書、獲獎(jiǎng)材料等。（二）收集要求1.各部門（單位）應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)、背景信息等相關(guān)資料，確保電子文件的可讀性和完整性。4.各部門（單位）應(yīng)定期將收集的文件材料移交檔案管理部門，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照國家檔案局制定的《歸檔文件整理規(guī)則》，對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作。3.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。4.整理后的檔案應(yīng)符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求，便于檢索和利用。（四）分類方法1.年度分類法：將檔案按形成年度進(jìn)行分類，不同年度的檔案分別排列。2.機(jī)構(gòu)（問題）分類法：按照醫(yī)保局內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)職能，將檔案分為若干類別，如綜合管理類、醫(yī)保政策類、醫(yī)?；鸸芾眍悺?。3.保管期限分類法：根據(jù)檔案的保存價(jià)值，將檔案分為永久、定期（長期、短期）三種保管期限。（五）編號(hào)規(guī)則1.歸檔文件應(yīng)按照分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。2.歸檔章應(yīng)包含全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、機(jī)構(gòu)（問題）等項(xiàng)目。3.全宗號(hào)：由檔案管理部門統(tǒng)一編制，用于標(biāo)識(shí)醫(yī)保局檔案全宗。4.年度：填寫文件形成的年度，采用公元紀(jì)年，如“20XX”。5.保管期限：填寫檔案的保管期限，如“永久”“長期”“短期”。6.件號(hào)：填寫文件的排列順序號(hào)，年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限相同的文件編一個(gè)流水號(hào)。7.機(jī)構(gòu)（問題）：填寫文件形成或承辦的部門（單位）或問題類別。（六）編目要求1.歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和編號(hào)順序編制歸檔文件目錄。2.歸檔文件目錄應(yīng)包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。3.件號(hào)：填寫歸檔文件的排列順序號(hào)。4.責(zé)任者：填寫制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。5.文號(hào)：填寫文件的發(fā)文字號(hào)。6.題名：填寫文件的標(biāo)題，應(yīng)照實(shí)抄錄，原文沒有標(biāo)題的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容擬寫標(biāo)題。7.日期：填寫文件的形成日期，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如“20XX0X0X”。8.頁數(shù)：填寫每一份歸檔文件的頁數(shù)。9.備注：填寫歸檔文件需要說明的情況，如文件缺損、修改、補(bǔ)充等。（七）裝訂方法1.歸檔文件應(yīng)采用線裝方式進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。2.裝訂時(shí)應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定順序?qū)R，采用三孔一線的方法在左側(cè)裝訂。3.對(duì)于紙張規(guī)格不一致、頁面過大或過小的文件，應(yīng)先進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一，便于裝訂。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具進(jìn)行存放，裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，符合檔案保管要求。2.檔案柜、檔案架應(yīng)排列整齊，編號(hào)清晰，便于查找和管理。3.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序依次上架存放，不同保管期限、不同類別、不同年度的檔案應(yīng)分開存放。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映醫(yī)保局主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)醫(yī)保事業(yè)發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映醫(yī)保局一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)醫(yī)保工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)醫(yī)保工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為l5年以下。（四）檔案定期鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要調(diào)整或銷毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)成立由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)部門人員組成的鑒定小組，按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行鑒定。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行全面評(píng)估，提出鑒定意見。4.對(duì)經(jīng)過鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，報(bào)醫(yī)保局領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。（五）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房、檔案裝具、檔案設(shè)備等的安全管理，確保檔案實(shí)體安全。2.加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取加密存儲(chǔ)、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，防止檔案信息泄露、篡改、丟失等情況發(fā)生。3.嚴(yán)格檔案查閱、借閱登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱人員進(jìn)行身份驗(yàn)證和登記，確保檔案的使用安全。4.定期開展檔案安全檢查和隱患排查工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，確保檔案安全管理工作落到實(shí)處。5.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，明確檔案安全事故的應(yīng)急處置措施，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，確保在緊急情況下能夠迅速、有效地保護(hù)檔案安全。五、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和醫(yī)保局檔案管理制度，確保檔案利用工作合法、合規(guī)。2.服務(wù)大局原則：檔案利用工作應(yīng)圍繞醫(yī)保局中心工作，為醫(yī)保政策制定、醫(yī)保業(yè)務(wù)經(jīng)辦、醫(yī)保監(jiān)督檢查等提供有力的檔案信息支持。3.方便快捷原則：優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案檢索效率，為利用者提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。4.安全保密原則：在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，確保檔案信息不泄露。（二）利用方式1.查閱：醫(yī)保局工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門（單位）負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱：醫(yī)保局以外單位或個(gè)人因特殊需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)醫(yī)保局分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守借閱期限和歸還制度，按時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，按照規(guī)定程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.檔案利用登記應(yīng)包括利用日期、利用者姓名、所在部門（單位）、利用目的、檔案名稱、檔案編號(hào)、查閱頁數(shù)、借閱期限、歸還日期等內(nèi)容。3.檔案利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。（四）利用反饋1.檔案管理部門應(yīng)定期收集利用者對(duì)檔案利用工作的意見和建議，及時(shí)改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作。2.對(duì)檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如檔案內(nèi)容不完整、字跡模糊、檢索工具不完善等，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理和改進(jìn)。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求和趨勢，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。六、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的醫(yī)保局檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享利用，為醫(yī)保局各項(xiàng)工作提供便捷、高效的檔案信息支持。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息在傳輸、存儲(chǔ)、利用過程中的安全保密。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對(duì)醫(yī)保局現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括檔案掃描、圖像處理文件掛接、目錄錄入等工作，建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合醫(yī)保局檔案管理工作的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。3.檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)：建立醫(yī)保局檔案信息資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息在醫(yī)保局內(nèi)部各部門（單位）之間的共享利用，同時(shí)為上級(jí)主管部門、其他相關(guān)部門及單位提供檔案信息查詢服務(wù)。4.檔案信息安全保障體系建設(shè)：建立健全檔案信息安全保障體系，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)、身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)備份等安全措施，確保檔案信息安全。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案信息化管理系統(tǒng)的要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地將檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，并進(jìn)行數(shù)據(jù)審核和校對(duì)，確保數(shù)據(jù)的質(zhì)量。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，包括檔案信息的修改、補(bǔ)充、刪除等操作，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案情況一致。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的日常管理和維護(hù)，定期檢查系統(tǒng)運(yùn)行情況，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和問題，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。（四）信息安全管理1.建立檔案信息安全管理制度，明確檔案信息安全管理責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案信息安全工作的監(jiān)督和檢查。2.采取技術(shù)手段加強(qiáng)檔案信息安全防護(hù)，如防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)、身