PAGE教育局檔案制度建設(shè)一、總則（一）目的為加強(qiáng)教育局檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在教育工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于教育局機(jī)關(guān)各科室、直屬單位以及下屬各級(jí)各類學(xué)校的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：教育局設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映教育工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.完整性原則：全面收集、整理和保存與教育工作相關(guān)的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行保密管理。5.服務(wù)性原則：充分開發(fā)利用檔案資源，為教育決策、教學(xué)研究、教育管理等工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員（一）檔案管理機(jī)構(gòu)教育局設(shè)立檔案管理室，作為全局檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)全局的檔案管理工作。檔案管理室應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和檔案保管設(shè)施，確保檔案管理工作的正常開展。（二）檔案管理人員1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉教育工作業(yè)務(wù)，經(jīng)過(guò)檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，取得相應(yīng)的資格證書。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.檔案管理人員應(yīng)定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)教育主管部門下發(fā)的各類文件、通知、指示、法規(guī)、規(guī)章等。2.教育局機(jī)關(guān)各科室形成的文件、材料、報(bào)表、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)等。3.直屬單位和下屬學(xué)校上報(bào)的各類文件、材料、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、教學(xué)成果、科研項(xiàng)目等。4.教育工作中形成的重要會(huì)議材料、調(diào)研報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、典型案例等。5.涉及教育改革與發(fā)展的規(guī)劃、方案、政策措施等。6.各類教育活動(dòng)的文件、材料、照片、錄像等。7.教職工的人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、考核檔案等。8.學(xué)生的學(xué)籍檔案、成績(jī)檔案、獎(jiǎng)懲檔案等。9.其他與教育工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件、材料、實(shí)物等。（二）收集要求1.各科室、直屬單位和學(xué)校應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集齊全。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，并按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保存。（三）整理方法1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作。2.檔案分類應(yīng)遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性、實(shí)用性原則，一般可分為黨群工作類、行政管理類、教育業(yè)務(wù)類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、學(xué)生管理類等類別。3.檔案編號(hào)應(yīng)按照分類方案進(jìn)行，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。4.檔案編目應(yīng)包括案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范。5.檔案裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行上架排列，存放有序，并建立檔案存放索引，便于查找。2.對(duì)重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.做好檔案的防潮、防蟲、防火、防盜等工作，確保檔案的安全。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，保證檔案的完整性。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。五、檔案的利用與開發(fā)（一）利用范圍1.為教育決策提供參考依據(jù)。2.為教學(xué)研究、教育管理等工作提供資料支持。3.為社會(huì)各界了解教育工作情況提供服務(wù)。4.為教職工和學(xué)生提供個(gè)人檔案查詢服務(wù)。（二）利用方式1.檔案查閱：因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室查閱。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.檔案借閱：因特殊原因需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理室負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。3.檔案出具證明：因工作需要出具檔案證明的，應(yīng)填寫《檔案證明申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理室核實(shí)檔案內(nèi)容后出具證明。證明應(yīng)加蓋檔案管理室印章，并注明用途和有效期。（三）開發(fā)利用1.檔案管理室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行分析研究，結(jié)合教育工作實(shí)際，編寫檔案參考資料、專題匯編等，為教育工作提供參考。2.利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)化查詢，提高檔案利用效率。3.積極開展檔案編研工作，深入挖掘檔案資源，開發(fā)具有教育價(jià)值和歷史意義的檔案產(chǎn)品，如教育史志、校史、人物傳記等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合教育工作實(shí)際，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.檔案管理室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，確定檔案的保管期限。保管期限一般分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）和短期（[X]年）三種。2.對(duì)保管期限已滿的檔案，鑒定工作小組應(yīng)進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的價(jià)值和利用情況，提出存毀意見(jiàn)。3.對(duì)涉及重要?dú)v史事件、重大教育決策、關(guān)鍵人物等具有重要保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限或列為永久保存。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案鑒定工作小組組長(zhǎng)簽字同意后，報(bào)教育局分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息徹底銷毀。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀時(shí)間、銷毀方式等內(nèi)容?！稒n案銷毀清冊(cè)》應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理室，一份報(bào)上級(jí)檔案管理部門備案。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化查詢和自動(dòng)化管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為教育工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合教育局檔案管理工作的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和傳輸，方便各科室、直屬單位和學(xué)校查閱和利用檔案。（三）安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止信息泄露、篡改和丟失。2.對(duì)檔案信息系統(tǒng)的操作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和操作技能，確保系統(tǒng)的安全運(yùn)行。3.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.教育局定期對(duì)各科室、直屬單位和學(xué)校的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理情況、檔案保管保護(hù)情況、檔案利用開發(fā)情況等。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，將檔案