PAGE死亡證明檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織死亡證明檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)涉及死亡證明檔案管理的所有部門和人員。（三）定義1.死亡證明檔案：指公司/組織在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，與死亡證明相關(guān)的各類文件、資料、記錄等。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價(jià)值的死亡證明相關(guān)材料按照規(guī)定的程序和要求整理后移交檔案管理部門保存。3.查閱：因工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)后從檔案管理部門獲取死亡證明檔案資料進(jìn)行查看的行為。4.借閱：因工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)后從檔案管理部門借出死亡證明檔案資料使用，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還的行為。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的死亡證明檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映與死亡證明相關(guān)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，建立合理的檔案利用機(jī)制，方便公司/組織內(nèi)部人員查閱和使用檔案。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)死亡證明檔案的日常管理工作。（二）部門職責(zé)1.制定和完善制度：負(fù)責(zé)制定和修訂死亡證明檔案管理制度，確保制度符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)接收各部門移交的死亡證明檔案，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、編目、裝訂等工作。3.檔案保管：提供安全、適宜的檔案保管環(huán)境，確保檔案的實(shí)體安全，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)。4.檔案利用服務(wù)：負(fù)責(zé)辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)，為利用者提供必要的檔案信息服務(wù)，協(xié)助解決利用過程中出現(xiàn)的問題。5.檔案統(tǒng)計(jì)與分析：對死亡證明檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，定期分析檔案管理工作的狀況，為決策提供依據(jù)。6.檔案鑒定與銷毀：按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，對已到保管期限或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施銷毀工作。7.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)死亡證明檔案的信息化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。8.培訓(xùn)與指導(dǎo)：對公司/組織內(nèi)涉及死亡證明檔案管理的人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各類死亡證明原件，包括醫(yī)療機(jī)構(gòu)出具的《居民死亡醫(yī)學(xué)證明（推斷）書》、公安部門出具的《居民死亡殯葬證》等。2.與死亡證明相關(guān)的調(diào)查材料、審批文件、家屬提供的相關(guān)證明等。3.涉及死亡事件的其他有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門在辦理與死亡證明相關(guān)的業(yè)務(wù)過程中，應(yīng)及時(shí)將形成的檔案材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、清晰，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文件形式的檔案材料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和信息檢索。（四）整理方法1.分類：按照死亡證明的類別、年份、保管期限等進(jìn)行分類。例如，可以分為正常死亡證明檔案、非正常死亡證明檔案等大類，再在大類下按照年份細(xì)分。2.編號(hào)：為每一份死亡證明檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、來源等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。4.裝訂：對紙張較多的檔案材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序。2.檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于搬運(yùn)和使用，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。(三)檔案存放1.按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案存放在相應(yīng)的檔案裝具中，不同類別、保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.對于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（四）檔案保管期限1.死亡證明檔案保管期限分為永久保存和定期保存。2.永久保存的檔案包括涉及重大事件、重要人物的死亡證明檔案，以及具有歷史價(jià)值和法律意義的檔案等。3.定期保存的檔案期限一般為[X]年，具體期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。（五）檔案檢查與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的實(shí)體狀況、保管環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.每年應(yīng)對檔案進(jìn)行全面清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。五、檔案的利用（一）查閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱死亡證明檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在指定的查閱場所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完好無損。（二）借閱1.因特殊工作需要借閱死亡證明檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，向借閱人員提供檔案，并辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大利用范圍，不得在檔案上進(jìn)行任何形式的更改。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，追究借閱人員的責(zé)任。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案查閱、借閱等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用者姓名、部門、利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息。2.利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)分析檔案利用情況。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及專業(yè)檔案人員組成，負(fù)責(zé)對死亡證明檔案進(jìn)行鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織的實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確檔案的保管期限、價(jià)值認(rèn)定等內(nèi)容，確保鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀。3.對經(jīng)過鑒定確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。4.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定小組組長審核簽字后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀實(shí)施1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。2.檔案銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，嚴(yán)禁將檔案作為廢品出售或隨意丟棄。3.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告檔案管理部門負(fù)責(zé)人。（五）銷毀記錄檔案管理部門應(yīng)對檔案銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷人員等信息，記錄應(yīng)長期保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的死亡證明檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、快速檢索、共享利用和安全管理。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的要求，將死亡證明檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。2.定期對檔案信息進(jìn)行更新和維護(hù)，及時(shí)錄入新產(chǎn)生的檔案信息，刪除已銷毀或不再具有保存價(jià)值的檔案信息。（三）系統(tǒng)功能1.檔案檢索功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、利用者等進(jìn)行檢索，方便快速查找所需檔案信息。2.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相關(guān)檔案信息，保障檔案信息的安全。3.統(tǒng)計(jì)分析功能：對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。4.備份與恢復(fù)功能：定期對檔案信息進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性，在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。（四）信息安全1.采取必要的安全防護(hù)措施，如防火墻、加密技術(shù)等，防止檔案信息系統(tǒng)受到網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對檔案信息系統(tǒng)的用戶