PAGE辦公室檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織辦公室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門在辦公活動(dòng)中形成的各類檔案的歸檔管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是指公司/組織在各項(xiàng)工作中直接形成的、具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、信函、會(huì)議記錄、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織的檔案由辦公室集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則歸檔的檔案必須是真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作實(shí)際情況的原始材料。3.完整性原則應(yīng)保證歸檔檔案的齊全完整，涵蓋公司/組織工作的各個(gè)方面和環(huán)節(jié)。4.準(zhǔn)確性原則檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，分類編號(hào)科學(xué)合理。5.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案歸檔范圍與分類（一）歸檔范圍1.行政管理類公司/組織的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件。會(huì)議文件、會(huì)議記錄、紀(jì)要等。人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動(dòng)等相關(guān)材料。行政事務(wù)文件，如辦公用品采購(gòu)、車輛管理、辦公設(shè)備維護(hù)等文件。2.業(yè)務(wù)管理類各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議，包括采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同等。業(yè)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、分析報(bào)告等。項(xiàng)目文檔，如項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)度記錄、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.財(cái)務(wù)管理類財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告。會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)資料。審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等。4.客戶關(guān)系管理類客戶信息檔案，包括客戶基本資料、聯(lián)系方式、交易記錄等。客戶投訴處理記錄、客戶滿意度調(diào)查資料等。5.其他類重要活動(dòng)、事件的照片、音像資料。公司/組織獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌等。其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）檔案分類1.按年度分類將檔案按形成年度進(jìn)行劃分，便于按年度順序進(jìn)行排列和檢索。2.按機(jī)構(gòu)分類根據(jù)公司/組織內(nèi)部的部門設(shè)置，將檔案分為不同的機(jī)構(gòu)類別，如行政部檔案、業(yè)務(wù)一部檔案、財(cái)務(wù)部檔案等。3.按問(wèn)題分類按照檔案所反映的問(wèn)題或事項(xiàng)進(jìn)行分類，如合同管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類等。4.按保管期限分類根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，將檔案分為永久保管、定期保管（如30年、10年等）。三、檔案歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)包括原件、正本、定稿及重要文件的歷次修改稿等。3.對(duì)于外來(lái)文件，如上級(jí)機(jī)關(guān)文件、平行單位函件等，應(yīng)及時(shí)登記并送交辦公室歸檔。（二）文件材料的整理1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類、編號(hào)，編制文件目錄。3.去除文件上的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等，對(duì)破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)。4.對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或裱糊，使其規(guī)格統(tǒng)一。（三）檔案的裝訂1.歸檔文件應(yīng)按順序排列，采用左側(cè)裝訂的方式，確保整齊牢固。2.裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行裁剪或損壞。（四）檔案的編目1.編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。2.檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)保存，便于查閱。（五）檔案的裝盒1.將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息。2.檔案盒應(yīng)排列整齊，存放在檔案架上。四、檔案歸檔流程（一）部門整理1.各部門在每年[具體時(shí)間]前，對(duì)本部門上一年度形成的文件材料進(jìn)行整理，按照檔案歸檔要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作。2.整理完成后，填寫《檔案移交清單》，一式兩份，一份留存本部門，一份交辦公室。（二）辦公室審核接收1.辦公室收到各部門移交的檔案后，對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性進(jìn)行審核。2.審核合格的檔案，辦公室予以接收，并在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)。3.審核不合格的檔案，辦公室退回原部門，要求其補(bǔ)充或更正后重新移交。（三）檔案上架存儲(chǔ)1.辦公室將接收的檔案按照分類編號(hào)順序上架存儲(chǔ)，確保檔案存放有序，便于查找。2.建立檔案存儲(chǔ)位置索引，記錄檔案在檔案架上的具體存放位置，方便快速定位檔案。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到辦公室查閱。2.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱人需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)公司/組織辦公室負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱登記1.辦公室設(shè)立《檔案查閱登記簿》，對(duì)查閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容、用途等進(jìn)行詳細(xì)登記。2.查閱人查閱檔案時(shí)，應(yīng)在辦公室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出辦公室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)辦公室同意，并在《檔案查閱登記簿》上注明。（三）檔案利用1.檔案利用應(yīng)遵循保密原則，不得擅自擴(kuò)大利用范圍，不得泄露檔案內(nèi)容。2.因工作需要對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制的，應(yīng)經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由辦公室指定專人負(fù)責(zé)復(fù)制，并在復(fù)制件上加蓋“復(fù)制件”印章。3.檔案原件一般不得外借，確因工作需要外借的，應(yīng)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理外借手續(xù)，限期歸還。六、檔案保管與保護(hù)（一）保管環(huán)境1.辦公室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，確保檔案庫(kù)房安全、整潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、防盜門、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥、鼠夾等。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、股東會(huì)議記錄、董事會(huì)決議、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)決算報(bào)告等。3.定期保管的檔案期限分為30年、10年等，具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值確定。（三）檔案清點(diǎn)與檢查1.辦公室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，每年至少進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。2.檢查檔案的保管狀況，如是否有破損、霉變、蟲(chóng)蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)超過(guò)保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。（四）檔案銷毀1.成立檔案鑒定小組，由辦公室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行鑒定。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審核，確定是否需要銷毀。3.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀清單》，一式兩份，一份留存辦公室，一份交公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）檔案數(shù)字化1.對(duì)具有保存價(jià)值的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。2.檔案數(shù)字化應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。（二）電子檔案管理1.建立電子檔案管理制度，對(duì)電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用、備份等進(jìn)行規(guī)范管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，設(shè)置合理的文件夾結(jié)構(gòu)和文件名，便于查找和管理。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)1.開(kāi)發(fā)或